Главное в статье:
- рассмотрены вопросы хранения характеристик на работников и сведений из единого государственного банка данных о правонарушениях (далее – сведения о правонарушениях), в т.ч. в случае, если гражданин в итоге не был принят на работу.
Установлены 2 случая, в которых при приеме на работу (назначении на руководящую должность) обязательно представление характеристики.
Первый случай связан с назначением лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности в организации государственной и частной форм собственности в течение 5 лет после такого увольнения. Такое назначение осуществляется при условии согласования этого назначения с председателем районного, городского (города областного подчинения) исполкома, главой администрации района г. Минска (города областного подчинения), на территории которого расположена данная организация либо ее соответствующее структурное подразделение.
Согласование осуществляется на основании мотивированного ходатайства организации и прилагаемых к нему характеристик с предыдущих мест работы за последние 5 лет (п. 9 Декрета № 5).
Во втором случае наниматели обязаны запрашивать характеристики при приеме на работу работника в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, а именно:
– характеристику с предыдущего места его работы;
– характеристику из государственной организации, являвшейся местом его работы в течение предшествующих 5 лет. В случае если таким местом работы являлись несколько государственных организаций, характеристика запрашивается по последнему из них.
Не стоит забывать, что наниматели в целом вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы (часть первая п. 11 Декрета № 5).
Справочно:
форма ходатайства установлена в приложении к Положению № 68.
Это важно! Характеристика выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса по форме, установленной постановлением № 585.
Хранение характеристик в организации
Полученные организацией характеристики включаются в личное дело работника (абз. 2 части первой п. 8 Инструкции № 2).
Характеристики на работников, личные дела которых не заведены, следует формировать в отдельное дело «Характеристики работников, на которых не заведены личные дела» со сроком хранения (п. 643 Перечня типовых документов):
– 15 лет ЭПК – в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;
– 15 лет – в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.
Справочно:
отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п. 10 примечания к Перечню типовых документов).
Если работник не был принят на работу, характеристика на него включается в дело «Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.)» со сроком хранения 1 год (п. 645 Перечня типовых документов).
Представление характеристик производится на основании соответствующего запроса (письма-запроса) от организации, на который должно последовать соответствующее письмо-ответ. Характеристика прилагается к данному ответному письму (о чем в нем оформляется соответствующая отметка о наличии приложения). Таким образом, на практике складывается ситуация, что вместе с характеристикой в дела включаются и письма о представлении (выдаче) характеристики.
Хранение в организации сведений о правонарушениях
Наниматели при приеме на работу работника в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, обязаны запрашивать наравне с характеристиками сведения о правонарушениях в отношении кандидатов на руководящие должности. Такие сведения представляются бесплатно (часть вторая п. 11 Декрета № 5).
Предоставление сведений о правонарушениях (за исключением обезличенных персональных данных) государственным органам и иным организациям осуществляется органами внутренних дел с согласия физических лиц (их законных представителей), в т.ч. индивидуальных предпринимателей, или юридических лиц, о которых запрашиваются сведения, кроме случаев, предусмотренных Законом № 94-З и иными законодательными актами (часть первая ст. 12 Закона № 94-З).
Согласие субъекта на обработку специальных персональных данных не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 8 Закона № 99-З). Таким образом, согласие на получение сведений о правонарушениях во исполнение нанимателем норм Декрета № 5 не требуется.
Справочно:
форма запроса о наличии сведений о правонарушениях в отношении проверяемого физического лица, в т.ч. индивидуального предпринимателя, установлена в приложении 19 к Положению № 909.
Сведения о правонарушениях представляются государственным органам и иным организациям на основании запроса (оформленного в письменной форме либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью) либо путем организации доступа, в т.ч. посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы, к единому государственному банку данных о правонарушениях, передачи совокупности сведений о правонарушениях (часть первая п. 122 Положения № 909).
Срок хранения конкретно для получаемых организацией сведений о правонарушениях в законодательстве не установлен. Включение их в состав личных дел также не предусмотрено.
В свою очередь, поскольку фактически они выступают в качестве документов, на основании которых принимается решение о принятии работника и издании соответствующего приказа о приеме на работу (который относится к приказам по личному составу), данные документы можно включить в состав дела «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)» со сроком хранения 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).
Подобный срок хранения для сведений о правонарушениях в организации видится достаточным, учитывая сроки хранения сведений о правонарушениях в едином государственном банке данных о правонарушениях (которые находятся в диапазоне от 3 до 100 лет):
– для сведений о преступлениях, предусмотренных частью первой ст. 9 Закона № 94-З, – 100 лет;
– для сведений об административных правонарушениях, предусмотренных частью второй ст. 9 Закона № 94-З:
3 года после даты окончания исполнения основного и дополнительного административных взысканий либо даты вступления в законную силу постановления о прекращении дела об административном правонарушении в случае освобождения лица, совершившего административное правонарушение, от административной ответственности с вынесением предупреждения;не свыше 10 лет после даты вступления в законную силу постановления о наложении административного взыскания, которое не исполнено (часть четвертая ст. 11 Закона № 94-З).
Если гражданин не был принят на работу, полученные сведения о правонарушениях целесообразно включить в дело «Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.)» со сроком хранения 1 год (п. 645 Перечня типовых документов).
Документы:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (Декрет № 5).
Положение о порядке согласования назначения лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.02.2015 № 68 (Положение № 68).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (постановление № 585).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).
Закон Республики Беларусь от 09.01.2006 № 94-З «О единой государственной системе регистрации и учета правонарушений» (Закон № 94-З).
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (Закон № 99-З).
Положение о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2006 № 909 (Положение № 909).
