Ситуация
При проведении аудиторской проверки сделано замечание о том, что в табеле учета рабочего времени на бумажном носителе нет подписей ответственного лица и специалистов отдела кадров (сверкой табеля, высланного руководителем структурного подразделения, с данными, внесенными в программу, занимается отдел кадров). В ходе проверки также выяснилось, что сотрудник отдела кадров, не имея сведений, подтверждающих причину отсутствия работника, поставил подпись под табелем, в котором указана недостоверная информация, так как на дату проверки табеля в отделе кадров не было соответствующих документов (например, листка нетрудоспособности, дата начала которого и дата окончания известны только со слов).
Какое наказание ждет сотрудника отдела кадров в этом случае?
В организации установлен чат, в котором каждый пользователь имеет оригинальное имя, защищенное паролем. Все табели, высылаемые от подразделений организации, хранятся в системной папке архивного хранения, расположенной на общем сервере организации.
Может ли табель учета рабочего времени храниться в электронном виде без использования ЭЦП, если программные средства, используемые в организации, позволяют идентифицировать лицо, выславшее табель?
Одна из обязанностей нанимателя, предусмотренных законодательством о труде, – это ведение учета фактически отработанного работником времени (п. 3 части первой ст. 55 ТК).
Соблюдение данного требования позволяет не только контролировать своевременную явку сотрудников на работу и уход с нее, но и их пребывание на рабочем месте на протяжении рабочего дня, определять продолжительность фактически отработанного ими времени, рабочего времени, в течение которого работники на законных основаниях были освобождены от исполнения трудовых обязанностей (простой, временная нетрудоспособность, и т.д.), выявлять факты отсутствия на работе без уважительных причин и применять к нарушителям трудовой дисциплины меры дисциплинарной ответственности.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Организация учета явки сотрудников на работу и ухода с нее
До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (часть вторая ст. 133 ТК).
Для реализации данного требования наниматель может вести журнал учета рабочего времени. В течение рабочего дня данный журнал должен находиться в определенном месте, известном всем работникам организации (например, на проходной либо у сотрудника, ответственного за его ведение). Доступ к журналу должен быть обеспечен как минимум за полчаса до начала работы и сразу же после ее окончания. В непосредственной близости от данного журнала должны находиться часы, правильно показывающие текущее время.
Время прихода каждого работника на рабочее место и ухода с него должно быть отмечено в журнале учета рабочего времени под его личную подпись.
Учет рабочего времени может быть организован и использованием специальной электронной системы. При выборе данного варианта на проходной организации устанавливается электронная пропускная система с именными карточками, которые должны выдаваться каждому работнику под роспись.
Как показывает практика, ведение журнала учета рабочего времени, в котором фиксируется приход и уход сотрудников, либо установка электронной пропускной системы обеспечивается не во всех организациях. Зачастую ведение учета рабочего времени сводится к формальному проставлению в документах, отражающих учет его использования, количества часов за рабочий день (смену), которое установлено правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) либо графиком работ (сменности). Подобный вариант, безусловно, самый простой, но он не позволяет отразить реальное количество часов, отработанных сотрудниками в течение рабочего дня, а в случае опозданий или прогулов затрудняет привлечение нарушителей трудового распорядка к дисциплинарной ответственности.
Документы, с помощью которых может быть организован учет рабочего времени
Учет явок на работу и ухода может быть организован посредством оформления табелей использования рабочего времени, годовых табельных карточек и других документов с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений (часть третья ст. 133 ТК).
На практике учет рабочего времени работников, как правило, организуется путем составления табеля использования рабочего времени.
Форма табеля учета рабочего времени работников, а также перечень условных обозначений, которые следует использовать при его заполнении, действующим законодательством не установлены. Основные правила ведения указанного документа, обязанности работников, ответственных за его осуществление, форма табеля и условные обозначения видов затрат рабочего времени наниматель может определить на локальном уровне, в частности, разработав в соответствующее положение.
Справочно: при определении перечня условных обозначений для заполнения табеля учета рабочего времени могут быть использованы обозначения, указанные в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу).
Принципы учета рабочего времени
Правила, которые должны быть приняты во внимание при заполнении табеля учета использования рабочего времени, определены частями 4–10 ст. 133 ТК.
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время.
Справочно: рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, ПВТР обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности.
К рабочему относится в т.ч. время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени: сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни (ст. 110 ТК).
В составе отработанного времени отдельно учитывают время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
В составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.
Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно ПВТР, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).
Как фактически отработанное должно учитываться время:
– выполнения основных и подготовительно-заключительных операций: получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.;
– перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны, а при их отсутствии – нанимателем по согласованию с профсоюзом.
В фактическое время не входит и не учитывается время
– проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно;
– необходимое на дорогу от проходной до рабочего места;
– на переодевание перед началом и после окончания работы;
– на регистрацию при уходе.
Время внутрисменных простоев учитывается начиная с 5 мин.
Оформление табеля учета использования рабочего времени
В табеле учета использования рабочего времени должны быть отражены следующие реквизиты:
– наименование организации и ее структурных подразделений;
– год и месяц, за который учитывается рабочее время;
– норма часов рабочего времени за указанный месяц;
– фамилии, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, и их табельные номера;
– фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель.
