Лишние документы в личном деле: что нужно знать

Олег Посредников, специалист по делопроизводству

Образец внутренней описи документов личного дела см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Образец акта об обнаружении недостатков ведения личных дел работников см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Из статьи узнаете:

Какие документы надо включать в личные дела работников, а какие нет.
Что делать, если в личном деле обнаружены лишние документы.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности установлен Инструкцией № 2.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (пп. 2, 3 Инструкции № 2).

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) и включает в себя ограниченный состав документов, определенный Инструкцией № 2 (п. 5 Инструкции № 2). Поэтому сотрудникам, ответственным за ведение личных дел, необходимо строго следить за правильным и последовательным включением в них документов.

Какие документы обязательно должны быть в личном деле при его формировании

При формировании личного дела в него в приведенной последовательности включаются документы (п. 6 Инструкции № 2):

внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Дополнительные документы, включаемые в личные дела отдельных категорий работников

Дополнительно в личные дела отдельных категорий работников включаются следующие документы (п. 7 Инструкции № 2):

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (для государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

Документы, включаемые в личные дела в процессе их ведения

При ведении личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (п. 8 Инструкции № 2):

характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

ЭТО ВАЖНО!

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел могут включаться трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции № 2).

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Как изъять из личного дела лишние документы

Несмотря на установленный ограниченный перечень документов, включаемых в личное дело работника, на практике могут обнаруживаться лишние документы. Зачастую, в силу незнания, в личное дело включаются копии документов, требуемых от гражданина при заключении трудового договора (контракта): копии паспорта, военного билета, различные справки (о составе семьи, месте жительства) и пр.

Справочно:

в любой организации ее руководитель приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров (часть первая п. 22 Инструкции № 2).

Во избежание этого следует помнить, что в личное дело не включаются (п. 9 Инструкции № 2):

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Однако, поскольку такие ошибки при ведении дел возможны, их следует оперативно исправлять при оформлении и ведении дел.

Выявленные лишние документы могут быть извлечены как самостоятельно сотрудником, ответственным за ведение личных дел, так и комиссией по проверке наличия и состояния личных дел. По результатам проверки при выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, в котором и будет обозначено наличие лишних документов в деле. Акт представляется на утверждение руководителю организации.

Лишние документы могут быть обнаружены в ходе приема-передачи дел. В таком случае в акте, составляемом комиссией, отмечаются данные нарушения.

При обнаружении в личном деле лишних документов они извлекаются из дела с внесением соответствующей записи во внутреннюю опись документов личного дела, которая включается в личное дело сразу же при его заведении и в дальнейшем заполняется по ходу его ведения. В графе «Примечание» необходимо сделать отметку об изъятии (извлечении, исключении) документов из дела со ссылкой на акт, составленный комиссией.

У сотрудника, ответственного за ведение личных дел, самостоятельно обнаружившего лишние документы в личном деле, могут возникнуть сложности. Согласно нормам Инструкции по делопроизводству и Правилам работы архивов при изменении состава документов (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) необходимо отразить произошедшие изменения во внутренней описи документов дела в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты (часть шестая п. 186 Инструкции по делопроизводству; подп. 79.5 п. 79 Правил работы архивов). В Инструкции по делопроизводству и Правилах работы архивов имеется в виду изъятие документов из дела правоохранительными или иными уполномоченными органами. В данном случае в графе «Примечание» внутренней описи можно оформить ссылку на постановление, протокол или акт об изъятии документов из дела, как и в случае обнаружения лишних документов в личном деле комиссией по проверке наличия и состояния личных дел или при приеме-передаче дел.

При самостоятельном обнаружении лишних документов также возможно составление акта отдельной комиссией (например, из сотрудников кадровой службы с привлечением специалистов других отделов, имеющих отношение к ведению делопроизводства в организации).

В то же время созыв такой комиссии и составление акта, который после подлежит хранению, могут быть нецелесообразными, особенно при малом количестве случаев выявления лишних документов в личных делах. Поэтому при исключении лишних документов можно в графе «Примечание» произвести отметку об их исключении без ссылок на соответствующие документы либо сослаться на нормы Инструкции № 2.

Оперативное извлечение лишних документов из личного дела работника позволит в дальнейшем избежать задержки при полном оформлении личных дел и передачи их в архив.

Напомним, что при полном оформлении личного дела осуществляются (п. 183 Инструкции по делопроизводству; п. 73 Правил работы архивов):

подшивка или переплет дела;
нумерация листов в деле;
составление внутренней описи документов дела;
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизация документов дела в соответствии с требованиями законодательства.

Если лишние документы не были изъяты из личного дела ранее, то это необходимо обязательно сделать на этапе полного его оформления, до подшивки и нумерации листов в деле.

В дальнейшем правильность формирования и оформления личных дел будет проверена при приеме-передаче дел в архив. Если по каким-то причинам на этом этапе были выявлены недостатки ведения личных дел (в т.ч. наличие лишних документов в деле), они устраняются работниками структурных подразделений (часть вторая п. 206 Инструкции по делопроизводству; п. 89 Правил работы архивов).

Сотрудник, ответственный за ведение личных дел, изымает лишние документы, что на данном этапе влечет перенумерацию листов в деле путем зачеркивания одной наклонной чертой и проставления рядом нового номера листа (часть седьмая п. 185 Инструкции по делопроизводству; подп. 77.7 п. 77 Правил работы архивов). Помимо проставления соответствующих отметок в графе «Примечание», должны быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и новая заверительная надпись на листе-заверителе дела (при этом предыдущая надпись должна быть зачеркнута, но сохранена в деле) (часть шестая п. 186, часть четвертая п. 187 Инструкции по делопроизводству; подп. 79.5 п. 79 Правил работы архивов).

Вот почему необходимо следить за правильностью включения документов в состав личного дела на этапе его ведения и подготовки к передаче в архив при его полном оформлении.

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).