Продолжаем рассказывать вам, как самостоятельно провести аудит кадров в организации. В первой части статьи (см.: «Я специалист по кадрам», 2017, № 2, с. 9) мы говорили о проверке штатного расписания, трудовых договоров (контрактов), правил внутреннего трудового распорядка.

Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения)

Виды распорядительных документов:

– приказ;

– распоряжение;

– указание;

– постановление;

– решение (п. 92 Инструкции по делопроизводству).

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения – на 2:

1) по основной деятельности и

2) по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству).

Специалисту по кадрам нужно помнить следующие важные правила:

1) нельзя объединять в одном распорядительном документе вопросы по основной деятельности и по личному составу;

2) отдельно регистрировать распорядительные документы по личному составу, для которых установлены разные сроки хранения;

3) распорядительные документы оформлять в соответствии с требованиями Госстандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (письмо Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69).

Сроки хранения документов:

а) 75 лет – установлен для приказов:

– о приеме (назначении на должность);

– переводе;

– перемещении;

– увольнении (освобождении от должности);

– награждении;

– поощрении;

– премировании;

– продлении трудовых договоров (контрактов);

– заключении новых трудовых договоров (контрактов);

– переводе на контрактную форму найма;

– установлении надбавок, доплат;

– временном заместительстве;

– присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

– повышении тарифных окладов;

– длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

– предоставлении социальных отпусков;

– изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;

б) 3 года – установлен для приказов:

– о предоставлении трудовых отпусков;

– отзыве из трудового отпуска;

– наложении дисциплинарных взысканий;

– назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

– оказании материальной помощи;

– направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Приведенные перечни приказов не являются исчерпывающими и содержат лишь основные виды приказов. Например, к приказам по личному составу также относятся приказы о привлечении к работе в выходные дни, утверждении итогов аттестации и др.

Распорядительные документы регистрируются в соответствующем журнале регистрации.

Справочно: регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп. 142.4 п. 112 Инструкции по делопроизводству).

Справочно: регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Что проверяем:

– соответствие распорядительных документов по личному составу требованиям делопроизводства;

– правильность отнесения приказа к определенной группе приказов по личному составу по срокам хранения (3 года, 75 лет);

– соответствие нумерации документов дате издания;

– наличие отдельных журналов регистрации для приказов с разными сроками хранения;

– наличие отметки об ознакомлении соответствующих работников.

Трудовые книжки

Ведение трудовых книжек в организации чаще всего поручают кому-либо из работников кадровой службы, а при ее отсутствии – другим работникам: бухгалтерам, секретарям и др.

Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, – один из первых шагов в работе с трудовыми книжками.

Образец приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек

При заключении трудового договора работник обязан предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (п. 2 части первой ст. 26 ТК).

Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

Порядок ведения трудовых книжек определен Инструкцией № 40.

Трудовые книжки наниматель заполняет на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку.

Пунктами 9 и 10 Инструкции № 40 определены сведения, которые вносятся в трудовую книжку, п. 11 Инструкции № 40 – сведения, которые в трудовую книжку не вносятся.

При необходимости внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству такие сведения вносит наниматель по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству) (п. 14 Инструкции № 40).

Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения. Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат (часть третья ст. 50 ТК).

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник оплачивает стоимость соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции № 40).

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Справочно: при поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю.

Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции № 40.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведут кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

На практике часто выявляются нарушения сроков выдачи работникам трудовых книжек. Здесь необходимо учитывать нормы ст. 79 ТК, в соответствии с которыми при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Должностное лицо нанимателя, виновное в задержке выдачи трудовой книжки работнику при увольнении, привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин на основании ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Что проверяем:

– наличие приказа о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;

– наличие в трудовой книжке сведений о работнике и работе;

– наличие на титульном листе трудовой книжки сведений о получении нового образования, перемене фамилии (при необходимости);

– регистрацию трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– соответствие количества трудовых книжек по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним фактическому наличию книжек (исключение составляют случаи, когда трудовая книжка выдана работнику на срок не более 5 дней);

– наличие в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним отметок о получении трудовых книжек уволенными работниками в день увольнения;

– трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Инна Дорофейчук,

юрист

(Продолжение следует.)