по решению или работника, или нанимателя. Иногда трудовые отношения не могут продолжаться по каким-либо объективным причинам, даже если стороны и не хотели бы их прекращать. В данном материале мы проанализируем особенности оформления прекращения трудовых отношений в случае смерти работника, а также рассмотрим документальное оформление процедуры признания работника умершим или безвестно отсутствующим, порядок определения даты издания приказа и прекращения трудового договора, причитающихся выплат членам семьи умершего или пропавшего без вести сотрудника.
Прекращение трудовых отношений может состояться по объективным причинам независимо от воли сторон: смерть работника, призыв на военную службу, неизбрание на должность, решение суда и т.д. Документальное оформление процедуры расторжения трудового договора в каждом случае различно. Специфичен и порядок внесения соответствующих записей в трудовую книжку.
Смерть работника является одним из объективных оснований для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 44 ТК).
Справочно:
трудовое законодательство предусматривает прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. К одному из таких обстоятельств относится смерть работника, признание его судом безвестно отсутствующим или объявление умершим, смерть нанимателя – физического лица (п. 6 ст. 44 ТК).
Алгоритм оформления прекращения трудового договора (контракта) в связи со смертью работника
Процедуру расторжения трудового договора по причине смерти работника как обстоятельства, не зависящего от воли сторон, можно осуществить за 5 шагов.
Алгоритм кадровых действий
Рассмотрим кадровые действия по оформлению расторжения трудового договора в связи с смертью работника более подробно.
Шаг 1. Получите документальное подтверждение факта смерти работника
Чтобы уволить отсутствующего работника, можно расторгнуть трудовой договор из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительных причин, однако эта норма явно не рассчитана на случаи исчезновения человека, так как при долгом отсутствии работника выяснить уважительность причин просто невозможно. Уволенный работник может позже доказать отсутствие по уважительной причине: незаконное лишение свободы, несчастный случай без документов, удостоверяющих личность, и т.п. В таком случае работник вправе потребовать не только восстановления на работе, но и выплаты среднего заработка за период вынужденного прогула (ст. 244 ТК).
Поэтому стоит позаботиться о документах, подтверждающих причину отсутствия работника.
Для прекращения трудовых отношений с умершим работником необходимо документально подтвердить факт смерти. Основными подтверждающими документами являются:
– свидетельство о смерти, выданное в установленном порядке;
– решение суда об объявлении гражданина умершим или признании его безвестно отсутствующим.
Как правило, такие документы представляют родственники умершего.
Если такие документы не представлены, а работник отсутствует на работе длительное время и не находится по месту его жительства, то наниматель вправе обратиться в суд с заявлением о признании работника умершим или безвестно отсутствующим.
В заявлении должно быть указано, для какой цели необходимо признать гражданина безвестно отсутствующим или объявить умершим, а также должны быть изложены обстоятельства, подтверждающие безвестное отсутствие гражданина, либо обстоятельства, дающие основания предполагать смерть гражданина (ст. 369 ГПК).
Суд при подготовке дела к судебному разбирательству отправляет запросы по последнему местожительству пропавшего сотрудника, в органы внутренних дел, воинские части, иные уполномоченные органы. Если результаты запросов не позволят суду установить факт смерти или признания сотрудника безвестно отсутствующим, то такое решение суд вправе принять по истечении установленного законодательством срока.
Справочно:
гражданин может быть признан безвестно отсутствующим, если в течение 1 года по месту его жительства нет сведений о месте его пребывания (ст. 38 ГК).
Гражданин может быть объявлен судом умершим, если по месту его жительства нет сведений о месте его пребывания в течение 3 лет, а если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, – в течение 6 месяцев (п. 1 ст. 41 ГК).
Совет специалисту по кадрам. В случае производственной необходимости до вынесения судом решения о признании сотрудника, за которым сохраняется место работы, безвестно отсутствующим или умершим наниматель имеет право заключить срочный трудовой договор или оформить совмещение должностей с другим работником.
Шаг 2. Подготовьте приказ о прекращении трудового договора
Смерть гражданина подлежит государственной регистрации (ст. 43 ГК). Регистрация смерти производится органами записи актов гражданского состояния путем внесения соответствующей записи в книгу регистрации актов гражданского состояния. На основании этой записи родным или близким родственникам умершего выдается свидетельство о смерти гражданина, которое является основанием для прекращения трудового договора (контракта).
На основании представленных документов наниматель издает приказ о прекращении трудового договора (контракта) в связи со смертью работника, признанием его судом безвестно отсутствующим или умершим (п. 6 ст. 44 ТК).
На практике у работников кадровой службы возникает вопрос о том, какой датой необходимо расторгать трудовой договор (контракт) и издавать соответствующий приказ. Приказ о расторжении трудового договора (контракта) нужно издавать датой представления родственниками нанимателю свидетельства о смерти и регистрации его в книге входящих документов, а трудовой договор (контракт) расторгается днем смерти работника.
ЭТО ВАЖНО! Датой прекращения трудового договора будет являться день смерти работника (дата, указанная в свидетельстве о смерти, вне зависимости от даты составления документа), так как эта дата является днем возникновения основания для прекращения трудового договора. На ту же дату (день смерти) прекращаются трудовые отношения с работником, если он умер в выходной или нерабочий праздничный день. До этого числа следует проставить в табеле учета рабочего времени неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) или «Б», если работник был болен.
