Единые правила оформления отпусков
По общему правилу, установленному ст. 152 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), отпуска оформляют приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является график отпусков и (или) заявление о предоставлении отпуска в случаях, предусмотренных законодательством (например, в случае переноса отпуска, разделения отпуска на части и др.).
Приказ о предоставлении отпуска относится к группе приказов по личному составу. Кроме ТК и иных актов законодательства в области трудового права, требования к подготовке и оформлению приказов по личному составу сформулированы в следующих нормативных правовых актах и методических документах:
– Государственном стандарте РБ СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-95);
– Методических указаниях по практическому применению СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 03.04.1996 № 14 (далее – Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95);
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4);
– Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной председателем Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 28.12.1999.
Справочно: текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, послужившие основанием для издания приказа, распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (Инструкция № 4).
Особенностью оформления приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, командировании, является то, что констатирующая часть в них отсутствует. Текст распорядительной части начинается обычно словом, обозначающим документируемое действие (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т.п.).
Распорядительное слово ПРИКАЗЫВАЮ в таких приказах, как правило, не используется, хотя возможны исключения при составлении сложных (сводных) приказов, т.е. состоящих из нескольких пунктов. В любом случае приказ должен содержать распорядительное слово (печатается прописными буквами) и предписываемое действие. Чего не следует писать в приказе, так это «убываю в отпуск», «убываю в командировку».
Почему нельзя писать «Убываю в отпуск», «убываю в командировку»
Заметьте, что ТК не предусматривает таких понятий, как «убытие в отпуск», «прерывание отпуска», «убытие в командировку», и оперирует в соответствующих случаях исключительно терминами «предоставление отпуска» (ст. 150, 153, 157 и 158 ТК, «отзыв из отпуска» (ст.174 ТК), «направление в служебную командировку» (ст. 93 и 94 ТК). Приказ, по своей сути, предназначен для фиксирования воли руководителя, предписывающей (санкционирующей) выполнение каким-либо работником организации определенных действий.
В тексте приказа о предоставлении отпуска используется распорядительное слово «ПРЕДОСТАВИТЬ» и отражаются сведения о работнике (фамилия, имя и отчество, должность, наименование структурного подразделения, в котором трудится работник), вид отпуска, количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск, и крайние даты отпуска.
В тексте приказа о командировании используется распорядительное слово «КОМАНДИРОВАТЬ», а также указываются сведения о командируемом работнике (фамилия, имя и отчество, должность, наименование структурного подразделения, в котором трудится работник), сведения о сроках командировки (количество дней, крайние даты), основание для командирования (указание на докладную записку, задание на командировку и (или) иные документы), цель командировки.
Справочно: под служебной командировкой понимают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК). Направление работников в служебную командировку оформляют приказом или распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ст. 93 ТК).
Таким образом, для предоставления отпуска и командирования любого работника, в т.ч. руководителя, должна быть выражена воля нанимателя и в соответствии с требованиями делопроизводства отражена в приказе или распоряжении.
В приказах по личному составу отдается распоряжение не работнику, а организации
Заметим, что в приказах по личному составу отдается распоряжение не работнику, а организации (предприятию): «Предоставить отпуск Петрову Петру Петровичу…»; «Командировать Петрова Петра Петровича…» и т.п. Иными словами, отдается распоряжение по организации совершить определенные юридические либо административные действия, где главной составляющей является сам факт свершения этих действий (прием на работу, увольнение, предоставление отпуска, командирование), а дополнительной – сопутствующие технические операции (оформление соответствующих документов, выплата бухгалтерией денежных сумм и пр.).
Работник, на которого направлены эти действия, делает в приказе отметку об ознакомлении с содержанием документа (ставит подпись и дату), а также выражает свое согласие либо несогласие относительно этих действий.
В связи с этим формулировки «командировать Петрова П.П.., директора,..», «предоставить отпуск Петрову П.П., директору,..» будут вполне логичны: руководитель согласно возложенным на него законодательством и уставом юридического лица функциям в приказе выражает волю этого юридического лица о предоставлении ему отпуска. Он не сам себе предоставляет отпуск – отпуск ему предоставляет юридическое лицо, руководителем которого он является. Следовательно, нет никакой необходимости, чтобы такой приказ относительно директора подписывал его заместитель.
