Как поступить работнику организации при приближении пенсионного возраста и должен ли помочь ему в оформлении трудовой пенсии специалист по кадрам, мы рассмотрим в этой статье.
Граждане РБ имеют право на государственное пенсионное обеспечение в старости, при инвалидности, потере кормильца и в иных случаях, предусмотренных законодательством. В соответствии со ст. 4 Закона РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон) могут быть назначены:
а) трудовые пенсии:
– по возрасту;
– по инвалидности;
– по случаю потери кормильца;
– за выслугу лет;
– за особые заслуги перед республикой;
б) социальные пенсии.
В данной статье мы рассмотрим порядок оформления трудовой пенсии по возрасту.
Право на трудовую пенсию имеют лица, которые в период работы или занятия иными видами деятельности подлежали государственному социальному страхованию и за них, а также ими самими в предусмотренных законодательством о государственном социальном страховании случаях уплачивались обязательные страховые взносы в ФСЗН, и их семьи при соблюдении других условий, предусмотренных Законом (ст. 5 Закона).
ЭТО ВАЖНО! С 1 января 2014 г. право на трудовую пенсию по возрасту предоставляется при условии уплаты обязательных страховых взносов в ФСЗН в соответствии с законодательством о государственном социальном страховании не менее 10 лет (п. 1 Указа Президента РБ от 03.09.2013 № 389).
Обязанность по подготовке документов, необходимых для назначения пенсии работающих граждан, их оформлению и представлению в органы по труду, занятости и социальной защите возложена на работодателя по месту их последней работы, а неработающих – непосредственно на самих граждан.
Работодатель несет материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством. Ущерб, причиненный работодателем, может быть возмещен им в добровольном порядке или взыскан с такого работодателя в судебном порядке (ст. 76 Закона).
Назначение трудовой пенсии по возрасту в нашей стране осуществляют органы по труду, занятости и социальной защите, поэтому гражданин, достигший пенсионного возраста, должен обратиться с соответствующим
заявлением к работодателю и затем в такой орган по месту жительства.
Кроме заявления о назначении пенсии, подается представление нанимателя и прилагается определенный пакет документов, подтверждающих трудовой стаж работника и размеры его заработка за определенный период времени.
Периоды и виды деятельности, засчитываемые в стаж для назначения пенсии, перечислены в ст. 51 Закона.
В целях оптимизации процесса оформления пенсии работнику мы рекомендуем разделить его на несколько этапов.
Этап I. Подготовительный
Так как наниматель отвечает за своевременную подачу документов для оформления пенсии работников, в организации издается приказ руководителя о назначении ответственного лица за подготовку документов и оформление пенсий работникам. Как правило, это специалист по кадрам или несколько человек для крупной организации. В небольших организациях такие обязанности могут быть возложены на секретаря, помощника руководителя, юриста или бухгалтера.
Положением о порядке представления и оформления документов для назначения пенсии в соответствии с Законом Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении», утвержденным приказом Минсоцзащиты РБ от 23.05.1997 № 44 (с последующими изменениями) (далее – Положение), установлено, что подготовку документов необходимо начинать за год до наступления пенсионного возраста работника (60 лет для мужчин при стаже работы 25 лет и 55 лет для женщин при стаже работы не менее 20 лет).
Ответственному лицу целесообразно подготовить список работников организации, у которых в ближайшие годы возникает право на получение пенсии, в хронологическом порядке и заранее начинать формировать пакет необходимых документов для каждого работника.
Совет опытного кадровика. Лучше подготовить список работников организации, у которых в ближайшие годы возникает право на получение пенсии, в формате MS-Excel, чтобы в рабочем порядке вводить необходимые графы, пометки и дополнительные сведения. Тогда специалист по кадрам сможет вовремя начинать работу с документами, отправлять запросы по месту прежней работы сотрудника заранее, вносить отметки о полученных материалах или возникших сложностях в получении информации. Это поможет упорядочить работу и осуществлять контроль за подготовкой документов сразу по нескольким работникам, как на практике чаще всего и происходит.
