Специалисту, ответственному за составление графика отпусков (в случае если штат работников организации достаточно большой), уже в ноябре предшествующего года следует проинформировать руководителей структурных подразделений о подаче в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.
Специалисту, ответственному за составление графика отпусков (в случае если штат работников организации достаточно большой), уже в ноябре предшествующего года следует проинформировать руководителей структурных подразделений о подаче в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.
Срок составления графика трудовых отпусков предусматривается локальным нормативным актом
Вы должны помнить, что график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установлен-ного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсою-зом, и доводится до сведения всех работников.
Допускается иной срок составления графика отпусков, если это определено коллектив-ным договором, соглашением либо согласова-но нанимателем с профсоюзом. Согласование с профсоюзом обязательно при его наличии в организации. Без такого согласования график трудовых отпусков будет являться недействительным.
Утверждена унифицированная форма графика отпусков ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков.
Однако приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В нее включена унифицированная форма графика отпусков (см. приложение).
В унифицированной форме этого документа графа для проставления отметки об ознакомлении работников с графиком отпусков не предусмотрена.
Утвержденный график отпусков следует довести до сведения работников
В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков. По-этому способы доведения графика до сведения работников могут быть разными. На практике обычно используют один из 2 вариантов:
– размещение графика отпусков в общедо-ступном для работников месте (на информационной доске и т.д.);
– ознакомление с графиком отпусков каждо-го работника под роспись.
Наиболее приемлемо и целесообразно ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков именно под роспись. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости можно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком». Кроме того, к графику можно оформить приложение, в котором будут отметки об ознакомлении работников с ним.
Даты начала и окончания трудового отпуска не обязательно указывать в графике отпусков
Вам следует знать, что требований об указа-нии в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не со-держит. В нем могут быть предусмотрены только месяцы их предоставления. В этом случае необ-ходима дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске. Ме-сяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по обоюдному соглашению.
Отдельным категориям работников отпуск предоставляется в удобное для них время
Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью их предоставления, если иное не предусмотрено ТК (ст. 167 ТК).
Вы должны помнить, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать жела-ние отдельных категорий работников, которые по нормам части четвертой ст. 168 ТК имеют право на трудовой отпуск в определенное время или периоды.
Так, по желанию работника наниматель обязан запланировать трудовой отпуск:
-в летнее или другое удобное время:
-лицам моложе 18 лет;
-ветеранам Великой Отечественной вой-ны и ветеранам боевых действий на территории других государств;
женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в воз-расте до 18 лет;
работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями ка-тастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;
-работникам, являющимся инвалидами,отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;
-участникам ликвидации последствий ката-строфы на Чернобыльской АЭС;
-работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;
-донорам, которым выданы знаки «Почетный донор Республики Беларусь», «Почетный донор СССР», «Почетный донор общества Крас-ного Креста БССР»;
-в других случаях, предусмотренных кол-лективным или трудовым договором;
-в определенный период:
-работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих полу-чение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экзаменов, а также во время каникул в учреждении образования;
-работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;
-работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;
-учителям (преподавателям) общеобразо-вательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-техни-ческого, среднего специального, высшего и по-слевузовского образования, специальных учебно-воспитательных учреждений, специальных уч-реждений образования, специализированных учреждений производственного обучения –летнее время;
-женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
-работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).
Мерой взыскания к работникам , совершившим дисциплинарный проступок, может быть изменение времени предоставления трудового отпуска
Наниматель имеет право применить дополнительные меры воздействия к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (ст. 198 ТК). Так, наниматель может лишить премий, изменить время предоставления трудового отпуска и т.п. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распоряд-ка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.
Вы должны знать, что наниматель вправе предусмотреть в своих локальных норматив-ных правовых актах виды и порядок применения дополнительных мер воздействия, в т.ч. и согласование с профсоюзным комитетом из-менения времени предоставления трудового отпуска.
