Корпоративная мобильная связь прочно входит в повседневную деятельность многих организаций, позволяя их сотрудникам оперативно решать вопросы внутреннего и внешнего взаимодействия. О том, как правильно организовать использование такой связи, расскажем в данной статье.
На практике использование корпоративной мобильной связи в служебных целях чаще всего организуется посредством обеспечения работников:
– мобильными телефонами, приобретенными за счет организации, и корпоративными SIM-картами;
– корпоративными SIM-картами с последующим использованием их в личных мобильных телефонах.
При этом использование обоих из приведенных вариантов предполагает, что абонентский договор с оператором связи заключается от имени организации-нанимателя, в пользование которой предоставляется несколько абонентских номеров. Она же несет ответственность по оплате услуг, оказанных оператором.
Алгоритм обеспечения работников организации мобильной связью
Обеспечение работников корпоративной мобильной связью после заключения абонентского договора с оператором связи включает в себя следующие этапы:
Шаг 1. Закрепляем на локальном уровне порядок применения корпоративной мобильной связи.
Справочно:
локальным нормативным правовым актом, регламентирующим данный вопрос, могут быть Правила пользования корпоративной мобильной связью. С этим документом должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники организации, применяющие корпоративную мобильную связь в рабочих целях.
Шаг 2. Утверждаем перечень должностей работников, которым для оперативного решения служебных вопросов предоставляется право пользования корпоративной мобильной связью.
Шаг 3. Устанавливаем нормы расходов (лимита) на использование корпоративной мобильной связи.
Шаг 4. Обеспечиваем корпоративной мобильной связью и служебными телефонами конкретных работников организации.
Шаг 5. Оформляем передачу корпоративных SIM-карт и служебных телефонов актом передачи.
Образец оформления Правил пользования корпоративной мобильной связью
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Свиль»
Адамович А. Д.Адамович
«31» марта 2017 г.
ПРАВИЛА
пользования корпоративной мобильной связью
1. Право пользования корпоративной мобильной связью предоставляется работникам, должностные обязанности которых предполагают совершение телефонных переговоров в течение рабочего дня, а также в нерабочее время для решения служебных вопросов вне места работы, где имеется стационарная телефонная связь.
2. Работник – пользователь корпоративной мобильной связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой во включенном состоянии с 08:00 до 17:00 в рабочие дни и отвечать на входящие телефонные звонки в течение рабочего дня.
Во время нахождения работника в служебной командировке, в том числе зарубежной, все звонки по служебным вопросам, произведенные вне рабочего времени (в том числе в выходные и праздничные дни) либо в роуминге, подлежат оплате нанимателем.
3. Перечень должностей работников, которым с целью более производительного исполнения своих служебных обязанностей предоставляется право пользования корпоративной мобильной связью, утверждается приказом руководителя организации.
4. Обязанности по учету, хранению и выдаче работникам организации полученных у оператора мобильной связи SIM-карт с телефонными номерами, а также приобретенных организацией мобильных телефонов возлагаются на главного бухгалтера организации, уполномоченного вести такой учет.
5. SIM-карта с соответствующим телефонным номером и мобильный телефон являются собственностью организации и выдаются работнику по акту передачи. Если у работника имеется личный мобильный телефон с возможностью использования нескольких SIM-карт, ему может выдаваться только SIM-карта.
6. Работник несет материальную ответственность за полученные SIM-карту и мобильный телефон.
7. В случае их утери или неумышленной порчи работник за счет личных денежных средств восстанавливает SIM-карту с тем же номером у оператора, ее предоставившего, ремонтирует или приобретает мобильный телефон.
8. Не позднее 10-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, работник, пользующийся корпоративной мобильной связью, обязан составить отчет о телефонных звонках, совершенных им в предыдущем месяце. Отчет составляется на основе детальной расшифровки звонков, совершенных по данному телефонному номеру, полученной бухгалтерией организации от оператора мобильной связи.
9. Корпоративная мобильная связь предназначена для ее использования в служебных целях.
