Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. Именно поэтому любое изменение в законодательстве о порядке ведения трудовых книжек является актуальным для работников кадровых служб. В данной статье мы предлагаем вам ознакомиться с внесенными изменениями.
Постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – постановление) установлены образцы трудовой книжки, вкладыша к ней, а также утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция), которая, в частности, определяет порядок их заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем. Постановление вступило в силу 14 сентября 2014 г.
ЭТО ВАЖНО! Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 г., имеющиеся у нанимателей, являются действительными до их полного использования (п. 3 постановления).
В связи с этим трудовые книжки утвержденного постановлением образца будут выдаваться после полного использования бланков трудовых книжек образца республиканской трудовой книжки 1995 г.
Бланк трудовой книжки
В отношении изменений непосредственно бланка трудовой книжки, вкладыша к ней можно отметить, что эти документы приведены в соответствие с законодательством, в частности с Указом Президента РБ от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь», в части указания сведений о работнике на титульном листе.
Так, на титульный лист трудовой книжки вносятся следующие сведения о работнике:
– фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
– дата рождения;
– образование;
– профессия, специальность.
Как и ранее, бланк трудовой книжки, вкладыша к ней содержит следующие разделы:
– сведения о работе;
– сведения о награждениях и поощрениях;
– сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
– сведения о назначении пенсии.
Выдача трудовой книжки
Порядок заполнения трудовой книжки, вкладыша к ней определен Инструкцией, которая включает в себя 12 глав.
Общие положения определяют понятие трудовой книжки, случаи, в которых она выдается, на кого оформляется и ведется трудовая книжка.
ЭТО ВАЖНО! Трудовые книжки ведутся также на домашних работников, членов крестьянского (фермерского) хозяйства.
книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.
ЭТО ВАЖНО! При приеме на работу работника, имеющего трудовую книжку не установленного в Республике Беларусь образца, ему следует оформить трудовую книжку утвержденного постановлением образца с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Ведение трудовых книжек
В данной главе Инструкции отражаются сведения, которые вносятся в трудовую книжку, порядок их внесения, а также сведения, которые не вносятся в трудовую книжку.
В трудовую книжку вносятся сведения:
– о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
– работе (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора (контракта));
– награждениях и поощрениях за успехи в работе;
– подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
– регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
– назначении пенсии;
– назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе (далее – пособия по уходу), и прекращении их выплаты;
– лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (п. 9 Инструкции).
Сведения, которые не вносятся в трудовую книжку
В трудовую книжку не вносятся:
– записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности;
– сведения о заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов);
– сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;
– сведения о работе с условием неполного рабочего времени (п. 11 Инструкции).
Сведения, которые можно внести
Инструкция дополнена нормой (п. 10) о возможности внесения нанимателем в трудовую книжку работника до записи о приеме на работу (при первоначальном и (или) последующих трудоустройствах), если такая запись не производилась прежним нанимателем, следующих сведений:
– о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, органах пограничной службы РБ (пограничных войсках РБ), внутренних войсках МВД РБ, органах госбезопасности РБ
и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством РБ, службы в Следственном комитете РБ, Госкомитете судебных экспертиз РБ, органах внутренних дел РБ, органах и под-
разделениях по чрезвычайным ситуациям РБ, органах финансовых расследований Комитета госконтроля РБ, а также службы в Вооруженных Силах, органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;
– времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность.
Заполнение сведений о работнике
Данная глава устанавливает порядок указания сведений о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки.
Определено, что после даты заполнения трудовой книжки работник проставляет собственноручную подпись (п. 25 Инструкции).
Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
ЭТО ВАЖНО! Как и ранее, в трудовой книжке все записи могут заверяться только печатью нанимателя, т.е. юридического лица. Не допускается проставление печатей филиалов, иных структурных подразделений организации. Исключение в части проставления печати не юридического лица сделано в отношении представительств иностранных организаций, поскольку юридическое лицо (иностранная организация) находится за пределами Республики Беларусь.
Заполнение сведений о работе
К сведениям о работе отнесены следующие: прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основания прекращения трудового договора (контракта).
В главе установлен порядок внесения записей при приеме на работу, о наименовании профессии, должности, о присвоении квалификационного разряда, класса, категории по профессии (должности), о переводе работника на другую постоянную работу у того же нанимателя.
ЭТО ВАЖНО! Инструкцией также предусмотрено внесение в трудовую книжку записей при приеме на работу лиц, не имеющих соответствующей квалификации (разряда, класса) по профессии с указанием наименования профессии без квалификации; о назначении на должность временного (антикризисного) управляющего с заключением контракта и освобождении от исполнения обязанностей по основному месту работы (службы) на период исполнения обязанностей временного (антикризисного) управляющего.
Определено внесение записей о периоде нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет в трудовых книжках работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет, а также порядок их внесения (п. 31 Инструкции).
Записи об основаниях прекращения трудового договора (контракта) производятся в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РБ или иных законодательных актов (п. 35 Инструкции).
ЭТО ВАЖНО! Предусмотрено заверение записей в трудовой книжке работника в случае смерти нанимателя – физического лица печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя, нанимателя – физического лица.
Заполнение сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе
В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:
– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;
– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;
– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).
Справочно: Инструкцией не предусмотрено внесение в трудовые книжки записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами.
Внесение изменений, дополнений в трудовую книжку
Инструкцией предусмотрен порядок внесения исправлений, дополнений в записи трудовой книжки при изменении записей о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменении (дополнении) записей об образовании, профессии, специальности работника, а также в случае обнаружения пропущенной, неправильной или неточной (неполной) записи.
Справочно: в главе «Вкладыш к трудовой книжке» предусмотрены случаи и порядок выдачи вкладыша в трудовую книжку.
Оформление и выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней)
Определены случаи, при которых производится выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней), а также порядок оформления дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
Так, дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в следующих случаях:
– утрата трудовой книжки (вкладыша к ней);
– повреждение трудовой книжки (вкладыша к ней);
– наличие в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными;
– отбытие лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождение от него;
– изменение половой принадлежности (п. 62 Инструкции).
В главе определен срок, в течение которого работник вправе обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки.
ЭТО ВАЖНО! В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 62 Инструкции).
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель выдает не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника.
При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежний наниматель выдает справку о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
Выдача трудовой книжки
Глава устанавливает порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника, а также ее выдачи в период работы работника.
Справочно: постановление Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», которым утверждена личная карточка формы Т-2, на территории Республики Беларусь не применяется (п. 1 постановления Минстата РБ от 26.10.2007 № 359).
В связи с этим текст Инструкции не содержит норм, отсылающих к личной карточке формы Т-2.
Расчет за трудовые книжки и хранение трудовых книжек
При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.
При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю (п. 79 Инструкции).
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
Организация изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на учреждение «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь». Кроме того, в Инструкции установлен порядок обеспечения бланками трудовых книжек и вкладышей к ним органов и организаций, нанимателей – физических лиц.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Приложением к Инструкции утверждена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Такую книгу ведут кадровая служба или другое структурное подразделение, уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников. В книге учета регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним) (п. 79 Инструкции).
Справочно: ранее действовавшая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, с 14 сентября 2014 г. признана утратившей силу в связи с принятием постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 «О признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда Республики Беларусь, постановлений Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов».
