Нередко случается, что работник не может явиться в день увольнения за своей трудовой книжкой. Какие действия наниматель должен предпринять, чтобы избежать ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, читайте в статье.
На практике нередко возникают ситуации, когда работник не может явиться в день увольнения за трудовой книжкой или просит нанимателя переслать ее по месту его жительства, в т.ч. и в другой населенный пункт.
Рассмотрим порядок действий нанимателя по выдаче трудовой книжки, когда работник отсутствует на работе в день увольнения. В данном случае он будет зависеть от ситуации, а их может быть несколько.
В то же время независимо от ситуации можно выделить этап действий, который будет неизменен в каждой ситуации, – это направление работнику заказного письма с уведомлением на необходимость получения трудовой книжки. Данным действием наниматель снимает с себя ответственность за задержку ее выдачи.
Алгоритм действий при направлении работнику заказного письма с уведомлением
Трудовую книжку выдают работнику в день увольнения.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивают средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки. Алгоритм действий при этом будет следующим.
Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.
Шаг 1. Подготовьте уведомление работнику с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
При отсутствии работника на работе в день увольнения независимо от причин (нахождение в трудовом отпуске, прогул и др.) нанимателю следует в этот же день направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, при этом сама трудовая книжка в этом случае работнику не пересылается.
Образец письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Образец текста письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки (вариант) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Шаг 2. Зарегистрируйте уведомление в журнале исходящей корреспонденции.
Факт отправки письма нужно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции (пп. 139, 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
Шаг 3. Оформите опись вложения в почтовое отправление.
Пересылка трудовой книжки почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи).
Однако почтовые отправления в виде заказного письма или письма с уведомлением дают возможность подтвердить только отправку самого письма определенному адресату. Содержимое почтового отправления подтвердить ничем не удастся. В этой ситуации нередко приходится слышать от адресата фразу, что в конверте почтового отправления ничего не было и был выслан пустой конверт. При этом он не отрицает сам факт получения почтового отправления.
Удостоверить содержимое почтового отправления можно, используя опись вложения в почтовое отправление по форме 107, найти которую можно также и на сайте РУП «Белпочта» (http://www.belpost.by/info/postage/obrazcy-blankov-vnutr/).
В описи следует указать документацию, которую вы отправляете (т.е. уведомление о необходимости получения трудовой книжки). В этом случае работник оператора почтовой связи проверяет вложение, удостоверяет опись вложения своей подписью и штемпелем почтового отделения с указанием даты. Теперь в ваших руках будет официальный документ, который может стать весомым аргументом в случае трудового спора.
Шаг 4. Отправьте работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки заказным письмом с уведомлением.
Отправлять уведомление о необходимости получения трудовой книжки следует заказным письмом с уведомлением о вручении по форме 119.
Алгоритм кадровых действий по выдаче работнику трудовой книжки, если работник явился за ней самостоятельно
Если работник явился на работу за трудовой книжкой, процедура выдачи ее будет обычной, только дата ее выдачи будет отличаться от даты увольнения.
Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.
Шаг 1. Подготовьте проект уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, передайте его на подпись руководителю и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
При увольнении работника трудовая книжка ему выдается в день увольнения (в последний день работы) (ст. 50 Трудового кодекса РБ).
Поскольку работник отсутствует на работе в день увольнения, наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки.
Шаг 2. Ознакомьте явившегося за трудовой книжкой работника с записью, внесенной в нее, в его личной карточке.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней), наниматель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке.
Шаг 3. Выдайте работнику его трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указав дату получения.
Алгоритм кадровых действий при высылке работнику трудовой книжки почтой
Если работник не явился за трудовой книжкой, но дал письменное согласие на ее пересылку почтой, процедура выдачи трудовой книжки будет следующая.
Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.
Шаг 1. Подготовьте проект уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, передайте его на подпись руководителю и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Данное действие обязательно для того, чтобы снять ответственность с нанимателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику.
Шаг 2. Получите письменное согласие работника на пересылку трудовой книжки почтой.
ЭТО ВАЖНО! Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
При отсутствии письменного согласия работника на пересылку трудовой книжки ее пересылка запрещена!
Образец оформления согласия бывшего работника на пересылку трудовой книжки почтой смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Шаг 3. Отправьте работнику трудовую книжку почтой.
Трудовую книжку рекомендуем высылать так же, как и уведомление о необходимости получения трудовой книжки, письмом с описью вложения.
Шаг 4. Оформите запись о высылке работнику трудовой книжки почтой в его личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно (т.е. без явки на работу в день увольнения). Ведь на некоторых документах, в т.ч. в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, личной карточке, он должен поставить свою подпись.
На практике обычно делают соответствующую пометку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о том, что трудовая книжка выслана почтой (с указанием даты и номера почтового отправления).
Алгоритм кадровых действий с трудовой книжкой, если работник за ней не явился и письменного согласия на ее пересылку почтой не дает либо дал, но почта не смогла вручить ее адресату
Проанализируем порядок действий специалиста по кадрам в ситуации, когда работник за трудовой книжкой не явился и письменного согласия на пересылку ее почтой не дает либо дал, но почта не смогла вручить ее адресату.
Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.
Шаг 1. Подготовьте проект уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, передайте его на подпись руководителю и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Отметим, что, когда работник отказывается сам получать трудовую книжку, несмотря на заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выражает желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Шаг 2. Храните трудовую книжку, не полученную работником, в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек работающих работников.
Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату хранится в почтовом отделении в течение месяца (п. 132 Правил оказания услуг почтовой связи). Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата. Такие нормы установлены в п. 133 Правил оказания услуг почтовой связи.
По истечении установленного срока хранения почтовые отправления, не полученные адресатом, возвращаются отправителю (п. 135 Правил оказания услуг почтовой связи).
Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица. При этом трудовые книжки (вкладыши, дубликаты), как документы строгой отчетности, должны находиться в специально оборудованном месте и отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих работников.
Шаг 3. По истечении 2-летнего срока передайте невостребованную трудовую книжку на хранение в архив организации, где она должна храниться в течение 50 лет.
По истечении 2-летнего срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет. Данный срок хранения предусмотрен п. 646 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.
Шаг 4. По истечении 50 лет уничтожьте невостребованную трудовую книжку в установленном порядке.
После истечения срока хранения трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке.