Таким образом, датой увольнения будет дата смерти, а приказ издается от текущего числа. Строка «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен» в документе останется незаполненной. Очевидно, что увольняемый сотрудник расписаться уже не сможет, а наличие подписи его родственников по законодательству не требуется. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора (контракта) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 44 ТК (п. 41 Инструкции № 40).
Справочно:
днем смерти гражданина, объявленного умершим, считается день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим. В случае объявления умершим гражданина, пропавшего без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, суд может признать днем смерти этого гражданина день его предполагаемой гибели (ст. 41 ГК).
ЭТО ВАЖНО! В приказе и записи в трудовой книжке нецелесообразно использовать формулировку «уволен». По отношению к умершему сотруднику это неуместно. Корректнее писать «трудовой договор прекращен». Строки, предусмотренные для подписи ознакомления работника в приказе, оставляют незаполненными. В трудовой книжке записи о работе также будут заверены подписью руководителя и печатью организации.
Шаг 3. Произведите окончательный расчет выплат, которые должны быть выданы семье умершего работника
Действующим законодательством не предусмотрена обязанность нанимателя по поиску родственников умершего работника для выплаты им полагающегося работнику окончательного расчета. Они сами должны позаботиться о представлении нанимателю необходимых документов.
Если после смерти работника никто из родственников не обратился с соответствующим заявлением, то наниматель не несет ответственности за невыплату им окончательного расчета, полагающегося работнику.
Однако на практике специалист по кадрам обычно помогает в случае смерти работника его родственникам получить причитающиеся к выплате суммы. Для правильного оформления такого окончательного расчета необходимо произвести расчеты по начислениям, которые были бы выплачены сотруднику в случае обычного увольнения:
– по заработной плате (в т.ч. премиям, надбавкам, доплатам и пр.), которую работник не успел получить;
– компенсации за неиспользованный отпуск;
– иным суммам, причитающимся ему на основании заключенного трудового договора (сюда могут входить не полученное ко дню смерти пособие по временной нетрудоспособности, компенсация за использование личного имущества в служебных целях и т.п.).
Кроме того, супругу или близкому родственнику, законному представителю умершего или иному лицу, взявшему на себя обязанность осуществить погребение умершего сотрудника, организация может выплатить материальную помощь на погребение, если это предусмотрено коллективным договором или иными нормативными актами организации.
Кто из родственников может претендовать на выплаты в случае смерти сотрудника
Претендовать на не полученные умершим сотрудником суммы (зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т.п.) могут члены семьи умершего сотрудника. К ним относятся:
– супруги;
– дети (в т. ч. усыновленные);
– родители (в т. ч. усыновители).
Справочно:
заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти, не позднее 7 календарных дней со дня подачи нанимателю соответствующих документов (часть третья ст. 77 ТК).
Кроме того, за не полученными умершим сотрудником суммами могут обратиться лица, находившиеся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 77 ТК). Данное определение следует использовать потому, что с социальной точки зрения зарплата предназначена не выбывшему работнику, а именно его семье.
Что касается алиментов, то они удерживаются до перечисления зарплаты работнику. Их нельзя считать «не полученными ко дню смерти». Дальнейшая выплата алиментов в связи со смертью работника прекращается.
За полученные выплаты, если они выданы наличными, обратившееся за ними лицо должно расписаться в расчетно-платежной (платежной) ведомости, в которой при этом указываются данные (должность, табельный номер) ушедшего из жизни работника. Впрочем, деньги можно перечислить и на банковский счет получателя по указанным им реквизитам.
Шаг 4. Оформите трудовую книжку умершего работника
На основании приказа о расторжении трудового договора специалист по кадрам вносит запись в трудовую книжку работника.
При прекращении трудового договора (контракта) по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора (контракта) со ссылкой на п. 6 ст. 44 ТК.
В случае смерти работника, признания его судом безвестно отсутствующим или объявления умершим в гр. 3 трудовой книжки после указания порядкового номера и даты смерти работника (даты признания судом безвестно отсутствующим либо даты объявления умершим) вносится запись о прекращении трудового договора (контракта) в связи со смертью работника либо в связи с признанием работника безвестно отсутствующим или объявлением работника умершим с указанием статьи ТК. В гр. 4 трудовой книжки указываются дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя (п. 44 Инструкции № 40).
Шаг 5. Вручите трудовую книжку родственникам умершего работника под роспись
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении (часть пятая ст. 40 ТК).
Но в данном случае исключается возможность выдачи трудовой книжки самому работнику, поэтому ее нужно отдать родственнику, обратившемуся к нанимателю с заявлением.
Для того чтобы работодатель мог выдать трудовую книжку, родственник должен предъявить документ, удостоверяющий его личность. Также он должен подтвердить наличие родственных связей с работником, например, показать свидетельство о браке или свидетельство о рождении. Затем родственник должен написать расписку о получении трудовой книжки, которую следует подшить к личному делу работника.
Запись о выдаче трудовой книжки необходимо отразить в книге учета движения трудовых книжек в общем порядке и попросить получателя расписаться за ее получение.
Невостребованные трудовые книжки следует хранить в архиве организации до востребования, но не менее 75 лет.
Справочно:
для получения выплат родственники должны представить нанимателю:
– письменное заявление;
– копию документа, подтверждающего факт его смерти;
– документ, удостоверяющий личность заявителя;
– документ, подтверждающий факт родства с работником, если документ, удостоверяющий личность, не может служить для этой цели.
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
