1. На каких работников личные дела не ведутся?

Личные дела ведутся (п. 2 Инструкции № 2):

• на руководителей;
• специалистов;
• научных работников;
• государственных служащих;
• других работников в случаях, определенных законодательством.

Таким образом, Инструкция № 2 не установила обязательства по ведению личных дел:

• на рабочих;
• других служащих.

В свою очередь, организация в своем локальном правовом акте (ЛПА) может предусмотреть ведение личных дел на работников, для которых Инструкция № 2 не установила данное обязательство.

Дополнительно стоит обратить внимание на ведение личных дел совместителей.

Так, Инструкция № 2 не делает исключения по ведению личных дел для внешних совместителей: порядок работы с их личными делами аналогичен порядку работы с личными делами работников, для которых работа в организации является основной.

Нормативные правовые акты не предусматривают ведения двух или более личных дел на одного работника организации. Таким образом, на внутреннего совместителя не заводится отдельное личное дело, поскольку личное дело заводится на работника, а не его должности.

 

Справочно:

в случае обеспечения управляющим стабильной и эффективной хозяйственной (экономической) деятельности физическое лицо, исполнявшее обязанности управляющего, включается в соответствующий резерв кадров государственного органа. Указание этих результатов заносится в личное дело лица, достигшего таких результатов (часть вторая ст. 81 Закона о банкротстве).

 

Инструкция № 2 не предусматривает ведение личного дела на работающего по гражданско-правовому договору. Это связано с тем, что личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (п. 2 Инструкции № 2), а работа по гражданско-правовому договору относится к гражданско-правовым отношениям.

 

2. Нужно ли включать документы об установлении совмещения в личное дело работника?

На этапе формирования личного дела в него включается копия (выписка) приказа (распоряжения, постановления, решения) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции № 2).

В процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. (п. 8 Инструкции № 2). Все приведенные в п. 8 Инструкции № 2 приказы имеют срок хранения 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов).

При этом указанный в п. 8 Инструкции № 2 перечень приказов не является исчерпывающим. Соответственно кадровая служба организации может самостоятельно определить перечень иных разновидностей приказов по личному составу, копии которых включаются в состав личного дела.

 

Справочно:

срок хранения приказов об изменении условий трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, доплат также составляет 75 лет.

 

Таким образом, вопрос о включении документов об установлении совмещения в личное дело работника решается кадровой службой организации самостоятельно (с закреплением в ЛПА).

 

3. Работник работает в организации в должности кладовщика на 1,0 ставки по контракту. Его принимают как внутреннего совместителя на должность дворника на 0,5 ставки.

Нужно ли в таком случае заводить новое личное дело и карточку Т-2?

Кладовщик (код по ОКРБ 014-2017 – 4321-002) относится к категории рабочих. Дворник (код по ОКРБ 014-2017 – 9613-001) тоже относится к категории рабочих. Исходя из требований части второй п. 2 Инструкции № 2 ведение личных дел на рабочих является правом, а не обязанностью нанимателя.

Как упоминалось выше, нормативные правовые акты не предусматривают ведения двух или более личных дел на одного работника организации, поэтому для внутреннего совместителя не заводится отдельное личное дело.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации, если в ЛПА установлен порядок, согласно которому личные дела ведутся на рабочих, то на работника заводится одно личное дело, в котором отражаются сведения о работе и по основному месту работы, и в качестве внутреннего совместителя.

Порядок ведения личной карточки формы Т-2 ранее регулировался постановлением № 241, которое с 26.10.2007 утратило силу.

В настоящее время порядок применения личных карточек регулируется ЛПА.

Таким образом, по мнению автора, целесообразно при решении вопроса о заведении личной карточки руководствоваться правилом, описанным выше в отношении личных дел: заводить одну личную карточку на работника, в которой отражать в т.ч. сведения и о работе в качестве внутреннего совместителя.

 

4. Нужно ли заводить новое личное дело на работника, если после увольнения через месяц он опять трудоустроился по той же должности?

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников (п. 23 Инструкции № 2).

Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (часть вторая п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 194 Инструкции по делопроизводству).

Это значит, что личные дела уволенных в 2018 г. работников в течение 2019 г. подлежали полному оформлению в кадровой службе и не позднее 31 декабря 2020 г. должны быть переданы в архив организации. Соответственно раздел описи, включающий личные дела работников, уволенных в 2018 г., должен быть составлен и утвержден не позднее 31 декабря 2020 г.

Таким образом, Инструкция № 2 никак не регулирует рассматриваемый вопрос. В связи с этим организации необходимо руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству. Иными словами, если личное дело уволенного работника в установленном порядке не включено в опись и не передано в архив организации (т.е. в течение 2 полных делопроизводственных лет), при повторном трудоустройстве возможно продолжение ведения ранее заведенного личного дела. Соответственно, если работник спустя месяц повторно трудоустраивается в организацию, можно продолжить ведение его личного дела.

