Полагаем, многие сталкивались с изменением организационной структуры нанимателя и пытались выяснить, что необходимо делать и в какой последовательности, но ни в Трудовом кодексе (далее – ТК), ни в иных нормативных правовых актах конкретных ответов не находили.
В данной статье вниманию читателей предложены 2 способа оформления кадровых документов при переименовании структурного подразделения. Кроме того, алгоритм оформления кадровых документов при реорганизации структурного подразделения, не связанной с переименованием, изложен в табличной форме, благодаря которой наниматель сам сможет определить, какие именно юридические действия должны быть выполнены.
Правоотношения между сторонами трудового договора при переподчинении, реорганизации организации описаны непосредственно в ст. 36 ТК. Однако на практике значительно чаще возникают вопросы, не урегулированные ни ТК, ни другим нормативным правовым актом, – отношения, связанные с изменением организационной структуры нанимателя.
Рассмотрим, какие же вопросы возникают в ходе различных видов реорганизации структурных подразделений организации.
Обычно под структурным подразделением организации понимают официально выделенную ее самостоятельную часть, возглавляемую руководителем, подчиненным руководителю организации, его заместителям, главным специалистам или иным уполномоченным должностным лицам организации.
При этом указанная часть может быть выделена в качестве обособленного подразделения (филиала, представительства) либо в качестве внутриорганизационного или, иными словами, структурного подразделения (отдела, цеха и др.).
Юридические формы реорганизации подразделения (обособленного, необособленного)
Исходя из общепринятой практики организационная структура, штатный состав и штатная численность организации закрепляются в штатном расписании организации. При этом наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм, хотя его форма может быть различной. Обычно обособленные структурные подразделения составляют и утверждают штатные расписания самостоятельно. При этом локальными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена обязанность согласования штатного расписания с руководством организации.
Определяя наименование, а также состав и численность работников структурных подразделений, штатное расписание не затрагивает правовые вопросы деятельности подразделений.
Основным документом для структурных (обособленных) подразделений выступает Положение о соответствующем подразделении. В нем определяют цели, задачи, органы управления, права и обязанности подразделения, его взаимодействие с другими подразделениями организации, организациями. В Положении о подразделении помимо прочего определяют права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя подразделения (часть третья п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32).
В процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, при проведении мероприятий по совершенствованию организационной структуры и повышению эффективности управления, оптимизации структуры управления или сокращению лишних звеньев управления структура организации может изменяться.
В таком случае происходит создание новых или изменение уже существующих подразделений. Изменение существующих структурных (обособленных) подразделений по аналогии с юридическими лицами принято называть реорганизацией.
Реорганизация структурных (обособленных) подразделений может происходить путем разделения, выделения, слияния, присоединения и преобразования (в т.ч. переименования).
Алгоритм оформления кадровых документов при переименовании структурного подразделения
При переименовании структурного подразделения порядок юридических действий зависит от того, какой смысл планирует вложить наниматель в данное действие. Можно выделить 2 способа действий:
– если переименование связано только с изменением наименования структурного подразделения и не затрагивает прав и обязанностей работников;
– если переименование связано как с изменением наименования структурного подразделения, так и с изменением его задач и функций, а как следствие, прав и обязанностей работников.
Способ 1
Если переименование связано только с изменением наименования структурного подразделения и не затрагивает прав и обязанностей работников, то его оформление может быть произведено значительно проще и быстрее.
Алгоритм действий следующий.
Алгоритм действий при переименовании структурного подразделения без изменения его задач и функций
Шаг 1. Подготавливаем проект приказа о переименовании структурного подразделения и передаем на подпись руководителю.
Образец приказа о переименовании структурного подразделения смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Шаг 2. Ознакамливаем работников с приказом о переименовании структурного подразделения.
Шаг 3. Вносим соответствующие изменения в Положение о структурном подразделении и штатное расписание.
При изменении наименования структурного подразделения вносятся соответствующие изменения (утверждаются новые) в Положение о структурном подразделении и штатное расписание.
Шаг 4. Подготавливаем документы, вносящие соответствующие изменения в кадровую документацию, в которой упоминается наименование структурного подразделения, и передаем на подпись руководителю организации.
К документам, которые нужно будет подготовить, относят: дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные (рабочие) инструкции и др.
Примечание. Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, не предусмотрено внесения записи в трудовую книжку работника при реорганизации структурного подразделения, в т.ч. при переименовании, а также перемещении работника в другое структурное подразделение.
Шаг 5. Подписываем документы, вносящие соответствующие изменения, у работников.
После подготовки соответствующая документация подписывается у работников. Последние не вправе отказаться от подписания документов, поскольку изменение наименования структурного подразделения не затронуло изменения их прав. Однако в случае отказа работника от подписания одного или нескольких документов, связанных с рассматриваемой процедурой, рекомендуем составить соответствующий акт, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить правомерность действий нанимателя.
