Алгоритм действий при использовании обходного листа

 

Законность применения обходного листа

Что представляет собой обходной лист?

В законодательстве не содержится четкого определения обходного листа. На практике под обходным листом обычно понимают документ, оформляемый при увольнении, уходе в отпуск и т.п. На нем проставляется отметка различных должностных лиц организации об отсутствии у увольняемого работника материальной задолженности.

Трудовой кодекс РБ (далее – ТК), как и КЗоТ 1972 г., не содержит никакого упоминания об обходном листе. На практике он представляет собой документ, с которым увольняемый работник должен обойти руководителей определенных подразделений организации с тем, чтобы они зафиксировали факт отсутствия к нему каких-либо имущественных претензий, связанных с невозвращением материальных ценностей. Обычно на обходном листе требуются подписи руководителей таких структурных подразделений, как бухгалтерия, служба безопасности, подразделение, где непосредственно работал увольняемый работник, отдел кадров, а в некоторых случаях еще и библиотека, юридический отдел и др.

В конечном итоге подписанный всеми необходимыми лицами обходной лист фактически означает, что работник при увольнении передал соответствующим лицам все числящиеся за ним материальные ценности, отчитался по всем выданным ему под отчет денежным суммам, сдал служебное удостоверение, пропуск на территорию нанимателя и т.д.

При отсутствии хотя бы одной из требуемых подписей директор может запретить отделу кадров принимать обходной лист от увольняемого работника, что на практике во многих случаях влечет ваш отказ как специалиста по кадрам выдать работнику трудовую книжку и отказ бухгалтерии произвести расчет с увольняемым работником. Иными словами, имеет место задержка увольнения работника до того момента, пока им не будет сдан в отдел кадров заполненный по установленной форме обходной лист. Законно ли это?

Может ли отсутствие обходного листа помешать увольнению работника?

ТК, не упоминая об обходном листе, достаточно подробно регламентирует процедуру оформления прекращения трудового договора. Так, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК).

Днем прекращения трудового договора в подавляющем большинстве случаев является последний день работы работника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (должность). Подобная ситуация возникает, в частности, тогда, когда работник реализует свое право на отпуск с последующим увольнением, закрепленное в ст. 178 ТК. В этом случае днем увольнения считается не последний день работы перед отпуском, а последний день отпуска.

Именно в день прекращения трудового договора (как правило, последний день работы работника) вы обязаны выдать своему сотруднику его трудовую книжку и произвести с ним расчет.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то вам необходимо в этот же день направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (п. 47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, далее – Инструкция № 30).

В случаях, когда работник отказывается сам получить трудовую книжку (несмотря на заказное письмо с уведомлением о ее получении), не явился за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку ее выдачи. При этом факт отказа от получения трудовой книжки вы должны оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (п. 48 Инструкции № 30).

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и расчета при увольнении установлена соответственно ст. 79 и 78 ТК.

Таким образом, трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника при расторжении трудового договора совершать какие-либо действия по заполнению обходных листов, передаче материальных ценностей и дел другому работнику и т.п.

За и против применения обходных листов

Ряд специалистов оценивают дополнительные процедуры, связанные с увольнением работников, как сложившиеся на практике обычаи и делают вывод о возможности их фиксации в локальных нормативных правовых актах. В случае такой фиксации также допускают возможность применения к работникам мер дисциплинарного взыскания при отказе в оформлении ими обходного листа.

Более того, упоминание об обходных листах можно встретить не только в локальных нормативных актах многих нанимателей, но и в некоторых нормативных правовых актах:

– пп. 131, 167 Инструкции о вещевом обеспечении органов внутренних дел Республики Беларусь, утвержденной постановлением МВД РБ от 30.10.2006 № 287;
– подп. 57.13 Инструкции о вещевом обеспечении органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденной постановлением МЧС РБ 10.03.2005 № 26.

Есть и другая точка зрения: закрепление в локальных нормативных актах обязанности работника заполнять обходной лист ухудшает его положение по сравнению с установленным трудовым законодательством, а следовательно, является неправомерным.

