Какую дату необходимо указывать при регистрации заявления (на отпуск и др.) – дату написания заявления, которую указал работник, либо дату, когда работником отдела кадров данный документ регистрируется и ему присваивается номер?
Дата документа и дата регистрации должны совпадать.
При регистрации поступивших документов, в т.ч. заявлений, в регистрационной форме указывается дата поступления документа. По Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления.
Следует различать дату документа и дату поступления документа.
Датой большинства документов являются даты их подписания (в документах, принимаемых коллегиально, – постановлениях, решениях, протоколах – даты заседаний коллегиальных органов). Дата в документе проставляется лицом, его подписавшим. Поэтому датой заявления о предоставлении отпуска будет дата, когда работник подписал это заявление. На основании Инструкции № 4 исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания.
На практике иногда возникает ситуация, при которой заявление работника может быть подписано и датировано более ранним числом, чем заявление было представлено в соответствующую службу организации для принятия мер реагирования по нему. Во избежание возникновения правовых последствий, связанных с несоблюдением установленных законодательством сроков исчисления возникающих, изменяющихся либо прекращающихся трудовых правоотношений между нанимателем и работником, представляется возможным при возникновении таких ситуаций проставлять на поступившем заявлении отметку, содержащую дату поступления заявления в соответствующую службу, и фиксировать дату поступления в регистрационной форме (например, в журнале).
