Из статьи узнаете, обязательно ли вести личные карточки на всех работников организации; какой формы при этом придерживаться; допустимо ли оформлять личные карточки в электронном виде.
Обязательно ли вести личные карточки
Ранее порядок ведения личной карточки формы Т-2 регламентировался постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 (далее – постановление № 241). Постановлением Минстата Республики Беларусь от 26.10.2007 № 359 постановление № 241 признано утратившим силу.
В настоящее время требований по обязательному ведению личной карточки формы Т-2 на всех работников организаций не установлено. Вместе с тем многие наниматели по-прежнему придерживаются указанного правила.
Строго обязательным ведение личной карточки является лишь в организациях, в которых осуществляется персонально-первичный воинский учет по личным карточкам, из которых составляется картотека (часть первая п. 74 Положения № 1662).
Руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники по воинскому учету) организаций обязаны заполнять на всех призывников и военнообязанных личные карточки (абз. 6 части первой п. 76 Положения № 1662). Форма такой карточки установлена в приложении 13 к постановлению Минобороны № 5.
Справочно:
при разработке формы личной карточки, используемой в организации, за основу допустимо принять ранее действовавшую форму карточки Т-2. Правила ее применения и заполнения определяются исходя из положений утратившего силу постановления № 241. Нанимателем также может быть использована и форма личной карточки, установленная постановлением Минобороны № 5 для военнообязанных и призывников.
При этом для военнообязанных и призывников возможно вести только карточку по форме, установленной постановлением Минобороны № 5. Такое решение следует закрепить на локальном уровне.
Порядок заполнения личных карточек
Порядок заполнения, ведения и хранения личных карточек работников допустимо закрепить в локальном правовом акте, например в соответствующей инструкции.
Утвердить локальную инструкцию можно одним из двух способов: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) или проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ» с подписью должностного лица (п. 52 Инструкции № 4).
Далее определим основные принципы заполнения, ведения и хранения указанного документа с учетом положений ранее действовавшего постановления № 241:
– личная карточка заполняется специалистом отдела кадров в одном экземпляре в день приема работника на работу;
– как правило, карточка заполняется на работников всех категорий, в т.ч. на специалистов с высшим, средним специальным, профессионально-техническим образованием;
– при заполнении личной карточки работника соблюдаются следующие требования:
- в таблице указываются номер личной карточки по порядку, пол (буквами «М», «Ж»), табельный номер, первая буква фамилии работника;
- раздел «Общие сведения»:
заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства о государственном социальном страховании. Сведения в графы «Адрес фактического проживания», «Телефон, мобильный телефон» вносятся со слов работника;
фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) записываются полностью без сокращения;
в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 15.11.1991);
в графе «Место рождения» указываются населенный пункт,
административно-территориальная единица, страна в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Допускаются сокращения: город – г.; деревня – д.; область – обл.; поселок – пос.; район – р-н;
в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе «Образование» указываются название и год окончания высшего, среднего специального или профессионально-технического учебного заведения. В соответствующие строки вносятся сведения о специальности, присвоенной квалификации, а также данные документа об образовании. Если работник окончил несколько учебных заведений, вносятся сведения об окончании всех учебных заведений;
графа «Должность служащего (профессия рабочего)» заполняется на основании приказа и штатного расписания;
графа «Общий стаж работы» заполняется на основании записей в трудовой книжке или других документов, подтверждающих стаж. Периоды работы по трудовой книжке исчисляются с даты приема на работу по дату увольнения (включительно). При подсчете стажа работы к полученной продолжительности стажа по каждому случаю увольнения (если между датой увольнения и датой приема имеется перерыв) добавляется один день. В карточке указывается общий стаж на момент ее заполнения в годах, месяцах и днях;
в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личной карточки: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)»;
в графе «Состав семьи» перечисляются члены семьи, проживающие совместно с работником, с указанием степени родства. Записываются фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) и дата рождения каждого члена семьи;
графа «Идентификационный номер» заполняется на основании личного номера работника в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
в графе «Документ, удостоверяющий личность» указываются вид соответствующего документа, его серия (при наличии), номер, наименование выдавшего органа, а также дата выдачи. При замене документа, удостоверяющего личность, вносятся новые данные;
в графе «Домашний адрес» указываются почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома. Если работник проживает в ином месте, адрес фактического проживания записывается с его слов;
- работник знакомится с записями, внесенными в раздел «Общие сведения» личной карточки, ставит дату заполнения, расписывается;
- раздел «Сведения о воинском учете» заполняется на основании военного билета (в отношении военнообязанных), удостоверения призывника (для призывников);
- раздел «Назначения и перемещения» заполняется на основании приказов о приеме на работу, переводе. С внесенными записями работник должен быть ознакомлен под роспись;
- раздел «Отпуска» заполняется на основании приказов о предоставлении трудовых и социальных отпусков;
- в раздел «Дополнительные сведения» вносятся сведения о работнике, не отраженные в иных разделах, в частности, сведения об обучении в учреждениях образования (наименование учреждения образования, даты поступления и окончания, специальность), наличии ученой степени, ученого звания, водительского удостоверения с указанием категории и иные данные;
- при прекращении трудового договора (увольнении) в личной карточке указываются основание и дата прекращения трудового договора (увольнения), номер и дата приказа об увольнении.
Как правильно внести изменения в личную карточку
Изменения в личную карточку вносятся на основании документов, подтверждающих изменение данных о работнике, с указанием наименования такого документа, его даты и номера в свободном поле карточки возле соответствующих граф.
При изменении фамилии, имени, отчества работника прежняя запись зачеркивается, новая запись вносится рядом (при наличии свободного места) или над соответствующей строкой.
Произведенные изменения заверяются подписью осуществившего их должностного лица отдела кадров. Подпись расшифровывается, указывается должность подписавшего лица, проставляется дата внесения изменений.
Если в личной карточке отсутствует место для внесения данных, оформляется дополнительный лист личной карточки. При этом на лицевой стороне первого листа ставится отметка «Продолжение на дополнительном листе». На дополнительном листе заполняются таблица с указанием номера личной карточки (переносится с первого листа), пола, табельного номера и первой буквы фамилии работника, графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», вносятся необходимые сведения.
Справочно:
личные карточки хранятся в отделе кадров в алфавитном порядке отдельно от иных документов. При увольнении работника личная карточка сдается в архив.
Особенности оформления личных карточек в электронном виде
Оформление личных карточек в электронном виде действующим законодательством не запрещено. При этом следует учитывать особенности хранения личных карточек уволенных работников.
Если у нанимателя созданы условия для хранения электронных документов (в организации имеется автоматизированная система документационного обеспечения управления, а также специальная информационная система архивного хранения электронных документов), личные карточки работников допустимо заполнять и хранить в электронном виде без создания документов на бумажных носителях (часть третья п. 236 Инструкции № 4).
Если соответствующих условий для хранения электронных документов в организации не создано, вести личные карточки в электронном виде также допускается, но после увольнения работника его карточку потребуется включить в дело с личными карточками уволенных работников, а карточки распечатать на бумажном носителе и сформировать в дело (часть вторая п. 236 Инструкции № 4).
Личные карточки уволенных работников группируются в дела по году увольнения работников (п. 188 Инструкции № 4).
Документы:
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662 (Положение № 1662).
Постановление Минобороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» (постановление Минобороны № 5).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).
