Работа специалиста по кадрам на 95 % связана с оформлением документов. Чтобы сократить время на составление кадровой документации, специалисты прибегают к уже готовым образцам, так называемым шаблонным документам. При этом не всегда эти шаблоны разрабатывает сама организация. Как правило, они заимствованы из баз, Интернета или у знакомых кадровиков. Законодательство не запрещает подобный обмен. Однако надо иметь в виду, что использовать такие образцы в работе нужно крайне осмотрительно.
Унифицированные формы документов можно корректировать
При подготовке какого-либо кадрового документа в первую очередь необходимо руководствоваться:
– Государственным стандартом РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
– Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Кроме того, единые требования к составлению и оформлению приказов, издаваемых в организации, закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
При оформлении распорядительных документов по личному составу наряду с вышеназванными документами используют Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД). УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее – организации).
Унифицированные формы разработаны для всех и потому не могут учитывать потребности конкретной организации (нанимателя). Кроме того, УСОРД – это методический документ, а значит, содержание (текст) унифицированной формы можно изменять и адаптировать по мере необходимости. Однако рамки изменений документа все же есть. Чтобы документ имел юридическую силу, при его подготовке нужно соблюдать действующие нормы законодательства.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
– дата;
– регистрационный индекс;
– подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции).
Почему шаблоны не всегда готовы к использованию?
У шаблонов кадровых документов есть один общий недостаток: они не отражают специфику хозяйственной деятельности организации и не учитывают возможностей организации по применению кадровой документации.
Одним из самых популярных и наиболее часто используемых является шаблон трудового договора (контракта). При этом мало кто из нанимателей обращает внимание на содержание такой формы контракта. Более того, в данном случае не смущает и само слово «примерная». Наниматели руководствуются принципом, что, если форма утверждена Правительством, значит, пригодна к использованию. В итоге трудовые договоры (контракты) работников, с которыми заключены такие «примерные» контракты, содержат информацию, никак не относящуюся к их трудовой функции: например, требования о досрочном расторжении контракта по инициативе нанимателя за нарушение без уважительных причин порядка и сроков выплаты заработной платы, пенсий и (или) пособий, если такой контракт заключен с уборщицей.
Кроме того, как правило, в бланках трудовых договоров (контрактов) не указываются специфические, характерные для отдельных категорий работников условия труда.
Однако полностью игнорировать примерные формы контрактов и трудовых договоров нельзя. Дело в том, что такие формы содержат обязательные требования к содержанию и условиям трудового договора, предусмотренные законодательством о труде......
