Вы узнаете:
- правила заверения копий документов и оформления выписок.
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п. 64 Инструкции по делопроизводству).
В отличие от общих правил оформления на копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся. Проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Пример
Верно
Подпись О.П.Григорян
Копии каких документов можно заверять
Организация может заверять копии документов:
– созданных в самой организации;
– полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
– включаемых в состав личных дел;
– предусмотренных постановлением № 1256, иными актами законодательства.
Так, организации выдают копии (подп. 1.1–1.3 п. 1 постановления № 1256):
– исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;
– имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т.п.) обратившимся к ним гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (их представителям), необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов данных лиц;
– имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц.
Копии документов выдаются на основании соответствующих заявлений и запросов.
В каких случаях можно отказать в выдаче копии документа
Отказать в выдаче копии можно в случаях, перечисленных в подп. 1.4 п. 1 постановления № 1256. При этом отказ должен быть мотивирован.
Запрещается свидетельствование верности копий:
– паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;
– военного билета;
– служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений;
– свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца, дополнительной защиты или убежища в Республике Беларусь, свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;
– других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.
Это важно! Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Как оформить отметку о заверении копии
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает:
– слово «Верно»;
– наименование должности лица, заверившего копию, и его собственноручную подпись;
– расшифровку подписи и дату заверения.
Пример
Верно
Инспектор по кадрам Подпись О.П.Григорян
08.04.2022
Оформление выписки
Выписка – это копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке (часть третья п. 64 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
как правило, констатирующая часть распорядительного документа в выписке воспроизводится полностью.
Выписки из документов оформляются на общем бланке.
В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Пример
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Таким образом, главным отличием выписки от копии является то, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть. Если текст оригинала приказа состоит из трех пунктов, то в текст выписки из этого приказа могут быть включены 1 или 2 пункта. Нумерация этих пунктов в выписке должна соответствовать нумерации пунктов в оригинале документа.
Образец выписки из приказа
Общество с ограниченной
ответственностью «Вишня»
(ООО «Вишня»)
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
13.01.2022 № 15-к
г. Минск
О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
3. ШИШКИНА Петра Олеговича на должность начальника отдела снабжения 13.01.2022 по контракту на 3 года с окладом 1 000 руб. в месяц.
Основание:
1. Заявление Шишкина П.О.
2. Контракт от 13.01.2022 № 15.
Директор общества О.П.Григорян
Верно
Начальник отдела кадров Подпись И.И.Иванов
08.04.2022
Ряд нормативных правовых актов устанавливает специальные требования к оформлению выписок из конкретных документов. Например:
– форма выписки из медицинских документов приведена в приложении 2 к постановлению № 92;
– форма выписки из зачетно-экзаменационной ведомости – в приложении 5 к Инструкции № 194.
Это важно! Выдача копии (выписки) из трудовой книжки является административной процедурой (подп. 2.1 п. 2 Перечня № 200).
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (постановление № 1256).
Постановление Минздрава Республики Беларусь от 09.07.2010 № 92 «Об установлении форм «Медицинская справка о состоянии здоровья», «Выписка из медицинских документов» и утверждении Инструкции о порядке их заполнения» (постановление № 92).
Инструкции о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении, утвержденная постановлением Минобразования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 (Инструкция № 194).
Перечень административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 (Перечень № 200).