Пример
В марте 2014 г. исполняется 60 лет слесарю А.И. Игрову и 55 лет бухгалтеру А.А. Маевой, а в январе 2015 г. наступит пенсионный возраст уинженера ОГИ Л.К. Конева. Таким образом, специалист по кадрам одновременно должен учитывать, какие документы уже подготовлены и что еще необходимо сделать для своевременной подачи представления в органы соцзащиты на А.И. Игрова и А.А. Маеву. Также ему необходимо отправить запросы по прежним местам работы на Конева Л.К. Организовать эту работу специалисту по кадрам поможет рекомендуемый нами список.
Образец заявления работника для назначения трудовой пенсии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Этап II. Организационный
В соответствии со списком следует провести собеседование с работниками предпенсионного возраста, чтобы известить о наступлении права на получение пенсии и получить согласие на ее оформление (желательно под роспись).
Специалист по кадрам:
– предварительно изучает личное дело и трудовую книжку работника, чтобы выяснить, куда необходимо отправить запросы для подтверждения стажа и заработка работника на предыдущих местах работы;
– выясняет с работником проблемные ситуации и возможные затруднения в случае реорганизации или ликвидации нужных организаций;
– объясняет, кто имеет право на трудовую пенсию, каков порядок оформления и какие документы необходимо представить в органы по труду, занятости и социальной защиты.
Необходимо также проинформировать работника о том, что:
– лицам, имеющим одновременно право на различные государственные пенсии,
в т.ч. досрочную профессиональную пенсию по законодательству о профессиональном пенсионном страховании или на ежемесячное денежное содержание по законодательству о государственной службе, назначается по их выбору одна пенсия или ежемесячное денежное содержание;
– в заработок для исчисления пенсии включают все виды выплат (доходы, вознаграждения за выполненную работу), на которые согласно законодательству начислялись страховые взносы;
– для граждан, оформляющих пенсию в 2014 г., необходимы справки о заработке за 20 лет подряд из последних 30 лет работы. При этом представление документов о заработке за 20 лет обязательно, а за оставшиеся 10 лет – желательно для определения оптимального варианта исчисления индивидуального коэффициента заработка;
– работник может принимать участие в сборе необходимых для назначения пенсии документов;
– наниматель вправе отказать работнику в оформлении пенсии при наличии соответствующих причин (например, не хватает стажа: общий трудовой стаж работника составляет менее 10 лет);
– в случае, приведенном выше, работник вправе подать заявление о назначении пенсии самостоятельно непосредственно в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту жительства;
– отказ не освобождает нанимателя от обязанности выдать документы о стаже, заработке и другие документы, необходимые для назначения пенсии, по требованию работника и органов соцзащиты;
– работник имеет право продолжать работать без получения государственной пенсии по возрасту на общих основаниях с целью увеличения ее размера при оформлении документов через какое-то время (Указ Президента РБ от 18.03.2012 № 136 «О мерах по совершенствованию пенсионного обеспечения граждан»; далее – Указ), то есть работник может отказаться от оформления пенсии со дня возникновения права на ее получение.
В этом случае оформление документов приостанавливается.
Справочно: при продолжении работы без получения государственной пенсии после приобретения права на пенсию по возрасту на общих основаниях размер пенсии по возрасту увеличивается:
– на 6, 8, 10 и 12 % заработка, принимаемого для исчисления пенсии, – соответственно за каждый полный 1-й, 2-й, 3-й и 4-й год работы, на 14 % такого заработка – за полный 5-й и каждый последующий год работы. Указанные размеры увеличения пенсии суммируются между собой;
– на 1 % заработка, принимаемого для исчисления пенсии, – соответственно за каждые полные 2 месяца неполного года работы. Данный размер увеличения пенсии суммируется с размерами увеличения пенсии, предусмотренными в абз. 2 подп. 1.1 п. 1 Указа.