Способ 2
Если переименование связано как с изменением наименования структурного подразделения, так и с изменением его задач и функций, а как следствие, прав и обязанностей работников, то его оформление может повлечь за собой изменение существенных условий труда работников.
Алгоритм действий будет следующий.
Алгоритм действий при переименовании структурного подразделения с изменениями его задач и функций
Шаг 1. Подготавливаем проект приказа о переименовании структурного подразделения и передаем на подпись руководителю.
Приказ о переименовании структурного подразделения является первичным документом и в этом случае. Однако здесь в прилагаемых документах (Положении о структурном подразделении и штатном расписании), а возможно и непосредственно в самом приказе, должен быть определен срок, с которого вводится новое наименование структурного подразделения.
Указанный срок должен составлять не менее 1 месяца с момента предупреждения работников об изменении условий труда, связанных с таким переименованием.
Наверняка при изменении задач и функций структурного подразделения будут изменены права и обязанности руководителя, возможно, изменится круг подчиненных работников, добавится дополнительная отчетность или ответственность.
Поскольку перечень существенных условий труда, установленный частью второй ст. 32 ТК, открыт, а изменение прав и обязанностей работников влечет за собой, по сути, изменение условий трудового договора, определенных ст. 19 ТК, изменение прав и обязанностей работников относят к изменению существенных условий труда.
Шаг 2. Ознакамливаем с приказом о переименовании структурного подразделения и предупреждаем об изменении существенных условий труда всех работников, чьи существенные условия труда будут изменены.
Следовательно, после приказа о переименовании структурного подразделения необходимо письменно предупредить всех работников, чьи существенные условия труда будут изменены.
Шаг 3. Вносим соответствующие изменения в Положение о структурном подразделении и штатное расписание.
Шаг 4. Подготавливаем документы, вносящие соответствующие изменения в кадровую документацию, и передаем их на подпись руководителю организации.
Шаг 5. Получаем согласие работников на продолжение трудовых отношений в изменившихся условиях труда и подписываем соответствующие документы.
Все документы, связанные с такими изменениями, обязательно нужно подписать у работников. Или же необходимо иным способом получить согласие работника на продолжение работы, поскольку в случае отказа от продолжения трудовых отношений в связи с изменением существенных условий труда они должны быть уволены по п. 5 ст. 35 ТК. При прекращении трудового договора по данному основанию работникам выплачивается выходное пособие в размере не менее 2-недельного среднего заработка (часть вторая ст. 48 ТК).
Шаг 6. Производим увольнение работников, отказавшихся продолжить трудовые отношения в изменившихся условиях труда.
Алгоритм оформления кадровых документов при реорганизации структурного подразделения, не связанный с переименованием
Реорганизация структурного подразделения, не связанная с переименованием, может затронуть более широкую сферу прав работников, чем переименование.
В ходе реорганизации структурных подразделений работники могут быть перемещены из одного структурного подразделения в другое, переведены на другую должность, у них могут быть изменены существенные условия труда, а также они могут подлежать увольнению по п. 1 ст. 42 ТК.
Кроме того, в ходе реорганизации могут изменяться перечень вверенных работникам материальных ценностей, а также содержание гарантий работников, связанных с перечнем выдаваемых им средств индивидуальной защиты, продолжительностью предоставляемого им трудового отпуска, оплатой труда, режимом рабочего времени и другими условиями труда.
В связи с вышеизложенным перед началом процедуры реорганизации необходимо ответить на следующие вопросы:
1) какие условия функционирования вновь создаваемого(ых) подразделения(ий) отличаются от условий функционирования ранее действовавшего(ых) подразделения(ий), включая:
– штатную численность работников,
– внутренний трудовой распорядок,
– наличие ненормированного рабочего дня,
– круг материально ответственных лиц и перечень имущества,
– круг руководящих работников, а также уполномоченных лиц (в т.ч. на основании доверенностей),
– формы системы оплаты труда и др.?
2) какие условия труда отдельных работников изменятся в связи с реорганизацией, включая:
– осуществление перевода или перемещения,
– наименование профессии (должности),
– наличие вредных или опасных условий труда, а также особый характер работы,
– наличие подвижного и разъездного характера работ, выполнение работ вахтовым методом,
– размер оплаты труда,
– продолжительность отпуска и др.?
