8 апрель 2011
Страница № 40

Правильно ведем и храним книгу учета проверок

Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ
 
Как кадровой службе необходимо вести работу по учету, оформлению книги учета проверок? Каков порядок передачи ее в архив? Что делать с ней в случае ликвидации организации?

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.
 

Правовое регулирование

Документы, которые регламентируют ведение книги учета проверок:

– Указ Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее – Указ № 510);
– постановление Совета Министров РБ от 18.03.2010 № 383, которым утверждены форма книги учета проверок и Правила ведения книги учета проверок (далее – Правила).

Назначаем ответственного за ведение и сохранность книги

Назначение лица, ответственного за ведение и сохранность книги учета проверок, закрепляется, как правило, в соответствующем распорядительном документе (распоряжении, приказе, постановлении) (п. 4 Правил).

Книга должна быть пронумерована

Книга учета проверок должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и скреплена печатью организации.

В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, лица, осуществляющего ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, книга учета проверок скрепляется его подписью (п. 3 Правил).

Порядок регистрации налоговым органом книги учета проверок, а также ее приобретения устанавливается Министерством по налогам и сборам РБ.

В Правилах не установлен порядок учета записей, вносимых в книгу учета проверок, поэтому если эта книга ведется в течение нескольких лет, то со следующего года нумерацию вносимых проверок в книгу учета проверок начинайте с № 1.

Правила нумерации и лист-заверитель

При нумерации книги номера листов проставляют в правом верхнем углу черным графитным карандашом. В конце книг на чистом листе оформляют лист-заверитель по следующей форме:
 

               В деле подшито и пронумеровано
               _______________________ листов
 (цифрами  и прописью)
          Наименование  должности
лица, составившего
     заверительную надпись 
                       Подпись     Расшифровка подписи
Дата                         
 

Включите книгу в номенклатуру дел организации

Книга учета проверок как самостоятельное дело включается в номенклатуру дел организации каждый год, так как номенклатура дел каждый год уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января.

Если в организации данный порядок не соблюдался, книга учета проверок включается в номенклатуру дел под резервным индексом в соответствующем разделе.

При составлении номенклатуры дел на следующий и последующие годы порядковый индекс книге присваивайте в соответствии с общепринятым порядком систематизации дел в номенклатуре, установленным п. 165.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Пример 1

По приказу руководителя ответственным за ведение книги учета проверок назначен работник кадровой службы. Кадровой службе по номенклатуре дел присвоен индекс 3.

Книга проверок по номенклатуре дел может иметь индекс 3-10, где 3 – индекс кадровой службы по номенклатуре дел, а 10 – порядковый номер книги в этом подразделении.

Пример 2

                  Наименование организации
                  Кадровая  служба
                  Дело  № 3-10
                  Книга учета проверок
                           _________________
                              дата (крайние даты)
                           На _______листах
                          Хранить__________
 
Крайними датами такого дела будут даты учета  в книге первой и последней записи.
 
Срок хранения книги

Книга учета проверок хранится 5 лет (после окончания ведения) (ст. 540-1 Переченя типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38).

Книга ведется до ее полного заполнения, т.е. фактический срок ее ведения не определен и может составлять, например, 3, 5, 7 и более лет. Таким образом, эта книга будет являться переходящей в делопроизводстве, что должно найти отражение в номенклатуре.

Пример 3

Книга учета проверок ведется в организации в течение 3 лет и будет вестись, пока полностью не будет заполнена. В этом случае она включается в номенклатуру дел предстоящего делопроизводственного года, а в гр. 5 «Примечание» будет делаться отметка «переходящее».
 
Книга в архив организации не передается

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются. Поэтому завершенная делопроизводством (полностью заполненная) книга учета проверок хранится у должностных лиц, назначенных приказом руководителя ответственными за ее ведение и сохранность, до окончания срока хранения (5 лет), а затем включается в установленном порядке в акт об уничтожении.

При этом важно соблюдать 2 основных условия:

1) дела уничтожаются в организациях, если истекает установленный срок их хранения на 1 января текущего года;
2) дела уничтожаются лишь за тот хронологический период времени, за который в организации в установленном порядке согласованы и утверждены описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

Когда книга может передаваться в архив организации

По решению руководителя организации дела временного (10 лет) хранения, в т.ч. книга учета проверок, могут передаваться в архив организации.

Если  дела постоянного хранения и по личному составу передаются в архив организации по соответствующим описям дел, то на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. После окончания ведения книга учета проверок передается в архив по номенклатуре дел. При передаче книги в архив в гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел производится запись «Сдано в архив», а в конце номенклатуры указывается общее количество переданных книг и делается отметка о приеме-передаче.

Пример

Передал 2 (две) книги учета проверок

       Инспектор по кадрам                Подпись            О.Л. Машко  
           (должность)                          (подпись)         (И.О. Фамилия)

Дата
 
Принял 2 (две) книги учета проверок

            Зав. архивом                              Подпись               В.П. Зайцева   
(лицо, ответственное за архив)            (подпись)            (И.О. Фамилия)

Если организация ликвидируется

В случае ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) книгу учета проверок одновременно с документами ликвидируемого субъекта вам необходимо в установленном порядке сдать на хранение в соответствующий архив.

В случае ликвидации организаций (как государственной, так и негосударственной формы собственности), являющихся источниками комплектования государственного архива, их архивные документы постоянного хранения передают в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения (в т.ч. книги учета проверок), а также документы по личному составу – в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) или в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа).

ЭТО ВАЖНО! При ликвидации организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива (как государственной, так и негосударственной формы собственности), прекращении деятельности индивидуального предпринимателя их архивные документы, в т.ч. по личному составу, передаются на хранение в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) или в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа.
 
Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.