Этап III. Формирование комплекта документов для оформления трудовой пенсии
Если работник письменно подтвердил желание оформлять документы для назначения пенсии, специалист по кадрам обязан начать подготовку пакета документов для оформления трудовой пенсии, подтверждающих стаж и размер заработка (дохода) работника.
В стаж работы засчитывают периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в ФСЗН согласно законодательству о государственном социальном страховании.
К документам, подтверждающим стаж работы, относят:
– трудовую книжку;
– военный билет;
– документы об обучении на дневной форме получения образования;
– свидетельства о рождении детей.
Копии этих документов прилагаются к представлению, а оригиналы предъявляются при подаче заявления. Должны быть также приложены справки о заработной плате со всех мест работы за 20 лет подряд из последних 30 лет и, если необходимо, справка о периоде получения пособия по безработице (п. 8 Положения).
Стаж работы до 1 января 2003 г. должен быть подтвержден документами, выдаваемыми нанимателями, архивными учреждениями и иными организациями, имеющими необходимые сведения о работе и (или) деятельности гражданина.
Справочно: такими документами являются справки, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, гражданско-правовые договоры, справки о периоде уплаты обязательных страховых взносов в ФСЗН и о сумме заработной платы (дохода), из которой эти взносы уплачены, в случаях, предусмотренных
законодательством.
Стаж работы после 1 января 2003 г. подтверждается выпиской из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, которую органы по труду, занятости и социальной защите получают от ФСЗН самостоятельно.
В качестве доказательства стажа работы для назначения пенсии п. 25 Положения предусмотрена возможность представления копии трудовой книжки, заверенной работодателем по месту последней работы. В таком случае трудовая книжка и ее копия прилагаются к представлению работодателя для их сверки.
При обнаружении в трудовых книжках ошибок, подчисток, поправок, незаверенных исправлений, в иных случаях, если запись вызывает сомнение, специалист по кадрам ставит в известность об этом работника и принимает меры по исправлению ошибок или внесению изменений в соответствующую запись в трудовой книжке. Могут быть затребованы дополнительные документы для уточнения записей в трудовой книжке.
Для получения информации о заработке работника по предыдущим местам работы специалист по кадрам должен направить соответствующие запросы и, если есть необходимость, о подтверждении стажа работы или об уплате за него обязательных страховых взносов.
Многие запросы по предыдущему месту работы остаются без ответа и нужно учитывать, что может потребоваться время на дополнительные поиски в администрации района (города) или в архиве, так как организация изменила адрес, реорганизована или ликвидирована.
Учитывая то, что после 1 июля 1998 г. в стаж включается только работа, за время которой наниматель выплачивал обязательные страховые взносы, в случае недостаточных сведений о нанимателе нужно обратиться в соответствующее отделение ФСЗН и запросить необходимые сведения.
В документах для оформления пенсии необходимо указывать точные анкетные данные из паспорта или иного документа, устанавливающего личность работника. Недопустимы ошибки в написании фамилии, имени, отчества, даты рождения.
Справочно: если в представленных документах о дате рождения указан только год и не указан месяц, то за дату рождения принимается 1 июля указанного года. Когда в документе, подтверждающем стаж работы, указан лишь год приема или год увольнения, то датой начала или окончания работы считается 1 июля данного года. В тех случаях, если в документах присутствует месяц и год, но нет точной даты, за нее принимается 15-е число соответствующего месяца (п. 46 Положения).
Заявление о назначении пенсии заполняется работником по установленной форме и регистрируется специалистом по кадрам в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий.
В случае увольнения работника после подачи заявления о назначении пенсии оно рассматривается работодателем в установленном порядке независимо от факта увольнения.
Специалист по кадрам в течение 10 дней со дня приема заявления оформляет необходимые документы о стаже, заработке и др., а также представление нанимателя установленного образца, знакомит с ним работника (под роспись в представлении) и предъявляет документы на утверждение руководителя.
Справочно: формы заявления работника и представления нанимателя можно получить в районных управлениях по труду, занятости и социальной защите или на их сайтах.
При положительном решении вопроса специалист по кадрам готовит пакет документов на данного работника для представления в органы по труду, занятости и социальной защите.
Образец представления нанимателя для оформления трудовой пенсии работнику смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24–25 журнала.
Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, отказано в представлении к назначению пенсии, его уведомляют об этом в письменной форме с указанием причины отказа.
Этап IV. Подача документов в органы по труду, занятости и социальной защите
Заявление работника, представление нанимателя и все необходимые документы должны быть представлены в районное управление по труду, занятости и социальной защите по месту жительства работника не позднее даты достижения заявителем общеустановленного пенсионного возраста. Обращение за назначением трудовой пенсии по возрасту может осуществляться и до наступления этого возраста, но не ранее чем за месяц до исполнения мужчине 60 лет, а женщине – 55.
Если заявление будет подано после возникновения права на пенсию по возрасту, она будет назначена с момента (даты) обращения.
Днем обращения за пенсией считается день приема заявления о назначении пенсии со всеми необходимыми документами органом по труду, занятости и социальной защите либо дата, указанная на почтовом штемпеле места их отправления (если заявление и все необходимые документы пересылаются по почте).
Кроме документов на оформление пенсии, работник в обязательном порядке должен предъявить:
а) документ, удостоверяющий личность, возраст, место жительства и гражданство:
– гражданин РБ – паспорт гражданина РБ;
– иностранный гражданин или лицо без гражданства – национальный паспорт и (или) вид на жительство;
б) трудовую книжку;
в) документы о получении образования на дневной форме обучения;
г) военный билет;
д) свидетельства о рождении детей;
е) справку об иждивенцах и т.д.
Копии данных документов прилагаются к заявлению.
Орган, принявший документы для назначения трудовой пенсии работнику, выдает расписку об их приеме, в которой при необходимости указывается о представлении дополнительных материалов или недостающих справок.
ЭТО ВАЖНО! Для представления недостающих документов назначается месячный срок. Если документы будут представлены в этот срок, то днем обращения за пенсией будет считаться день приема заявления о назначении пенсии. В тех случаях, когда месячный срок просрочен, пенсия назначается со дня представления документов.
Итак, все действия по оформлению пенсии работнику для специалиста по кадрам можно представить так:
Шаг 1. Издать приказ руководителя о назначении ответственного лица за подготовку документов и оформление пенсий работникам.
Шаг 2. Подготовить список работников организации, у которых в ближайшие годы возникает право на получение пенсии, в хронологическом порядке.
Шаг 3. Провести собеседование с работниками предпенсионного возраста, чтобы проинформировать о правилах оформления трудовой пенсии и получить согласие на ее оформление.
Шаг 4. Оформить совместно с работником заявление о назначении пенсии по установленной форме и зарегистрировать его в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий.
Шаг 5. Начать подготовку пакета документов для оформления трудовой пенсии, подтверждающих стаж и размер заработка (дохода) работника, путем отправления запросов по прежним местам его работы.
Шаг 6. Подготовить представление нанимателя для назначения работнику трудовой пенсии, ознакомить с ним работника (под роспись в представлении) и представить документы на утверждение
руководителя.
Шаг 7. Подать заявление работника, представление нанимателя и все необходимые документы о его заработке и стаже в районное управление по труду, занятости и социальной защите по месту жительства работника не позднее даты достижения им общеустановленного пенсионного возраста.
Шаг 8. В месячный срок представить в органы по труду, занятости и социальной защиты дополнительные документы, если это необходимо.
При увольнении работника-пенсионера специалист по кадрам должен напомнить ему о необходимости представить в районное управление по труду, занятости и социальной защите по месту его жительства трудовую книжку с записью об увольнении и копию приказа об этом.