После ответа на вопросы наниматель может определить для себя, какие именно юридические действия должны быть выполнены. Условно алгоритм действий при реорганизации можно изложить в виде таблицы.
|
|
Состав документов
|
Основание
|
Срок
|
|
1
|
Принятие решения о реорганизации
|
||
|
Приказ (распоряжение) о реорганизации подразделения(ий)
|
Бизнес-план, решение наблюдательного совета, аналитическая записка, решение вышестоящего государственного органа, рекомендации аудита, специалистов и др.
|
Не позднее чем в сроки, указанные в п. 2 таблицы, если иные сроки не определены коллективным договором (соглашением)
|
|
|
2
|
Уведомление работников
|
||
|
2.1
|
Предложение на перевод и (или) уведомление об увольнении в связи с сокращением профессии (должности)
|
Ст. 30, п. 1 ст. 42, ст. 43 ТК
|
Не позднее чем за 2 месяца до расторжения трудового договора или с согласия работника – с заменой предупреждения выплатой денежной компенсации
|
|
2.2
|
Уведомление об изменении существенных условий труда
|
Ст. 32 ТК
|
Не позднее чем за 1 месяц
|
|
3
|
Оформление отношений с работниками
|
||
|
3.1
|
Приказ (распоряжение) об увольнении в связи с сокращением профессии (должности)
|
Штатное расписание, ст. 30, п. 1 ст. 42, ст. 43 ТК
|
Не позднее чем за 2 месяца до расторжения трудового договора или с согласия работника – с заменой предупреждения выплатой денежной компенсации
|
|
3.2
|
Приказ (распоряжение) об изменении существенных условий труда
|
Ст. 32 ТК
|
Не позднее чем за 2 месяца до расторжения трудового договора или с согласия работника – с заменой предупреждения выплатой денежной компенсации
|
|
3.3
|
Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости)
|
Не позднее чем за 1 месяц до реорганизации
|
|
|
3.4
|
Приказ (распоряжение) о переводе, трудовой договор
|
Согласие работника (подтверждаемое подписью на приказе, заявлением)
|
Не позднее чем в день реорганизации
|
|
4
|
Утверждение документов, связанных с вновь создаваемыми подразделениями
|
||
|
4.1
|
Штатное расписание
|
Приказ (распоряжение) о реорганизации подразделения(ий)
|
Одновременно или после издания приказа (распоряжения) о реорганизации, но не позже чем уведомление работников в соответствии с п. 2 таблицы
|
|
4.2
|
Положение о структурном подразделении
|
||
|
5
|
Выполнение иных обязательных действий
|
||
|
Договор(ы) о материальной ответственности, журнал вводного инструктажа по охране труда, карточка выдачи средств индивидуальной защиты, доверенности
|
Требования законодательства о труде, включая локальные нормативные правовые акты
|
Не позднее чем в день реорганизации
|
|
Образец приказа о реорганизации действующей структуры организации путем слияния некоторых структурных подразделений в одно новое смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Пояснения к алгоритму
При перемещении работника из одного (ранее существовавшего) подразделения в другое (вновь создаваемое) наниматель не изменяет ни содержания трудовой функции работника, ни существенных условий труда. Следовательно, условия пп. 2, 3 таблицы наниматель не обязан выполнять, а перемещение может осуществить в день реорганизации. Однако в таком случае наниматель обязан сохранить все условия труда работника в прежнем виде и не изменить содержания трудового договора и должностной (рабочей) инструкции, за исключением наименования подразделения. При реорганизации, не связанной с изменением наименования подразделения, осуществить перемещение возможно, но не в отношении всех работников.
Образец приказа о перемещении работников во вновь созданное структурное подразделение смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Отметим, что если перемещение работника из одного структурного подразделения в другое осуществить невозможно, а действия нанимателя должны быть оформлены в порядке перевода, то работник должен быть сокращен на основании п. 1 ст. 42 ТК.
Так, при исключении одного подразделения и введении в штатное расписание организации другого наниматель обязан предложить работникам перевестись на возникшие вакантные должности. Если работник согласится, то осуществляется перевод с заключением нового трудового договора с соблюдением требований ст. 18, 19 ТК. Заключение трудового договора наниматель оформляет изданием приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.
Образец приказа о переводе руководителя на другую должность во вновь созданное структурное подразделение смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Если работники отказываются от перевода на вакантную должность (подп. 2.1 п. 1 таблицы), то наниматель расторгает с ними трудовой договор.
При увольнении по рассматриваемому основанию наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены в коллективном договоре, соглашении, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении (часть третья ст. 43 ТК) и выплатить выходное пособие в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).
Наниматель вправе с согласия работника заменить предупреждение о предстоящем высвобождении выплатой компенсации в размере 2-месячного среднего заработка (часть четвертая ст. 43 ТК).
ЭТО ВАЖНО! При увольнении работника в связи с сокращением численности или штата работников наниматель при наличии вакансий должен предложить работнику любую другую должность, работу, в т.ч. с переобучением (часть первая ст. 43 ТК).