Однако при таком подходе необходимо решить вопрос об определении крайних дат личного дела, указываемых на его обложке.

Возможным вариантом решения данной проблемы является указание ниже крайних дат личного дела отметки, указывающей на перерывы в ведении личного дела (аналогично отметке о наличии в деле документов за более ранний период, чем год формирования дела). Например:

Начато: 01.08.2015

Окончено: 11.03.2020

С перерывом в 2017 г.

Отметим, что нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства подобные варианты решения вопроса с крайними датами личного дела не предусматривают.

 

5. Можно ли включать в личные дела работников должностные инструкции или их надо формировать в отдельное дело?

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК (после увольнения) (подп. 638.3 п. Перечня типовых документов).

Срок хранения должностных инструкций – 50 лет (после замены новыми) (п. 30 Перечня типовых документов).

Инструкция № 2 не предусматривает включения должностных инструкций в состав личных дел работников на этапе формирования и ведения.

Должностная (рабочая) инструкция относится к ЛПА, определяющим трудовой распорядок работников в организации (часть первая ст. 194 ТК). В качестве ЛПА должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности (профессии), а не на конкретных работников. Поэтому для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
• должностные (рабочие) инструкции работникам и др.

Личные дела уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий (п. 165 Правил работы архивов).

Таким образом, должностные инструкции не подлежат включению в состав личных дел и формируются в отдельное дело.

 

6. Нужно ли включать в состав личного дела копию свидетельства о заключении брака, если фамилия в документе об образовании отличается от фамилии, указанной в иных личных документах (паспорте)?

В состав личного дела работника не включаются (п. 9 Инструкции № 2):

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Копия свидетельства о заключении брака не включена в перечень документов, которые включаются в личное дело при его формировании и в процессе ведения (пп. 6–8 Инструкции № 2).

Так как копия свидетельства о заключении брака относится к документам временного (до 10 лет) хранения, ее включение в состав личного дела запрещено Инструкцией № 2.

В случае выявления при приеме на работу несовпадения в личных документах (документы об образовании, паспорт и др.) фамилии работника необходимо потребовать у работника дополнительно представить документы, подтверждающие факт смены фамилии: например, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и др.

В случае возникновения сомнений в подлинности документа об образовании наниматель обязан направить запрос в республиканский орган государственного управления, проводящий государственную политику в сфере образования (Минобразование Республики Беларусь), о подтверждении факта его выдачи конкретному лицу (часть вторая ст. 54 ТК).

 

7. Что указывается в гр. 4 «Индекс документа» внутренней описи документов личного дела?

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции по делопроизводству).

Например, регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (часть вторая подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Например: 12-к, 44-л.

В свою очередь, регистрационный индекс исходящего письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ (подп. 141.3 п. 141 Инструкции по делопроизводству). Например: 05-44/188.

Регистрационными индексами докладных записок, справок, заявлений и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп. 142.6 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Например: 55, 106/02-11.

Не все документы, подлежащие обязательному включению в состав личного дела при его заведении, имеют регистрационный индекс. Так, не имеют регистрационного индекса (т.е. не подлежат регистрации) следующие документы:

• дополнение к личному листку по учету кадров;
• личный листок по учету кадров;
• автобиография.

Поскольку указанным документам не присваивается регистрационный индекс, гр. 4 внутренний описи для них не заполняется.

Отдельные трудности вызывает заполнение гр. 4 внутренней описи документов личного дела в отношении документов об образовании. Данное обстоятельство обусловлено тем, что в документах об образовании содержится серия (проставляемая типографским способом, как документу строгой отчетности), а также регистрационный номер (согласно книге учета и выдачи документов об образовании). Последний проставляется собственноручно в учреждении образования. В связи с этим целесообразно в гр. 4 внутренней описи указывать и серию, и регистрационный номер документа об образовании. Например: А № 1220697; 3056-д.

 

8. Что необходимо указывать в гр. 3 «Дата постановки на учет» и 4 «Отметка о снятии с учета» журнала (книги) учета личных дел?

Личное дело считается сформированным после включения в него копии распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) о приеме на работу (назначении на должность).

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2 (часть первая п. 20 Инструкции № 2).

Датой постановки на учет личного дела является дата его регистрации в книге (журнале) учета личных дел. Дата постановки на учет может отличаться от даты распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) о приеме на работу (назначении на должность).

Датой снятия с учета является дата передачи личного дела из кадровой службы в архив. Отметим, что дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (часть вторая п. 204 Инструкции по делопроизводству).

 

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Закон Республики Беларусь от 13.07.2012 № 415-З «Об экономической несостоятельности (банкротстве)» (Закон о банкротстве).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия» ОКРБ 014-2017, утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (ОКРБ 014-2017).

Постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (постановление № 241).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).