Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Образец акта об отказе работника от получения трудовой книжки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Ситуация
Увольняется работник филиала, расположенного в г. Бресте. Его трудовая книжка хранится в головном офисе в г. Минске.
Как поступить в данном случае, чтобы не нарушить закон?
При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в день увольнения (в последний день работы) (часть шестая ст. 50 ТК). Но на практике бывает, что трудовые книжки работников филиалов хранятся в головном офисе. В такой ситуации выдать трудовую книжку в день увольнения (в последний день работы) проблематично.
Предлагаемые способы решения указанной проблемы помогут не нарушить трудовое законодательство.
Способ 1. Попросите работника в день увольнения написать заявление, чтобы трудовую книжку ему отправили по почте.
Этот способ избавит вас от ответственности за задержку трудовой книжки, а работника – от необходимости ехать за ней в головной офис. Объясните сотруднику, что он не успеет получить трудовую книжку в день увольнения и просите дать письменное согласие получить ее по почте. Если работник напишет заявление, направляйте трудовую книжку по почте ценным письмом с описью вложения. Так вы защититесь от претензий работника, что в письме не было трудовой книжки. В гр. 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении» Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) сделайте запись о том, что направили книжку по почте, укажите дату, сошлитесь на заявление.
Способ 2. Направьте работнику заранее или в день увольнения уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Этот способ избавит вас от ответственности за задержку трудовой книжки в случае, если работника нет на работе в день увольнения. Но работнику придется ехать в головной офис, чтобы забрать ее. В уведомлении напомните, что работник может дать согласие получить трудовую книжку по почте. Укажите точный адрес помещения организации, где хранятся трудовые книжки и книга учета, график работы отдела кадров. Если работник явится за трудовой книжкой, дайте ему расписаться в приказе (распоряжении) об увольнении, а также в гр. 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки» книги учета. Проследите, чтобы он поставил дату, когда получил трудовую книжку.
Если работник за трудовой книжкой не явится, у вас будет уведомление. Когда работник получит заказное письмо, почта вернет вам уведомление с датой вручения и его подписью. Перенесите данные в гр. 12 книги учета. Сохраните заявление сотрудника, ваши уведомления, квитанции почтовых отправлений, сделайте отметку в книге учета и храните эти документы вместе с книгой учета.
Способ 3. Оформите командировку, чтобы вручить сотруднику трудовую книжку по месту его работы в филиале.
Этот способ не совсем удобный, но позволяет вручить трудовую книжку в день увольнения. Для этого вам необходимо будет оформить командировку.
Не забудьте также взять с собой книгу учета. В ней работник распишется при получении трудовой книжки.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Виктория Королёва, главный правовой инспектор труда
Минской областной организации Белорусского профессионального союза
работников государственных и других учреждений
