Главное в статье:

• разъясняется, когда составляются рассматриваемые документы, какая информация в них включается, а также приводится пример заполнения.

В работе кадровых служб организаций широкое распространение получила практика подготовки справочных документов, содержащих биографические сведения о работниках, главным образом представляемых к назначению на должности и (или) к награждению.

Справочно:

необходимость включения в состав личного дела справки-объективки (справки о биографических данных) обусловлена целями актуализации справочной информации о работнике.

В Инструкции № 2 для обозначения соответствующих документов используется понятие «справка-объективка».

Справка-объективка содержит биографические данные и сведения о трудовой деятельности лица и составляется на основе документов личного дела. Как документ известна с 1940-х гг.[1]

Необходимость в составлении справки-объективки определена в ряде ситуаций нормативными правовыми актами. Например, представление о награждении государственными наградами включает (среди прочего) справку-объективку и др. (п. 6 Положения № 168).

Также в нормативных правовых актах встречается термин «справка о биографических данных». Например, п. 10 Положения № 1304 установил, что для зачисления в резерв в конкурсную комиссию на каждого кандидата кадровой службой государственного органа (организации) представляется (среди прочего) справка о биографических данных.

Указанный термин встречается в т.ч. в приказах:

• Минздрава Республики Беларусь от 06.11.2018 № 114-3 «О кадровом реестре Министерства здравоохранения Республики Беларусь»;
• Минсельхозпрода Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21-3 «Об отдельных вопросах кадрового реестра Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь» и др.

Несмотря на то что в различных нормативных правовых актах (локальных правовых актах) встречается термин как «справка-объективка», так и «справка о биографических данных», указанные документы составляются для схожих целей, поэтому в данном случае корректно говорить о двух наименованиях одного документа.

Это важно! Справка-объективка (справка о биографических данных) отличается от характеристики тем, что в справке используется трафаретная и анкетная форма представления информации, предполагающая статистическую констатацию фактов о жизни и трудовой деятельности. В характеристике же указываются еще и личностные качества работника, его место в коллективе, отзыв на его деятельность.

Форма справки-объективки

Универсальной формы справки-объективки (справки о биографических данных) на сегодняшний день не существует. В свою очередь, рядом нормативных (локальных) правовых актов были утверждены формы соответствующих документов.

Например, форма справки о биографических данных содержится в приложении 2 к Инструкции об организации работы с руководящими кадрами в таможенных органах, утвержденной постановлением ГТК Республики Беларусь от 04.08.2020 № 17.

Форма справки-объективки приведена:

• в приложении 4 к Инструкции о порядке аттестации на присвоение (подтверждение, приостановление, лишение) права самостоятельного проведения судебных экспертиз и выдачи свидетельства о присвоении права самостоятельного проведения судебных экспертиз экспертно-квалификационной комиссией Государственного комитета судебных экспертиз, утвержденной постановлением Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь от 26.10.2020 № 9;
• приложении 1 к Положению о конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, утвержденному постановлением Минтранса Республики Беларусь от 13.07.2005 № 41.

Это важно! Указанные выше формы справки-объективки (справки о биографических данных) разработаны с учетом ведомственной специфики, поэтому их можно использовать только в качестве общего ориентира при разработке формы справок в организации.

Какую информацию включать в справку-объективку

По общему правилу справка-объективка может включать такую информацию, как:

• фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
• дата начала работы в организации и должность;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• сведения об образовании;
• сведения о дисциплинарных взысканиях;
• ученая степень, ученое звание;
• знание иностранных языков;
• сведения о работе депутатом;
• сведения о наличии государственных наград и поощрений;
• сведения о трудовой деятельности.

В зависимости от потребностей организации перечень информации, включаемой в справку-объективку (справку о биографических данных), может быть расширен.

Порядок заполнения справки-объективки (справки о биографических данных) будет зависеть от формы указанного документа.

Если форма справки-объективки (справки о биографических данных) разработана организацией самостоятельно, порядок ее заполнения определяется кадровой службой.

Если форма справки-объективки (справки о биографических данных) установлена нормативным правовым актом, порядок ее заполнения будет осуществляться в соответствии с документом, установившим форму указанной справки.

Пример заполнения справки-объективки

Сведения о предыдущих местах работы[2]

Начальник отдела

по работе с персоналом      Подпись         И.И.Антонова

Документы:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Положение о порядке награждения государственными наградами Республики Беларусь, лишения государственных наград Республики Беларусь и восстановления в правах на эти награды, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 08.04.2005 № 168 (Положение № 168).

Примерное положение о конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.10.2004 № 1304 (Положение № 1304).