Даже если в локальных нормативных правовых актах вашей организаций закреплены обязанности работника по заполнению обходного листа, такие действия вашего директора, как неподписание приказов об увольнении, задержка расчета с увольняемыми работниками, нарушившими данную обязанность, задержка выдачи им трудовых книжек, являются, безусловно, незаконными.

Обозначенные действия нанимателей не соответствуют действующему трудовому законодательству.

Процедура увольнения и обходной лист

Итак, в последний день работы вы обязаны в любом случае выдать работнику трудовую книжку с соответствующей записью о прекращении трудового договора, а бухгалтерия должна произвести выплату всех сумм, причитающихся данному работнику.

Даже если в вашей организации в локальных документах установлена практика применения обходных листов, то вы можете столкнуться и с иными трудностями, возникающими, в частности, в случаях, когда заявление об увольнении по собственному желанию ваш сотрудник подал во время его пребывания в отпуске, а также в период временной нетрудоспособности. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом нанимателя в письменной форме по общему правилу не позднее чем за месяц, а при наличии уважительных причин – в срок, указанный в заявлении (ст. 40 ТК).

При этом законодатель не ограничивает работника в праве принять решение о прекращении трудового договора и в период пребывания в отпуске либо в период временной нетрудоспособности.

Некоторые наниматели, исходя из локальной обязанности работников сдать материальные ценности, заполнить обходной лист, пытаются отзывать их из отпусков либо задерживать оформление процедуры расторжения трудового договора до окончания периода временной нетрудоспособности для выполнения ими рассматриваемых дополнительных процедур.

Однако срок, установленный в ст. 40 ТК, – это время, необходимое нанимателю, чтобы найти замену увольняющемуся работнику, а не для осуществления увольняющимся работником передачи дел, сдачи отчетов, подписания обходных листов и т.п. Тем более что в одном из рассматриваемых случаев работник реализует свое право на отдых и не обязан являться по месту работы, а в другом – находится в состоянии временной нетрудоспособности.

Что касается возможности отзыва работника из отпуска, то в соответствии со ст. 174 ТК такой отзыв возможен только с его согласия. Поэтому, если работник, находящийся в отпуске, откажется прервать его и явиться по месту работы, никаких законных рычагов воздействия на него у вашего директора не будет.

Заявление об увольнении работник может направить нанимателю, к примеру, и заказным письмом.

Правило, изложенное в ст. 43 ТК, согласно которому не допускается увольнение работника в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске, применяется только для случаев увольнения по инициативе нанимателя.

Увольнение может быть произведено по истечении срока, установленного ст. 40 ТК, либо в срок, указанный в заявлении. Следует учитывать, что до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать заявление.

Срок хранения обходного листа

Действующее законодательство не устанавливает общий срок хранения обходного листа. Однако в некоторых ведомственных актах такой срок установлен (см. таблицу):

 

 

 

Шаг 1. При необходимости учитываем случаи и порядок использования обходного листа в локальных нормативных правовых актах, регулирующие осуществление кадровых процедур в организации (как правило, при увольнении, переводе).

Закрепление в локальных нормативных правовых актах вашей организации (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) обязанности работников по заполнению и сдаче обходных листов не подкреплено правом нанимателей требовать в соответствии с законодательством выполнения работниками указанной обязанности, а в случае ее невыполнения – применять те негативные для работников меры, которые имеют место на практике.

Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса необходимо учитывать и интересы нанимателя. Поэтому, если бездействием работника перед его увольнением (непередачей или задержкой в передаче находящихся у него документов или материальных ценностей) нанимателю будет причинен имущественный ущерб, наниматель вправе обратиться в суд с иском о взыскании с него ущерба.

Шаг 2. Утверждаем форму обходного листа.

Форма обходного листа, а также порядок его заполнения определяются на локальном уровне, чаще всего в правилах внутреннего трудового распорядка. Нередко в таких локальных нормативных правовых актах содержится указание на то, что после подписания всеми соответствующими лицами обходной лист должен быть сдан работником специалисту по кадрам.

Шаг 3. В случаях, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, предлагаем работнику оформить обходной лист.