10. Нормы расходов (лимит) на пользование корпоративной мобильной связью утверждаются ежеквартально приказом руководителя организации.
11. В случае использования работником корпоративной мобильной связи для личных разговоров либо при превышении установленного лимита переговоров их стоимость удерживается из заработной платы работника. Удержание соответствующих сумм осуществляется на основании заявления работника.
12. Работникам запрещается передавать SIM-карты корпоративной мобильной связи и мобильные телефоны другим работникам организации и третьим лицам.
13. При расторжении трудового договора с работником, а также при переводе его на должность, отсутствующую в списке лиц, которым предоставлено право пользования корпоративной мобильной связью, данный работник обязан не позднее дня увольнения или перевода на другую должность вернуть SIM-карту и мобильный телефон главному бухгалтеру организации, уполномоченному вести учет указанного имущества.
Использование личных мобильных телефонов работников в служебных целях
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
При осуществлении служебной деятельности работники организации могут использовать мобильные телефоны, предоставленные им нанимателем либо находящиеся в их личном пользовании. Применение второго варианта возможно посредством:
– заключения договора аренды мобильного телефона (с выплатой арендной платы по договоренности сторон) (ст. 577 ГК);
– заключения договора безвозмездного пользования (ссуды) (ст. 643 ГК);
– включения положений об использовании личного имущества работника в служебных целях в трудовой договор (контракт) либо внесения соответствующих дополнений в имеющийся трудовой договор (контракт) (ст. 106 ТК).
Условие об использовании личного мобильного телефона работника при выполнении им должностных обязанностей может быть согласовано сторонами как при приеме на работу, так и в процессе его текущей трудовой деятельности. Соответственно соглашение между работником и нанимателем о размере компенсации и порядке ее выплаты должно быть зафиксировано в трудовом договоре, изначально заключаемом с работником, либо в дополнительном соглашении к нему.
Справочно:
компенсация за износ (амортизацию) личного мобильного телефона выплачивается, как правило, одновременно с заработной платой. Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему свое имущество для нужд нанимателя, является приказ руководителя организации, в котором указываются размер компенсации и порядок ее выплаты.
Справочно:
при достижении договоренности сторон трудового договора имущество работника может использоваться им в процессе трудовой деятельности и без выплаты компенсации.
Удержание из заработной платы работника стоимости личных разговоров, а также разговоров сверх установленного лимита
Стоимость личных разговоров, произведенных работником при использовании средств корпоративной мобильной связи, а также сумма превышения установленного лимита является прямым действительным ущербом и в дальнейшем может быть взыскана с работника нанимателем.
Справочно:
обязанность доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности, определенных в части первой ст. 400 ТК, возлагается на нанимателя (часть четвертая ст. 400 ТК).
Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично (часть первая ст. 401 ТК).
Добровольное возмещение может производиться:
– путем внесения работником соответствующей суммы в кассу организации;
– путем удержания соответствующей суммы из его заработной платы на основании его письменного заявления (ст. 107 ТК). При этом общий размер удержаний не должен превышать 20 % заработной платы работника (часть первая ст. 108 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Заявление работника о согласии на возмещение сумм, превышающих лимит суммы на пользование корпоративной мобильной связью, из его заработной платы, допустимо получить от него непосредственно в день ознакомления с приказом об установлении соответствующего лимита. В свою очередь, заявление о согласии на возмещение стоимости личных телефонных разговоров, произведенных с использованием средств корпоративной мобильной связи, целесообразно истребовать лишь в случае установления такого факта по окончании отчетного месяца.
При отказе работника от добровольного возмещения стоимости личных разговоров, произведенных посредством использования корпоративной мобильной связи, либо суммы превышения установленного лимита их допустимо взыскать:
– путем удержания из его заработной платы по распоряжению нанимателя (в случае, если размер причиненного им ущерба не превышает 3 его среднемесячных заработных плат). При каждой выплате заработной платы размер такого удержания не может превышать 50 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику (подп. 3.6 п. 3 Декрета № 5);
– в судебном порядке (часть пятая ст. 408 ТК).
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Светлана Семенихина, юрист
