Одной из важнейших функций кадровой службы в организации является оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности (подп. 3.15 п. 3 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации), утвержденного постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118)).
Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон об архивах) вступил в силу с 18 декабря 2011 г.
Комментарий поможет быстро изучить новшества, внесенные данным Законом об архивах в сферу регулирования вопросов архивной деятельности и порядка делопроизводства в Беларуси, и применить их на практике.
До 18 декабря 2011 г. в Республике Беларусь в сфере регулирования порядка накопления, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и архивов действовал Закон РБ от 06.01.1999 № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Принятым Законом об архивах отменяется вышеназванный Закон и существенно расширяется сфера регулирования.
Так, вступивший в силу с 18 декабря 2011 г. Закон об архивах регулирует вопросы:
– организации накопления, хранения, учета и использования документов НАФ Республики Беларусь;
– отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов;
– в сфере управления архивным делом;
– делопроизводства.
ЭТО ВАЖНО! Действие Закона об архивах распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь.
Общие положения Закона об архивах
Основными направлениями деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства Законом об архивах определены:
– формирование НАФ;
– постоянное хранение документов государственной части НАФ, их учет и использование;
– установление общих требований к документированию и организации работы с документами;
– осуществление контроля в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах, иных организациях, оказание им методической помощи;
– подготовка и повышение квалификации кадров.
Государственный и ведомственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства должен осуществляться в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности, т.е. в соответствии с Указом Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь».
Закон об архивах распространяется на структурные подразделения организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.
Архивы организаций содержатся за счет их средств, а также иных источников, не запрещенных законодательством (ст. 5 Закона об архивах).
Расширен перечень документов по личному составу. Так, в соответствии с Законом об архивах к ним относят документы, создаваемые:
– при приеме на работу;
– переводе (перемещении), увольнении работника;
– предоставлении отпуска, командировании, поощрении;
– выплате заработной платы;
– присвоении квалификации, разряда, звания.
Кроме того, к документам по личному составу Законом об архивах отнесены документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (ст. 2 Закона об архивах).
Ранее к документам по личному составу относились документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела.
Законом об архивах определено, что делопроизводство – это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства* устанавливает общие требования к документированию и организации работы с документами, разрабатывает правовые акты в сфере делопроизводства (ст. 21 Закона об архивах).
Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.
Участие организаций в комплектовании архивов
Конкретные механизмы участия организаций в комплектовании архивов установлены ст. 4 Закона об архивах (см. табл. 1).
Таблица 1
|
Организации
|
Порядок участия в комплектовании архивов
|
|
Государственные организации
|
Обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов НАФ и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (далее – территориальные (городские или районные) архивы).
По согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов НАФ, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения |
|
Представительства иностранных организаций
|
Обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств и передачу их в территориальные (городские или районные) архивы
|
|
Негосударственные организации
|
Обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов НАФ и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (далее – территориальные (городские или районные) архивы).
Имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение их документов в состав государственной части НАФ. Могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов НАФ, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения |
|
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства
|
Утверждает перечень типовых документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения
|
Порядок и особенности создания архивов
В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов организации создают архивы.
Руководители организаций обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов НАФ. Таким образом, установлена персональная ответственность руководителей организаций в данной сфере (ст. 12 Закона об архивах).
При этом аналогичная обязанность установлена и для представительств иностранных организаций, которые также должны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
Порядок работы с архивами при реорганизации организации
При реорганизации организаций их документы НАФ передает правопреемникам этих организаций, если иное не установлено законодательством (см. табл. 2).
Таблица 2
|
Схема реорганизации
|
Порядок действий
|
|
Преобразование государственной организации в организацию иной формы собственности
|
Архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника))
|
|
Ликвидация организации, являющиейся источником комплектования государственного архива*
|
Архивные документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника))
|
|
Ликвидация организации, не являющейся источниками комплектования государственного архива
|
Ее документы НАФ, в т.ч. по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника))
|
|
Прекращение деятельности представительств иностранных организаций
|
Документы по личному составу работников этих представительств передаются в территориальный (городской или районный) архив
|
_______________
* Источники комплектования государственных архивов – государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.
* Источники комплектования государственных архивов – государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.
ЭТО ВАЖНО! В случае передачи архивных документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) вышестоящая организация (учредитель, участник) в течение 3 рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в т.ч. по личному составу, и сроках их хранения. Такие сведения представляются по форме, установленной законодательством.
Чего еще ждать?
Законом об архивах установлено, что Совет Министров в 6-месячный срок должен обеспечить приведение актов законодательства в соответствие с ним.
Таким образом, в течение следующего полугодия мы будем свидетелями изменений, проводимых в области архивной деятельности и делопроизводства.
От редакции:
В целях уточнения возникающих вопросов в сфере архивной деятельности и порядка делопроизводства в Республике Беларусь в редакции журнала «Я – специалист по кадрам» в марте 2012 г. запланировано проведение «Прямой линии» с участием компетентного специалиста в данной области.
