Знаете ли вы, что работа с документами, в т.ч. по личному
составу, включает 3 основные процедуры: создание, обработку и хранение? Выполнение этих процедур должно быть регламентировано путем разработки соответствующих документов, и основополагающим из них, с помощью которого можно контролировать делопроизводственный процесс и кадровую работу в организации, является инструкция по делопроизводству. В ней закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском кадровых документов. О том, как разработать инструкцию и использовать ее в своей работе, поговорим подробно.
Как правило, вопросы документационного обеспечения – создания документов и организации работы с ними – закрепляются в различных локальных нормативных правовых актах организации: учредительных документах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др.
Обычно только после обнаружения серьезных ошибок в работе с документами или утраты документов в организации издают распорядительный документ или разрабатывают различные методические документы (правила, памятки), в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Но это практика ошибок. Мы же должны работать на их предупреждение.
Основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники организации, является инструкция по делопроизводству (далее – инструкция).
Разработка инструкции позволяет:
– регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации;
– закрепить в организации наиболее рациональную технологию работы с документами;
– сделать систему работы с документами стабильной;
– обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям нормативных правовых актов;
– установить ответственность за работу с документами...
Полный текст читайте в журнале "Я - специалист по кадрам", № 14 / 2012.
