Должностные инструкции являются правовой основой для определения должностных обязанностей служащих и соответствия работника занимаемой должности при приеме на работу, аттестации, увольнении ввиду несоответствия занимаемой должности, а также для привлечения к ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей. Если этот документ будет правильно составлен, шансы на то, что сотрудник оспорит решение нанимателя, основанное на должностной инструкции, в суде, практически равны нулю.
Должностная инструкция – локальный нормативный правовой акт, регламентирующий правовое положение работника на предприятии, определяющий его функции, обязанности, права и ответственность согласно занимаемой должности.
Должностную инструкцию разрабатывают на каждую должность согласно штатному расписанию, кроме:
– генерального директора;
– руководителей структурных подразделений, таких как начальник управления, начальник отдела, начальник цеха и т.д.
Для руководителей структурных подразделений их должностные обязанности, права и ответственность, квалификационные требования к занимаемой должности определены в положениях о подразделениях, руководителями которых они являются.
В случае, когда высший руководитель либо служащий имеют двойное наименование должности, но при этом не являются руководителями какого-либо подразделения, на них разрабатывают должностную инструкцию с содержанием всех разделов, в которых излагают всю необходимую информацию как по первому, так и по второму наименованию должности.
Справочно: высшие руководители – это группа должностных лиц, осуществляющих управление предприятием на высшем уровне (генеральный директор, его заместители, помощники, главный бухгалтер и другие руководители).
Когда должность согласно штатному расписанию подлежит совмещению, на нее разрабатывают отдельную должностную инструкцию.
Если несколько служащих внутри подразделения (бюро, участка, службы и т.п.), имеющие одинаковые должности, выполняют идентичную работу и на них возложены одинаковые функции, должностные обязанности, права и ответственность, то на всю группу таких служащих разрабатывают одну должностную инструкцию.
Алгоритм разработки должностных инструкций
Процесс разработки должностной инструкции в организации можно представить в виде алгоритма, состоящего из 5 шагов.
Рассмотрим данный алгоритм более подробно.
Шаг 1. Сбор данных, необходимых для разработки должностной инструкции.
Сбор данных, необходимых для разработки должностной инструкции, осуществляет подразделение-разработчик, но, как часто бывает, занимается этим специалист по кадрам.
Должностные инструкции разрабатывают на основании:
– схем организационных структур управления;
– утвержденного штатного расписания руководителей, специалистов и других служащих организации;
– устава организации;
– Общегосударственного классификатора РБ ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД);
– Единого квалификационного справочника должностей служащих;
– квалификационных требований к должностям служащих;
– типовых должностных инструкций;
– иных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.
Шаг 2. Разработка проекта должностной инструкции.
Проекты должностных инструкций высших руководителей в крупных организациях разрабатывает отдел оплаты труда и заработной платы (экономист по труду), если такого структурного подразделения (специалиста) в организации нет, то данными вопросами занимается отдел кадров.
Проект должностной инструкции служащего в структурном подразделении разрабатывает его непосредственный руководитель либо специалист по кадрам, руководствуясь методическими указаниями и требованиями локальных нормативных правовых актов.
Непосредственный руководитель – руководитель, которому непосредственно подчинен работник.
Допускается в случае непосредственной подчиненности служащего руководителю структурного подразделения по указанию руководителя структурного подразделения возложить разработку должностной инструкции на другое должностное лицо, и, как показывает практика, им часто становится специалист по кадрам.
Должностная инструкция содержит следующие структурные элементы:
– титульный лист либо гриф утверждения и заголовок к тексту;
– раздел «Общие положения»;
– раздел «Функции»;
– раздел «Должностные обязанности»;
– раздел «Права»;
– раздел «Ответственность»;
– реквизит «Подпись»;
– реквизит «Визы»;
– реквизит «Ознакомления».
В разделе «Общие положения» излагают такие сведения, как:
1) категория должности;
2) квалификационные требования к должности служащего;
3) порядок назначения и освобождения от должности;
4) документы, которыми должен руководствоваться служащий в своей деятельности;
5) что должен знать служащий;
6) подчиненность:
– для руководителя – кому он непосредственно подчиняется и кто подчиняется ему (допускается ограничиться ссылкой на схему организационной структуры управления);
– для специалиста или технического исполнителя – кому он непосредственно подчиняется;
7) кто исполняет обязанности служащего в случае его временного отсутствия.
