Наиболее часто встречаемые ошибки при сдаче ПУ-3 (тип формы – исходная)

В статье автор на примерах рассмотрел наиболее часто встречаемые ошибки, которые возникают при сдаче ПУ-3 (тип формы – исходная), и предложил пути их исправления.

В обязанности плательщиков страховых взносов входит представление в органы, осуществляющие персонифицированный учет, сведений, необходимых для ведения данного учета (часть вторая ст. 10 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (далее – Закон № 230-З) и п. 26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40).

К таким сведениям относят и индивидуальные сведения, представляемые по форме ПУ-3 согласно приложению 3 к Правилам индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837).

Плательщиками страховых взносов (далее – плательщики) согласно ст. 1 Закона № 230-З являются:

– работодатель (в отношении обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование);

– Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (далее – Белгосстрах) (в отношении обязательных страховых взносов);

– физическое лицо, самостоятельно уплачивающее обязательные страховые взносы.

Сроки представления сведений и ответственность за несвоевременность их представления

Форму ПУ-3 (тип формы – исходная), содержащую сведения, относящиеся к отчетному периоду, плательщики обязаны представлять в районные органы Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ по месту регистрации (далее – органы Фонда) раз в год в течение квартала, следующего за отчетным годом. Таким образом, форму ПУ-3 за 2012 г. необходимо сдать до 1 апреля 2013 г. При этом данная форма уже 1 апреля 2013 г. будет считаться не представленной в срок, что повлечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)).

При этом непредставление документов с юридической точки зрения может выражаться как в прямом отказе виновного (в данном случае – плательщика обязательных страховых взносов) представить документы, так и в ином уклонении (т.е. когда прямо не заявляется об отказе, но и не предпринимаются какие-либо меры, чтобы исполнить требование законодательства).

Следует иметь в виду, что действия плательщика страховых взносов, проявляющиеся в виде направления письменного уведомления (ответа) о том, что документы будут представлены не в срок, а позднее (затем срок представления переносится снова и снова), устного сообщения или представления части необходимых документов, также подпадают под действие данной нормы КоАП.

Форму ПУ-3 заполняет и представляет плательщик страховых взносов на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, периоде (периодах) занятости работников на работах, подлежащих включению в специальный стаж.

В то же время на некоторые категории лиц форма ПУ-3 заполняется и представляется представительствами (филиалами) Белгосстраха. К ним относятся:

– неработающие инвалиды, получающие ежемесячную страховую выплату;

– лица, которым производится доплата до среднемесячного заработка при временном (до восстановления трудоспособности или установления ее стойкой утраты) переводе на более легкую нижеоплачиваемую работу в связи с повреждением здоровья в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания;

– лица, которым в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (п. 10 Правил № 837).

Ошибки, допускаемые при сдаче формы ПУ-3

Рассмотрим наиболее часто встречаемые ошибки при сдаче формы ПУ-3 (тип формы – исходная).

Ошибка 1. Период формы ПУ-3 должен покрываться периодом формы ПУ-2.

Речь идет о том, что период работы застрахованного лица за отчетный период, указываемый работодателем в форме ПУ-3, должен полностью (до месяца) совпадать с периодом, ранее поданным в форме ПУ-2. Если же работодателем была замечена ошибка в ранее представленных сведениях, то подается форма ПУ-2 (тип формы – корректирующая).

Пример 1

Организация подала на свою работницу форму ПУ-3 (тип формы – исходная) за 2012 г. В соответствии со сведениями, поданными в форме ПУ-2, данная работница работала в этой организации с января 2008 г. по октябрь 2012 г. Следовательно, в разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» формы ПУ-3 должны были быть заполнены месяцы с января по октябрь. В остальных месяцах (ноябрь и декабрь) ничего не должно было быть проставлено, в т.ч. и нули. Работодатель, в свою очередь, сделал это, чем допустил ошибку.

Нули ставятся только в том случае и в тех месяцах, в которых у застрахованного лица, работающего у работодателя по трудовому договору, в т.ч. государственного служащего, отсутствуют начисления (п. 17 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 (далее – Инструкция № 159)).

Пример 2

Работник был принят на предприятие 28 февраля 2012 г. и уволен 11 ноября 2012 г. С 1 по 29 июля он находился в отпуске за свой счет и, таким образом, не имел начислений за этот месяц. В данном случае в разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» формы ПУ-3 работодателем должны быть заполнены следующие месяцы: с февраля по июнь и с августа по ноябрь включительно. В январе и декабре ничего не ставится, а в июле ставится 0. Работодатель же в июле ничего не проставил.

Если же у работника согласно лицевому счету были выплаты после увольнения (например, премия), то они указываются в отдельной форме по коду категории застрахованного лица 06.

Пример 3

Работница расторгла трудовой договор с нанимателем по ст. 41 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи 4 мая 2012 г. В соответствии с положением о премировании в июне ей была начислена премия.