Директор может делегировать право подписи приказов
Однако на практике, чаще всего при уходе директора в отпуск или направлении в служебную командировку, он делегирует право подписи другому должностному лицу нанимателя. Такое делегирование может быть оформлено соответствующим правовым актом (приказом) о делегировании права подписи, приказом о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями.
Например, в период отсутствия директора руководить организацией может его заместитель, так как это установлено в его должностной инструкции. В этом случае в приказе может быть сделана следующая оговорка: «Согласно должностной инструкции». Возложение руководства организацией может быть также оговорено в приказе «О распределении обязанностей в аппарате управления организацией». Тогда кроме непосредственно руководителя организации приказ подписывает должностное лицо, на которое возлагается руководство организацией.
Справочно: следует иметь в виду, что доплата штатному заместителю руководителя организации за исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя не устанавливается, поскольку заместитель руководителя организации выполняет обязанности руководителя в случае его временного отсутствия на основании Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих».
Типовой формы приказа о назначении временно исполняющим обязанности руководителя организации не существует. Работник, который будет временно замещать директора, на период исполнения его обязанностей освобождается от исполнения обязанностей по основному месту работы.
Следовательно, в приказе должны содержаться также данные о том лице, которое будет временно исполнять обязанности лица, замещающего директора. В приказе помимо указания, какие именно обязанности будет выполнять заместитель, сроков исполнения обязанностей, должен быть указан размер доплаты за исполнение обязанностей руководителя.
Таким образом, данный приказ, а также табель учета использования рабочего времени будет являться для бухгалтерии основанием для начисления зарплаты исполняющему обязанности.
ЭТО ВАЖНО! Директор (генеральный директор) может делегировать право издания приказов о предоставлении отпусков своему заместителю. Но при этом за руководителем юридического лица сохраняется право издания (подписи) таких приказов.
Справочно: срок хранения приказа – 3 года (подп. 21.4 п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).
Как осуществить отзыв директора из отпуска?
Как правило, отзыв руководителя необходим, когда его заместитель не может решить какие-то важные для организации вопросы.
Отзыв руководителя организации из трудового отпуска законодательством не урегулирован, поэтому руководствоваться необходимо общими нормами ТК об отзыве работника из отпуска. Никаких особенностей в отношении руководителей ТК в вопросе отзыва не устанавливает.
Таким образом, директор (генеральный директор), как и любой другой работник, в соответствии с нормами трудового законодательства должен дать свое письменное согласие на отзыв из отпуска.
Причину отзыва необходимо обосновать и письменно отразить в предложении о приостановлении отпуска и досрочном выходе на работу. В нем же целесообразно предусмотреть отметку для собственноручного выражения руководителем согласия/несогласия на отзыв из отпуска, а также для указания выбранного способа компенсации не использованных по причине отзыва дней отпуска.
Решение об отзыве из отпуска руководителя организации может быть принято на заседании общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета), решением собственника имущества и др.
Решение оформляют протоколом (решением), а непосредственно сам отзыв приказом. В иных случаях решение об отзыве руководителя из отпуска вправе принимать уполномоченное должностное лицо нанимателя, которое на период отсутствия руководителя приняло на себя весь объем руководящих полномочий.
Отзыв из отпуска следует оформлять приказом руководителя. Поскольку обязанности руководителя возложены им на уполномоченное должностное лицо, то приказ об отзыве директора из отпуска издает и подписывает заместитель директора, так как на данный период времени он обладает правом издания приказов.
В случае, когда руководитель по объективным причинам (например, находится на отдыхе за границей и др.) не согласен на отзыв из отпуска, отпуск не может быть прерван.
В то же время, если руководителю было известно о предстоящем совершении сделки, однако он ушел в отпуск, не оставив доверенности на совершении сделки, отказался от предложения об отзыве из отпуска, в связи с чем организация понесла убытки, то по требованию собственника имущества юридического лица он обязан возместить убытки.