Категория должности определяется в соответствии с ОКПД – руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
Квалификационные требования, предъявляемые к служащим в соответствии с занимаемой ими должностью, определяют, руководствуясь локальными нормативными правовыми актами организации.
Порядок назначения и освобождения от должности излагают с соответствии с приказом по предприятию о разграничении компетенции должностных лиц, наделенных правом приема, перевода, наложения дисцип-
линарных взысканий, поощрений и увольнения руководителей, специалистов, других служащих, рабочих.
В сведениях о том, чем должен руководствоваться служащий в работе, перечисляют основные нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы (допускается в обобщенном виде), знание которых необходимо служащему для осуществления своей служебной деятельности.
В сведениях о том, что должен знать служащий, излагают основные требования, предъявляемые к нему в отношении специальных знаний, а также знаний актов законодательства, положений, инструкций, технических нормативных правовых актов, руководящих и других документов, методов и средств, которые служащий должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.
В сведениях о том, кто исполняет обязанности служащего в случае его временного отсутствия, в должностной инструкции специалистов и других служащих, как правило, записывают, что его обязанности распределяются среди работников структурного подразделения.
В должностной инструкции руководителя указывают, что его обязанности в случае временного отсутствия исполняет должностное лицо, назначаемое приказом руководителя организации в установленном организацией порядке.
В разделе «Функции» формулируют основные направления деятельности служащего, занимающего данную должность.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемые служащим в соответствии с занимаемой должностью.
В разделе «Права» перечисляют полномочия, необходимые служащему для выполнения возложенных на него обязанностей, в т.ч. право выносить на рассмотрение непосредственному руководителю своего непосредственного руководителя вопросы, по которым имеются разногласия.
В разделе «Ответственность» регламентируют персональную ответственность служащего за несоблюдение своих должностных обязанностей, требований законодательства, нормативных правовых актов.
При разработке этого раздела допускается конкретизировать, в каких случаях служащий может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и иной ответственности в соответствии с законодательством, или ограничиться общими ссылками на законодательство.
Шаг 3. Согласование проекта должностной инструкции.
Проект должностной инструкции согласовывают:
– с непосредственным руководителем данного работника;
– начальником отдела оплаты труда и заработной платы (либо отдела кадров);
– председателем профсоюзного комитета организации;
– начальником юридического отдела.
Срок рассмотрения проекта должностной инструкции, при его согласовании, – не более 5 рабочих дней со дня получения проекта.
В процессе согласования могут возникнуть замечания, на основании которых производят доработку проектов должностной инструкции и повторное согласование.
В случае невозможности устранения разногласий между разработчиком и согласующим должностным лицом в процессе согласования должностной инструкции разработчик имеет право обратиться к генеральному директору для принятия решения по урегулированию возникших разногласий.
Шаг 4. Утверждение проекта должностной инструкции.
Все должностные инструкции утверждает руководитель организации либо иное уполномоченное лицо нанимателя. В качестве уполномоченных лиц могут выступать заместитель генерального директора по кадрам, начальник отдела кадров, а на особо крупных предприятиях – руководители соответствующих структурных подразделений.
Должностные инструкции вводятся в действие с момента их утверждения, если иное не указано на титульном листе.
Утвержденный подлинник должностной инструкции служащего подразделения, а также копии должностной инструкции, если это установлено в организации, хранятся в отделе оплаты труда и заработной платы (или в отделе кадров – для небольших организаций) и у руководителя структурного подразделения.
Утвержденный подлинник должностной инструкции высшего руководителя хранится в отделе оплаты труда и заработной платы (или в отделе кадров – для небольших организаций).
Шаг 5. Ознакомление работников с должностной инструкцией.
Так как должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, необходимо ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления.
ЭТО ВАЖНО! Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом.
Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, то ознакомление с ней производится до подписания трудового договора, т.е. в порядке, предусмотренном для знакомства с локальными нормативными правовыми актами организации (п. 3 части первой ст. 54 Трудового кодекса РБ).
Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией могут быть разные.
Одним из вариантов может служить проставление работником на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции своей подписи. Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с должностной инструкцией.