По действующему законодательству на данную категорию выплат начисляются обязательные страховые взносы, следовательно, сведения о ней необходимо указывать в форме ПУ-3. С учетом того что выплата была сделана уже после увольнения, подача сведений о премии вместе со сведениями о других выплатах за период работы данной работницы в 2012 г. вызовет ошибку, так как период формы ПУ-3 не будет совпадать с периодом формы ПУ-2, поданной ранее, вплоть до месяца.

Таким образом, форма ПУ-3 за 2012 г. по такой работнице будет заполняться следующим образом: одной строкой будут подаваться выплаты с января по май по коду категории застрахованного лица 01, а второй строкой – по коду 06 с указанием суммы премии в июне, а в остальных месяцах ничего не ставится.

Ошибка 2. Нет данных о приеме на работу.

Такая ошибка будет иметь место, если организацией вовремя не были поданы сведения о приеме на работу застрахованного лица (форма ПУ-2 (тип формы – исходная)). Форму ПУ-2 (тип формы –исходная) работодатель представляет 1 раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом. Эта форма представляется на основании приказов (распоряжений) о приеме (увольнении) на работу (п. 10 Инструкции № 159).

Отметим также, что если в одном квартале имели место и прием, и увольнение одного и того же застрахованного лица, то подается одна форма ПУ-2 с соответствующими отметками. Если же в данной ситуации работодателем форма ПУ-2 с отметкой о приеме была подана ранее, документ персонифицированного учета с отметкой об увольнении представляется по форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая), так как за 1 отчетный период не может быть подано 2 исходные формы ПУ-2. В этом документе указывают и дату приема, и дату увольнения.

В данном случае вышеуказанная форма должна быть представлена в районные органы Фонда незамедлительно.
Ошибка 3. Документы персонифицированного учета (далее – ДПУ) (не регистрация) на незарегистрированное лицо.
При такой ошибке может иметь место 2 ситуации. Во-первых, работодатель по невнимательности или иным причинам внес не соответствующие действительности сведения о застрахованном лице, т.е. неправильно заполнил Ф.И.О. или страховой номер.

Во-вторых, работодателем не были представлены вовремя не только сведения о приеме на работу данного лица, но и анкета застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация или изменение анкетных данных). Основными документами, на которые следует опираться при заполнении этой формы, являются паспорт гражданина Республики Беларусь, вид на жительство в Республике Беларусь или удостоверение беженца.

Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) представляют в орган Фонда в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего страхового свидетельства государственного социального страхования. Форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) заполняют в случае изменения анкетных данных: фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица или других сведений (пп. 5, 6 Инструкции № 159).

Пример 4

В организацию 29 марта 2012 г. была принята работница, до этого нигде не работавшая, которая в июне 2012 г. закончила вуз и вышла замуж, сменив при этом фамилию. Специалист по кадрам данной организации своевременно не представила формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) и ПУ-2 (тип формы –исходная) о приеме ее на работу. Вследствие этого при подаче в феврале 2013 г. формы ПУ-3 за 2012 г. на вышеуказанную работницу была выдана ошибка «ДПУ (не регистрация) на незарегистрированное лицо». В такой ситуации работодателю необходимо вначале подать на работницу форму ПУ-1 (тип формы –изменение анкетных данных), через сутки (примерно столько времени необходимо для обработки поданной информации) представить форму ПУ-2 со сведениями о приеме на работу и лишь еще через сутки – форму ПУ-3 за отчетный период.

Ошибка 4. Не единственный исходный документ в индивидуальном лицевом счете (ИЛС) за отчетный период.

Данная ошибка будет иметь место, если за отчетный период плательщиком страховых взносов уже была подана форма ПУ-3 (тип формы – исходная). Такая ситуация может возникнуть, например, если работник в отчетный период достиг пенсионного возраста и на него плательщиком страховых взносов подавалась форма ПУ-3 (тип формы –
назначение пенсии).

Форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) предназначена для оперативного ввода сведений о застрахованном лице в индивидуальный лицевой счет в период оформления документов для назначения пенсии (п. 24 Инструкции № 159).

Форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) представляется в течение 5 дней со дня подачи застрахованным лицом заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой) работодателю, в представительство (филиал) Белгосстраха, в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда (п. 16 Правил № 837).

Если организация в течение года представляла на работника форму ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) и данный работник продолжал работать в этой организации, то по окончании календарного года в течение I квартала по работнику заполняется и подается форма ПУ-3 (тип формы – корректирующая), которая полностью заменяет данные о начислениях по нему за отчетный период.

Пример 5

13 ноября 2012 г. работник подал заявление о назначении трудовой пенсии по возрасту. Он проработал в организации до февраля 2013 г. В этом случае по данному работнику до 31 марта 2013 г. включительно необходимо представить форму ПУ-3 (тип формы – корректирующая). Заполняться будут все месяцы, в которых были произведены начисления, а где их не было, будут проставляться нули.