В п. 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, сказано, что для сокращения количества применяемых форм документов организация может разрабатывать унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации.
Данное указание следует рассматривать, скорее, как рекомендацию, поскольку в законодательстве не содержится прямой обязанности организации разрабатывать табель или альбом форм документов. Однако если специалисту по кадрам будет поручена работа по оптимизации документооборота, унификации форм документов, исключению из оборота документов, дублирующих одни и те же операции, то без табеля и альбома форм документов решить поставленные задачи будет трудно.
Для каждой кадровой операции предназначен свой документ
В повседневной деятельности специалисты по кадрам или работники, на которых возложены функции по ведению кадрового делопроизводства, составляют документы. Часть из них оформляется с использованием унифицированных форм, еще часть – в произвольной форме. Встречаются и такие документы, которые просто скачаны из Интернета.
Очевидно, что чем меньше у работника кадров в наличии образцов и примеров, тем большее количество документов он будет составлять в произвольном порядке.
От редакции:
В рубрике «Полезная документация» журнала «Я – специалист по кадрам» вы можете найти образцы заполненных кадровых документов, необходимых для оформления разных аспектов трудовых правоотношений. Практически все документы имеют комментарии по их составлению в соответствующих публикациях.
И все же мы не рекомендуем использовать документы, составленные в произвольной форме, а также размещенные в свободном доступе в Интернете, так как в результате такого «неупорядоченного» делопроизводства создается значительное число документов, не соответствующих в полной мере функциям, выполняемым как самими документами, так и всей организацией.
При проектировании форм кадровых документов руководствуйтесь Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Унификация состава и форм документов
Главное условие сокращения объема используемых документов - упорядочение документообразования. Одним из наиболее эффективных методов сокращения видового разнообразия документов, создаваемых в организации, является унификация и стандартизация управленческих документов, определение видов документов, необходимых для документального оформления конкретных управленческих функций.
В результате унификации из состава документов исключаются формы, не вызванные действительными потребностями управления, благодаря чему он может быть значительно сокращен.
Справочно: унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных ситуаций, разработка единых форм и правил их составления. Результатом унификации документов организации становятся унифицированные формы документов.
ЭТО ВАЖНО! Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для данной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Табель форм документов
Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Справочно: табель форм документов – это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
Табель форм документов предназначен:
– для оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином документе, обязательном для исполнения в рамках данной организации;
– классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
– унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов организации;
– унификации форм документов организации.
Рекомендуем разрабатывать табель параллельно с альбомом форм документов, так как именно в альбом нужно будет внести формы документов, указанные в табеле.
Альбом форм документов
Альбом форм документов является логическим продолжением табеля. Он представляет собой сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования всех направлений деятельности организации.
Разработка альбома предполагает унификацию форм документов организации, которая подразумевает:
– определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
– установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
– унификацию текста документа.
Применение табеля и альбома форм документов в деятельности организации обеспечивает:
– соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
– формирование оптимального (необходимого и достаточного) состава форм документов, применяемых в деятельности организации;
– юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
– оперативность реализации управленческих функций организации;
– сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
Если в организации нет кадровой службы (отдела), то к разработке табеля и альбома, помимо специалиста по кадрам, можно подключить юриста, бухгалтера, работников структурных подразделений, знающих специфику деятельности организации и состав документации, образующейся в их деятельности, а также специалистов сторонних организаций, например, по договору подряда.
ЭТО ВАЖНО! Готовые табель и альбом форм документов необходимо согласовать и утвердить. Выберите для утверждения один из 2 способов:
1) проставление грифа утверждения;
2) издание приказа, которым будут утверждены табель и альбом.
Уже утвержденный табель и альбом доведите до сведения работников организации, которые в дальнейшем будут использовать документы.
В течение календарного года в альбом и табель форм могут вноситься изменения и дополнения. Однако не забудьте, что их необходимо утвердить и согласовать (по необходимости).
Разработка табеля и альбома форм документов займет немало времени, но в дальнейшем позволит значительно сэкономить его при возникновении стандартных управленческих ситуаций, для которых уже заранее будут разработаны как схемы прохождения документов, так и формы закрепления управленческих действий.
Грамотно разработанные и внедренные «корпоративные стандарты» повышают эффективность деятельности организации за счет:
– рационализации деятельности (снижения трудоемкости);
– снижения временных затрат на однотипные операции, что позволяет уделять больше времени на решение нестандартных, творческих задач;
– создания предпосылок для успешной автоматизации за счет заранее подготовленных удобных для организации форм и схем прохождения документов.
Образец табеля смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота
