В этой статье мы ответим на следующие вопросы:
Как оформить объединение отделов?
Какие необходимо издать документы?
Как изменение организационной структуры повлияет на трудовые отношения с работниками?
В небольшой организации один работник может совмещать и выполнять несколько трудовых функций. Однако по мере увеличения численности сотрудников возникает необходимость в создании специальных подразделений (бюро, управления, участки, отделы, цеха) для более эффективной структуры организации.
Изменение организационной структуры не всегда означает ее увеличение. Объединяя нескольких структурных подразделений, можно упразднить отдельные должности и сократить штат работников.
Единого алгоритма структурных преобразований не существует, но правила трудового законодательства нужно соблюдать в любом случае. Их мы и рассмотрим.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Объединение двух и более отделов и создание на их базе одного отдела
Такое преобразование может совершаться в разных целях: например, приведение структурного подразделения к требуемой норме управляемости (численность работников могла быть меньше требуемой), изменение системы управления организации и т.п.
Шаг 1. Принятие решения о преобразовании структурных подразделений путем объединения.
Решение об объединении отделов (управлений) и создании на их основе нового подразделения может исходить от руководителя организации, собственника организации, или собрания учредителей (собрания участников общества).
Документ: Межотраслевые нормативы численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 10.12.2013 № 118.
Документ: Межотраслевые нормативы численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.09.2007 № 117.
Документ: Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187.
Документ: Нормативы численности специалистов по охране труда на предприятиях, утвержденные постановлением Минтруда Республики Беларусь от 23.07.1999 № 94.
Документ: Нормативы численности работников юридических служб республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 26.05.2010 № 66.
Документ: Нормативы численности работников, относящихся к категориям руководителей, специалистов, других служащих, учреждений высшего образования, финансируемых за счет средств республиканского бюджета, утвержденные постановлением Минобразования Республики Беларусь от 10.07.2013 № 43.
Шаг 2. Определение численности работников нового структурного подразделения.
На данном этапе проверяют соблюдение норм управляемости. Рекомендуемые или обязательные нормы управляемости устанавливает ряд нормативных правовых актов.
Норма управляемости – это установленная численность работников или структурных подразделений, которые должны быть непосредственно подчинены одному руководителю.
Коммерческие организации нормы управляемости устанавливают самостоятельно. К функциональным структурным подразделениям можно применять Рекомендации по разработке примерных структур и штатных нормативов численности работников аппарата управления коммерческих организаций государственной формы собственности и организаций с долей собственности государства в их уставных фондах более 50 процентов, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.03.2004 № 25. В отношении структурных подразделений – Методические рекомендации по установлению норм управляемости руководителей производственных структурных подразделений коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.12.2004 № 163 (далее – Методические рекомендации № 163).
Государственные организации, как правило, должны придерживаться определенных законодательством норм управляемости.
Шаг 3. Выбор наименования структурного подразделения.
При этом необходимо учитывать требования ЕКСД, определяющие конкретное (в зависимости от выполняемых функций) наименование структурного подразделения, например «отдел маркетинга», в соответствии с наименованием должности руководителя такого подразделения – «начальник отдела маркетинга» (квалификационные требования и должностные обязанности для должности установлены выпуском 1 ЕКСД).
Шаг 4. Издание приказа о преобразовании отделов путем их объединения.
Решение об объединении отделов и создании на их основе другого следует оформить приказом. В приказе должно быть указано, в какие документы будут вноситься изменения в связи с объединением отделов.
Образец приказа об объедении структурных подразделений (отделов) см. в рубрике «Полезная документация».
Шаг 5. Внесение изменений в штатное расписание.
Структура организации, как правило, представляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений. Поэтому объединение отделов потребует внести изменения в действующую организационную структуру. Также изменения необходимо внести и в штатное расписание (ст. 194 ТК).
Изменения, вносимые и в организационную структуру, и в штатное расписание, оформляют в зависимости от первоначального способа их утверждения.
Когда решение об объединении структурных подразделений и создании на их основе одного нового исходит от учредителей (участников общества, собственников имущества) организации, оно в первую очередь должно быть отражено в протоколе или решении общего собрания участников.
Образец приказа об утверждении организационной структуры и штатного расписания см. в рубрике «Полезная документация».
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание см. в рубрике «Полезная документация».
Шаг 6. Разработка и утверждение нового положения о структурном подразделении.
Положение о структурном подразделении определяет его статус и место в организации. Лучше, если проект положения разработает руководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться.
Справочно: должностные инструкции, как правило, не разрабатываются на руководителей организаций, руководителей структурных подразделений (п. 10 Общих положений ЕКСД).
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений отражаются в положениях этих подразделений.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.
Шаг 7. Решение вопроса о кадровой ротации.
Кадровиков в период преобразования структурных подразделений беспокоят вопросы: что делать, если у сотрудников меняются должностные функции или если кто-то из сотрудников не согласен с переводом в новый отдел? как правильно оформить увольнение, если сотрудник решит расторгнуть трудовой договор?
Кадровая служба должна обеспечить:
1) уведомление сотрудников отделов о предстоящем преобразовании;
2) оформление перевода с согласия работника в том случае, когда меняется его трудовая функция, а следовательно, и должность (ст. 30 ТК). Например, руководитель структурного подразделения становится заместителем руководителя нового отдела;
3) предложение работникам другой работы, в т.ч. с возможностью переобучения (часть первая ст. 42 ТК) и оформление перевода в случае их согласия;
4) при отказе от перевода – оформление увольнения с уведомлением профсоюза согласно ст. 46 ТК.
Справочно: перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (часть первая п. 31 ТК).
Если у работников объединяющихся отделов не меняются условия работы и новое рабочее место не расположено в другой местности, то следует оформлять перемещение (ст. 31 ТК).
Образец приказа о перемещении работника во вновь созданное структурное подразделение см. в рубрике «Полезная документация» на с.__ журнала.
Шаг 8. Внесение изменений в трудовой договор (контракт) путем заключения дополнительного соглашения.
Место работы с указанием структурного подразделения является обязательным условием трудового договора, если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя (п. 2 части второй ст. 19 ТК). По общему правилу трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, т.е. посредством заключения соответствующего дополнительного соглашения (часть четвертая ст. 19 ТК).
При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий трудового договора с работником приказом (распоряжением) (п. 15 части первой ст. 55 ТК).
Таким образом, наниматель и работник подписывают дополнительное соглашение к действующему трудовому договору о перемещении.
Справочно: при перемещении в приказе укажите обоснованные производственные, организационные или экономические причины перемещения.
Шаг 9. Внесение записи в трудовую книжку работника о перемещении.
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в трудовую книжку работника в случае принятия нанимателем такого решения (часть вторая п. 20 Инструкции № 40).
Сведения о перемещении в трудовую книжку заносят в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки по правилам, установленным в п. 27 Инструкции № 40:
в гр. 1 указывается порядковый номер вносимой записи;
в гр. 2 – дата в данном случае перемещения;
в гр. 3 вносится запись о перемещении;
в гр. 4 вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.
В настоящее время Инструкция № 40 не требует от нанимателя знакомить работника с записью, внесенную в трудовую книжку, под роспись в личной карточке.
Владимир Самосейко, юрист
