Что надо сделать кадровику в связи с завершением делопроизводственного года

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

О чем статья:

конец года – важный и ответственный период для работников кадровых служб, во время которого необходимо подготовиться к следующему делопроизводственному году, оформить и передать в архив документы, завершенные делопроизводством. В статье рассмотрим, какие делопроизводственные операции необходимо сделать в конце года.

Переформирование дел

Формирование дел для различных видов документов имеет свои особенности.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. При этом допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если, например, указанные документы связаны решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть вторая п. 170 Инструкции № 4).

При переформировании дел стоит обратить внимание на следующие особенности (пп. 170, 172 Инструкции № 4):

в дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;
приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При их значительном объеме приложения могут группироваться в отдельные дела;
приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения;
протоколы систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров;
дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.

Справочно:

документы в деле могут систематизироваться по различным принципам (вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному, нумерационному и др.) (п. 172 Инструкции № 4).

Оформление дел

Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками кадровой службы (п. 180 Инструкции № 4).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (пп. 181, 182 Инструкции № 4).

Полное оформление дела предусматривает (п. 183 Инструкции № 4):

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела (для отдельных видов дел);
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизацию документов дела.

При оформлении дел обратите внимание на следующие особенности:

Дела при полном оформлении подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (п. 184 Инструкции № 4).
Листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (часть первая п. 185 Инструкции № 4).
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов (часть седьмая п. 185 Инструкции № 4). Например: 33а, 33б.
К делам, учет которых вызывается спецификой документации (личные дела, дела с приказами по личному составу), составляется внутренняя опись документов. В ней указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ (п. 186 Инструкции № 4). Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка документа указывается предписываемое действие (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) конкретного работника. Если в одном распорядительном документе по личному составу одержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи допускается не указывать (подп. 79.3 п. 79 Правил работы архивов). Образец внутренней описи приведен в приложении 1 к данной статье.
Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части) (п. 187 Инструкции № 4). Образец заверительной надписи приведен в приложении 2 к данной статье.
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются (наименование вышестоящей организации, организации или структурного подразделения; заголовки дел; дата дела (крайние даты документов, включенных в дело); из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле (п. 188 Инструкции № 4).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции № 4).