Образец протокола заседания отдела кадров полной формы см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Образец протокола заседания отдела кадров краткой формы см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Когда в организации необходимо принять коллегиальное решение по тому или иному вопросу, формируется комиссия, например квалификационная комиссия, решения которой оформляются протоколом заседания. Решения, принятые в ходе совещания в масштабах организации или отдельного структурного подразделения, могут фиксироваться в протоколе. Как оформить протокол, расскажем в статье.
Кем составляется и когда
Протокол составляет секретарь заседания (секретарь постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.) (п. 105 Инструкции по делопроизводству).
Правила оформления, выбор формы
Оформляется протокол на общем бланке или непосредственно на разработанном в организации бланке для протокола или на стандартном листе бумаги формата А4 с воспроизведением бланочных реквизитов.
Перечень реквизитов, оформляющихся в протоколе, следующий:
– наименование вышестоящей организации (при наличии), организации либо органа, от имени которого издается протокол;
– название вида документа;
– дата и регистрационный индекс;
– место составления;
– заголовок к тексту;
– текст;
– подпись.
Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания (п. 12 Инструкции по делопроизводству). В таком случае на протоколе оформляется и гриф утверждения. Также и сам протокол может служить средством утверждения документа (п. 52 Инструкции по делопроизводству).
По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полной, краткой и сокращенной формы (п. 104 Инструкции по делопроизводству). Протоколы полной формы содержат полную информацию о ходе проведения заседания, отражая выступления всех участников заседания, их мнения по обсуждаемым в ходе заседания вопросам. В протоколах краткой и сокращенной формы отражаются только поставленные на заседании вопросы и принятые по ним решения.
Выбор формы ведения протокола, как правило, зависит от желания секретаря и председателя заседания, а также определяется значимостью протоколируемого заседания и принятых на нем решений. При наличии записи заседания способом звуковидеозаписи или стенограммы заседания, которую можно приложить к протоколу, последний можно смело составлять в краткой и сокращенной форме.
В то же время порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы и соответственно в них может быть прописана форма ведения протокола (п. 110 Инструкции по делопроизводству).
Заголовок и текст протоколов
Заголовком к тексту протокола служит название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Заголовок протокола должен согласовываться с названием документа и оформляться в родительном падеже: протокол – чего? (п. 54 Инструкции по делопроизводству).
Например:
протокол заседания квалификационной комиссии.
Текст протокола делится на вводную и основную части (п. 108 Инструкции по делопроизводству).
В вводной части указываются:
– инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа;
– наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа.
ЭТО ВАЖНО!
Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель – Е.В.Завадский
Секретарь – О.А.Посредников
Присутствовали: В.А.Борщёв, Д.И.Виолова, Е.П.Дергун, А.А.Савинков
Приглашенные: заместитель директора И.П.Грязев.
Если количество присутствовавших на заседании членов более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Если количество приглашенных более 10 человек, то составляется отдельно список приглашенных, который прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
В данных списках фамилии также указываются в алфавитном порядке.
Например:
Присутствовали – 35 человек (список прилагается).
Приглашенные – 13 человек (список прилагается).
Справочно:
в протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня в предложном падеже перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Например:
Повестка дня:
1. О проделанной работе по организации аттестаций сотрудников.
Информация ведущего специалиста отдела кадров М.Ю.Ковалевой.
2. О пересмотре системы мотивации труда.
Информация ведущего специалиста отдела кадров Б.Н.Емельнова.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. Оформляются данные слова прописными буквами.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления, или же текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем в нем делается соответствующая отметка.
Например:
1. СЛУШАЛИ:
Ковалеву М.Ю. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
Например:
ВЫСТУПИЛИ:
Норкина А.М. – Считаю необходимым внедрить данную технологию в производство.
Григорьева Л.Д. – Внедрение данной технологии в производство считаю преждевременной, пока не проведены все исследования.
ЭТО ВАЖНО!
При оформлении в тексте протокола фамилий следует обращать внимание на падежи и окончания существительных: «СЛУШАЛИ» – кого?, «ВЫСТУПИЛИ» – кто?
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу. При вынесении нескольких решений по одному вопросу они оформляются в виде пунктов и нумеруются арабскими цифрами через точку. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
Например:
РЕШИЛИ:
1.1. Одобрить ход работы по организации аттестаций сотрудников.
1.2. Завершить работы к 25.10.2019.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
ЭТО ВАЖНО!
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
ЭТО ВАЖНО!
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять председатель заседания.
Подпись, дата и регистрационный индекс протокола
Протокол подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем (п. 109 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа (п. 57 Инструкции по делопроизводству).
Датой протокола является дата проведения заседания, т.е. зафиксированного в нем события независимо от даты оформления протокола (п. 107 Инструкции по делопроизводству). Проставляется дата секретарем или председателем и оформляется цифровым способом. Подобным способом следует оформлять даты, указанные в постановляющей части протокола: сроки исполнения поручений, завершения работы и т.п. Строгих требований к оформлению дат непосредственно в тексте протокола нет, и возможен как цифровой вариант оформления, когда таковое требуется, например при ссылке на нормативный правовой акт или приказ руководителя, так и буквенно-цифровой способ оформления дат при их упоминании.
Регистрация протоколов осуществляется отдельно от других внутренних документов и отдельно между собой по видам (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Регистрационным индексом протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших.
Например:
65/44.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Олег Посредников, специалист по делопроизводству,
эксперт журнала