Право работника на получение трудово-го отпуска в период, предусмотренный частью четвертой ст. 168 ТК (в летнее или удобное для него время), не исключает права нанимателя на применение дополнительных мер воздействия к работникам, совершившим дисциплинарный проступок.
При составлении графика отпусков следует учитывать положения локальных нормативных правовых актов
При составлении графика отпусков нужно учитывать положения коллективного договора (при его наличии в организации) и условия трудового договора, поскольку в них могут содержаться случаи либо категории работников, которым устанавливается трудовой отпуск по их желанию в летнее либо любое другое удобное время. Например, в коллективном договоре может быть предусмотрено положение о предоставлении трудового отпуска в летнее время одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет.
Трудовой отпуск должен быть предоставлен в течение рабочего года
Руководители структурных подразделений по-дают в отдел кадров предложения о времени предоставления их работникам отпусков в установ-ленный нанимателем срок (например, не позднее 15 декабря). Дальнейший их анализ осуществля-ется специалистом кадровой службы.
На что необходимо обратить внимание при обработке поступивших предложений?
Прежде всего, специалист по кадрам рассматривает в отношении каждого работника предложение о месяце (дате) трудового отпуска с учетом его рабочего года. Это обусловлено нор-мой части первой ст. 170 ТК: трудовой отпуск предоставляется работнику в течение рабочего года (ежегодно).
Рабочий год – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).
Пример
Работник был принят на работу 18 августа 2009 г. Его рабочий год исчисляется с 18 августа 2009 г. по 17 августа 2010 г. Продолжительность трудового отпуска составляет 30 календарных дней. За указанный рабочий год работник уже использовал трудовой отпуск в 2010 г. В график отпусков на 2011 г. ему может быть запланиро-ван трудовой отпуск только в период с 1 января 2011 г. по 19 июля 2011 г., т.е. реально работник должен использовать трудовой отпуск до окончания рабочего года – 17 августа 2011 г.
Если работник желает использовать свой трудовой отпуск в другой период, например в сен-тябре 2011 г., то в график отпусков следует включать 2 отпуска: один за рабочий год с 18 июля 2010 г. по 17 августа 2011 г. (до 19 июля 2011 г.), второй – за рабочий год с 18 августа 2011 г. по 17 августа 2012 г. на сентябрь Это обусловлено нор-мой об использовании трудового отпуска в теку-щем рабочем году, а перенос отпуска на другой рабочий год законодательством не предусмотрен, за исключением ст. 170 и 174, где речь идет о воз-можности переноса части трудового отпуска.
Законодательство допускает возможность разделения и переноса отпуска
При разделении трудового отпуска на части (часть первая ст. 174 ТК) и в случае, если работник изъявил желание разделить отпуск в период составления графика отпусков, в графике необ-ходимо указывать 2 части отпуска.
Как отмечалось ранее, наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (еже-годно).
Вместе с тем право на перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год закреплено в 2 статьях ТК: частях второй и четвертой ст. 170 и части третьей ст. 174.
В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности орга-низации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).
Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предо-ставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.
Иными словами, наниматель обязан предоставить в текущем рабочем году, а работник дол-жен использовать не менее 14 календарных дней трудового отпуска.
Неиспользованную часть трудового отпуска в случае отзыва работника с его согласия из отпуска (часть третья ст. 174 ТК) возможно пере-нести на другое время. Однако работник должен использовать в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска.
Важно помнить, что запрещается непредоставление трудового отпуска и отзыв из отпуска работников моложе 18 лет, а также имеющих право на дополнительный отпуск в связи с вредны-ми и (или) опасными условиями труда.
Таким образом, составляя график отпусков, кадровая служба должна проверить наличие у работников неиспользованных частей трудовых отпусков (сверить информацию в личной кар-точке) и включить их в график отпусков, присоеди-нив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.
Чтобы получить первый отпуск, нужно отработать не менее 6 месяцев
Трудовой отпуск может предоставляться в первом рабочем году через 6–11 месяцев работы.
Условия предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год предусмотрены ст. 166 ТК.
