Любой документ имеет сразу несколько реквизитов, при этом способы их оформления различаются. Так, существуют реквизиты, которые можно оформлять только от руки. Другие реквизиты оформляются комбинированным способом, т.е. часть информации печатается, а часть оформляется от руки. Предлагаем вам рассмотреть такие реквизиты более подробно.
Ряд документов может создаваться в организации в непечатном виде, т.е. оформляться от руки. Это такие документы, как заявления, докладные и объяснительные записки. Независимо от того, создавался ли документ с использованием печатных средств или исключительно от руки, при его составлении и оформлении должны соблюдаться требования, определенные актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.
При подготовке документов реквизиты необходимо оформлять, руководствуясь:
– Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.
Рассмотрим подробнее реквизиты, которые могут или должны оформляться от руки.
Реквизит «Дата документа»
Датой документа является:
– дата его подписания – для распорядительных документов, писем;
– дата события, зафиксированного в документе, – для протоколов, актов;
– для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия;
– для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) – дата утверждения.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании.
ЭТО ВАЖНО! В документе допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца должно проставить должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.
Дата в приказах (распоряжениях) нанимателя проставляется от руки. Дата в постановлениях печатается или проставляется от руки.
Реквизит «Регистрационный индекс»
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).
Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», в которой дата и регистрационный номер могут указываться от руки (в зависимости от используемой технологии регистрации документов в организации).
Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа»
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Трафаретная часть реквизита «На № ________ от ________» также может заполняться от руки.
Реквизит «Гриф утверждения»
Документ разрешено утверждать двумя способами. Первый – это издание распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения). Второй способ – документ утверждается должностным лицом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример оформления реквизита
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И. Новиков
23.01.2013
В данном реквизите от руки следует заполнять дату утверждения документа, также утверждающий собственноручно проставляет на документе личную подпись.
Реквизит «Резолюция»
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.
Резолюцию ставят на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указывают фамилию и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, проставляют личную подпись руководителя и дату составления резолюции.
Реквизит «Отметка о контроле»
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
ЭТО ВАЖНО! Отметку проставляют от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля.
Отметка может быть дополнена контрольной датой, которая также может проставляться от руки.
Реквизит «Подпись»
Подпись – обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия).
Пример реквизита
Директор института Подпись Т.А. Ларионов
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.
ЭТО ВАЖНО! Исправления «Зам.» или «И.О.» вносят от руки или машинописным способом. Обратите внимание, что не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности.
Реквизит «Гриф согласования»
Гриф согласования – реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.
Согласование бывает внутренним (документ проходит согласование внутри организации, например между структурными подразделениями и должностными лицами), и внешнее – с подчиненными и неподчиненными организациями. При внутреннем согласовании следует применять визирование документа, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Пример реквизита
СОГЛАСОВАНО
Директор закрытого акционерного
общества «Бизнесконсалт»
Подпись С.Б. Маркин
25.01.2013
В данном реквизите от руки заполняется дата согласования документа, а также проставляется личная подпись согласующего.
Реквизит «Визы»
Визой оформляют внутреннее согласование, указывающее на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Кроме того, реквизит «Визы» используют и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления должна начинаться словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату (проставляется от руки).
ЭТО ВАЖНО! Замечания и дополнения к документу нужно излагать на отдельном листе, а на проекте документа указать от руки: «Замечания прилагаются».
Пример реквизита
Начальник отдела кадров
Подпись А.В. Смирнов
25.01.2013
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Реквизит «Отметка о заверении копии»
Заверительная отметка состоит из слова «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
ЭТО ВАЖНО! Как правило, отметку о заверении копии оформляют от руки.
Пример реквизита
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов
25.01.2013
На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Пример реквизита
Верно
Подпись А.П. Германович
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Отметку заполняют от руки. Она состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении (при отсутствии такого документа указывают краткие сведения об исполнении), личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.
Пример реквизита
В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.01.2013 № 11-10/130
Подпись
16.01.2013
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа: например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности.
ЭТО ВАЖНО! Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.
