При дальнейшей работе следует учитывать изменения названий документов, расширение списка приказов по личному составу, установление сроков хранения записок об отпуске, а также появление наравне с должностными рабочих инструкций.
Постановлениями № 193 и № 194 предусматриваются изменения и дополнения двух наиболее значительных документов, применяемых в сфере архивного дела и делопроизводства: Инструкции по делопроизводству и Перечня типовых документов соответственно.
ЭТО ВАЖНО!
Изменения в Инструкцию по делопроизводству вступили в силу с 23 октября 2019 г., а в Перечень типовых документов вступят в силу с 28 января 2020 г.
Что нового в Перечне типовых документов
Расширен перечень приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет
Изменению подвергся п. 21 Перечня типовых документов в связи с изменениями, вносимыми в ТК. В гр. 2 подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов откорректирован список разновидностей приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет.
Согласно п. 20 ст. 1 Закона № 219-З, помимо причин производственной необходимости и простоя, вводится возможность временного перевода работника с его письменного согласия на срок до 6 месяцев в течение календарного года, т.е. по иным причинам, не противоречащим ТК. Установлено и содержание приказа (распоряжения) нанимателя о временном переводе. Поэтому в списке приказов по личному составу приказ о временном заместительстве заменяется приказом о временном переводе. В связи с этим приказ о переводе заменяется приказом о переводе на другую постоянную работу в целях разграничения приказов о переводе и исключения путаницы между ними, что является логичным, учитывая изменения ТК.
В список разновидностей приказов по личному составу добавлены приказы:
– об изменении условий трудовых договоров (контрактов);
– отстранении от работы;
– допуске к работе;
– установлении (отмене) неполного рабочего времени.
Изменение условий трудового договора (контракта) возможно по соглашению сторон или в связи с изменением существенных условий труда. Следует отметить, что отстранение от работы, допуск к работе и установление (отмена) неполного рабочего времени, как и перевод работника и приведенное в списке установление надбавок, доплат, являются, по сути, примерами изменений существенных условий труда. Указание их в списке отдельно обусловлено тем, что в будущей редакции ТК отдельно устанавливается необходимость оформления отстранения от работы и допуска к ней приказами. Оформление установления (отмены) неполного рабочего времени приказом присутствует и в нынешней редакции ТК, но не было указано отдельно в Перечне типовых документов ранее. Учитывая, что в гр. 2 подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов указывается столь большое количество приказов, закрепляющих факт изменения существенных условий труда, указание отдельно приказа об изменении условий трудовых договоров (контрактов) логично, так как отражает возможность других изменений условий труда, в т.ч. изменение условий трудового договора (контракта) по соглашению сторон.
Наименование приказов о повышении тарифных окладов заменено на приказы о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, что, очевидно, обусловлено п. 41 Закона № 219-З, в котором и содержатся данные термины и которым внесены изменения в ст. 56 ТК, посвященную системе государственных гарантий по оплате труда работников. По этим же причинам внесены соответствующие изменения в гр. 2 п. 482 и гр. 2 п. 483 Перечня типовых документов.
Для наглядности приведем сравнение редакций гр. 2 подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов (см. табл. 1).
Таблица 1
Новое в списке приказов по личному составу со сроком хранения 3 года
В гр. 2 подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов список приказов по личному составу сроком хранения 3 года, наравне с имеющимся в списке приказом о наложении дисциплинарных взысканий, был дополнен приказом о досрочном снятии дисциплинарного взыскания, оформление которого предусмотрено нынешней редакцией ТК.
Аналогичные изменения внесены постановлением № 193 в подп. 30.2 п. 30 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству.
Аналогичным корректировкам в гр. 2 подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов подверглись списки приказов в гр. 2 подп. 102.3 и 102.4 п. 102, в котором указаны сроки хранения регистрационно-контрольных форм регистрации, в т.ч. приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет и 3 года.
Установлен срок хранения для записок об отпуске
Перечень типовых документов дополняется п. 21-1. Данный пункт устанавливает сроки хранения для записок об отпуске, аналогичные соответствующим приказам (подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов):
– для записок о социальном отпуске – 75 лет;
– для записок о трудовом отпуске – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.
Отпуска согласно ст. 152 ТК оформляются запиской об отпуске наравне с приказом. Напомним, что на сегодняшний день примерная форма записки об отпуске установлена постановлением № 139. До постановления № 194 сроки хранения для записок об отпуске не устанавливались, данный вид документа в тексте Перечня типовых документов не упоминался и сроки их хранения необходимо было устанавливать по аналогии с приказами о предоставлении отпусков.
Установлен срок хранения для рабочих инструкций
Графа 2 п. 30 Перечня типовых документов дополнена словом «(рабочие)». Таким образом, срок хранения рабочих инструкций установлен такой же, как и для должностных инструкций, – 50 лет после замены новыми. Типовые инструкции хранятся постоянно по месту утверждения.
Изменения в Инструкции по делопроизводству
Не перечисляются приказы с разными сроками хранения
В новой редакции изложена часть четвертая п. 172 Инструкции по делопроизводству. Исключены два абзаца, в которых перечислены разновидности приказов по личному составу с разным (75 лет и 3 года) сроком хранения. Поскольку эти приказы перечислены в подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов, которым следует руководствоваться при определении сроков хранения документов, исключение их из части четвертой п. 172 Инструкции по делопроизводству не будет иметь последствий и не вызовет сложностей в работе.
Изменения в перечне документов, которые можно хранить в электронном виде
В новой редакции изложены пп. 23, 24, 36, 38 и подп. 30.2 п. 30 приложения 20 «Перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде» (далее – приложение 20) к Инструкции по делопроизводству (см. табл. 2). Вносимые изменения заключаются в корректировке наименований перечисленных в приложении 20 документов.
Таблица 2
Документы:
Постановление Минюста Республики Беларусь от 17.10.2019 № 193 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (постановление № 193).
Постановление Минюста Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140» (постановление № 194).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Закон Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З «Об изменении законов» (Закон № 219-З).
Постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139 «Об установлении примерной формы записки об отпуске и внесении изменений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155» (постановление № 139).
Олег Посредников, специалист по делопроизводству, эксперт журнала