Так, трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляют-ся не ранее чем через 6 месяцев работы у нани-мателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.
Вы должны помнить, что до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:
-женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
-лицам моложе 18 лет;
-работникам, принятым на работу в порядке перевода;
-совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;
-участникам Великой Отечественной Войны
-женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
-работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования;
-в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предо-ставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).
Обращаем внимание, что указанным выше категориям работников наниматель обязан предо-ставить по их желанию трудовой отпуск полной продолжительности до истечения 6 месяцев.
В других случаях у нанимателя есть право до истечения 6 месяцев работы у него предо-ставлять трудовой отпуск работнику пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.
Итак, 6 месяцев – это минимальный период, после которого может предоставляться трудовой отпуск.
В отдельных случаях работник обязан написать заявление на отпуск
Если трудовой отпуск предоставляется в со-ответствии с графиком отпусков, то работник не обязан подавать заявление о его предостав-лении. Если в графике не указана дата начала отпуска, или отпуск предоставляется не по графику (перенесен на другой срок), или работник не включен в график (например, принят новый работник, женщина приступила к выполнению должностных обязанностей после отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет), либо график отпусков отсутствует, отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника.
Письменное заявление подается, если:
– работник просит предоставить отпуск в непредусмотренное графиком время (досрочно либо переносится на другой период)
– работник не включен в график отпусков либо в нем не указана дата начала отпуска.
Работника следует уведомить о начале отпуска
О времени начала трудового отпуска необхо-димо уведомить работника не позднее чем за календарных дней (ст. 169 ТК):
– вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня на-чала отпуска и его окончания, даты вывешива-ния списка либо направить руководителям соот-ветствующих структурных подразделений такой список;
– индивидуально – ознакомить работника под роспись с приказом о предоставлении от-пуска или запиской об отпуске, в которой указа-ны даты начала и окончания трудового отпуска.
Варианты уведомления, как правило, зависят от количества работников.
Возможно досрочное предоставление трудового отпуска в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и непредвиденным обстоятельствам наниматель имеет право на досрочное предоставление трудового отпуска всем или отдельным категориям работников (ст. 172 ТК).
Особенность предоставления трудовых отпусков при наличии исключительных или непредвиденных обстоятельств заключается в следующем. Наниматель может в одностороннем порядке, без согласия работников и профсоюза, досрочно, т.е. раньше срока, предусмотренного графиком трудовых отпусков или индивидуальным соглашением, предоставлять трудовые отпуска всем или отдельным категориям работников. При этом необходимо помнить, что предоставить отпуск в такой ситуации наниматель может только тем работникам, которых есть право на отпуск (т.е. у работ-ника начался рабочий год и трудовой отпуск не использован).
Об этих деталях не надо забывать при составлении графика отпусков
При составлении графика отпусков кадровой службе следует также помнить о необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, т.е. о выполнении производственных, финансовых и иных планов. Кроме того, при планировании трудовых отпусков нужно учитывать взаимозаменяемость руководителя структурного подразделения и его замес-тителя, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи.
При составлении графика необходимо распределять трудовые отпуска в течение календарного года, а не только в летний период (например, с мая по сентябрь). Такой планомерный подход к очередности отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.
В реальной жизни график отпусков, к сожалению, не всегда соблюдается по различным причинам: наступление у работника периода временной нетрудоспособности, наступление отпуска по беременности и родам, прием на работу новых сотрудников, выход работника на работу после окончания социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, приобретение путевки в санаторий, изменение срока предоставления трудового отпуска по семейным обстоятельствам, производственная необходимость и другие причины. При этом основанием изме-нения графика отпусков является соглашение сторон.
Утвержденный руководителем график отпусков, согласованный с профсоюзом (при его наличии), размещается на информационной доске. При этом график отпусков хранится не только в отделе кадров, но и в бухгалтерии, поскольку является документом, на основании которого формируется информация о сроках вы-платы среднего заработка за время трудового отпуска.