Справочно: табельный номер присваивают работнику при приеме на работу. Он сохраняется за работником при перемещениях внутри организации, а также при исполнении трудовых обязанностей по второй должности (профессии) на условиях внутреннего совместительства.
Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет.
Табель учета использования рабочего времени заполняют каждый день в течение всего месяца. Ежедневно в табеле указывается количество часов, отработанных каждым сотрудником в течение рабочего дня (смены).
Если продолжительность рабочего времени сотрудников составляет целые часы, то минуты допускается не указывать, проставляется только количество часов (например, 7 или 8).
Если продолжительность рабочего дня определяется часами с минутами, следует указывать и полные, и неполные рабочие часы. Например, 8 ч 15 мин могут быть отмечены как «8.15».
В табеле учета рабочего времени должны быть отражены выходные дни работников, дни их пребывания в служебной командировке, трудовом либо социальном отпуске, дни отсутствия на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности, дни прогулов и др. Исправления в табеле не допускаются.
Не отражается в табеле продолжительность работы:
– выполняемой работником в порядке совмещения;
– выполняемой работником с ненормированным рабочим днем за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени;
– выполненной по инициативе самого работника без предложения, распоряжения или с ведома нанимателя.
При заполнении табеля допустимо применять один из следующих методов учета рабочего времени:
– метод сплошной регистрации явок или неявок на работу;
– метод регистрации исключительно отклонений в режиме рабочего времени сотрудников (например, опозданий, прогулов, сверхурочной работы). Указанный способ, как правило, применяется для учета рабочего времени сотрудников, чья заработная плата не зависит от количества отработанного времени например, сотрудников с ненормированным рабочим днем.
В конце месяца в табеле отражается общее количество рабочих часов и рабочих дней каждого из сотрудников. Далее заполненный табель подписывается лицом, его составившим, по необходимости согласовывается с руководителями структурных подразделений и после утверждения руководителем организации передается в бухгалтерию.
Табель учета рабочего времени хранится на протяжении 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 184 Перечня).
Документ: Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
Отметки в табеле учета рабочего времени
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного или сокращенного рабочего времени, сверхурочной работе и других случаях осуществления труда в условиях, отличных от нормальной продолжительности рабочего времени, допустимо проставлять лишь при наличии соответствующих документов, подтверждающих подобные факты.
К таким документам относятся:
– листок нетрудоспособности;
– справка о выполнении государственных или общественных обязанностей;
– листок о простое;
– трудовой договор о работе по совместительству;
– письменное согласие работника на привлечение к сверхурочной работе, работе в праздничные и выходные дни и др.
ЭТО ВАЖНО! Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, не имеется, следует сделать отметку о неявке по невыясненным причинам. После того как причины отсутствия работника станут известны, составляют корректировочный табель с отражением в нем конкретных причин неявки на работу в определенные дни месяца (например, временная нетрудоспособность, прогул и т.д.).
Табель в электронном виде
Локальным нормативным правовым актом, регламентирующим учет рабочего времени в организации, может быть предусмотрено ведение табеля в электронном виде. Однако после внесения всех необходимых сведений его потребуется распечатать для подписей ответственных лиц.
Назначение работника, ответственного за ведение табеля
В организациях со сложной штатной структурой, предусматривающей наличие структурных подразделений (отделов, служб), обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников соответствующих подразделений. На предприятиях с небольшой штатной численностью учет рабочего времени, как правило, осуществляет бухгалтер или специалист по кадрам.
Обязанность по ведению табеля определенным сотрудником может быть закреплена в его должностной инструкции либо возложена на него путем издания соответствующего приказа.
Функции работника, осуществляющего табельный учет рабочего времени, подлежащие указанию в должностной инструкции, должны включать:
– ведение учета штатного состава работников организации (подразделения);
– внесение в табель соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д., на основании документов (приказов по личному составу и др.);
– осуществление учета своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
– контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и др.;
– подготовку списков сотрудников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с табельным учетом использования рабочего времени.
Если обязанность по ведению табельного учета закреплена в должностной инструкции сотрудника, приказ о назначении его ответственным за ведение табеля учета рабочего времени может не издаваться.
Работник, в обязанности которому вменено ведение табеля, несет ответственность за достоверность сведений, отраженных в данном документе, а также за его своевременную сдачу. Он в обязательном порядке должен быть ознакомлен под роспись с локальным актом нанимателя, регламентирующим вопросы учета рабочего времени сотрудников организации. При нарушении изложенных в нем требований к виновному работнику может быть применена одна из мер дисциплинарной ответственности, предусмотренных законодательством:
– замечание (п. 1 части второй ст. 198 ТК);
– выговор (п. 2 части второй ст. 198 ТК);
– лишение полностью или частично дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев (подп. 3.3 п. 3 Декрета № 5).
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Если подобные нарушения будут носить систематический характер, наниматель вправе рассмотреть вопрос об увольнении работника по п. 4 ст. 42 ТК.
Светлана Семенихина, юрист
