Главное в статье:
- с 15 ноября 2021 г. действуют новые правила передачи персональных данных. Теперь наниматели в определенных законом случаях обязаны запрашивать от граждан (работников) отдельное согласие на получение (передачу, обработку) персональных данных. Когда получать согласие не обязательно, а в каких случаях без него не обойтись, расскажем в статье.
Что такое согласие
Ранее согласие на обработку персональных данных предоставлялось только в письменной форме.
Теперь согласие может быть дано как в письменной форме, так и с помощью CMC-сообщения с кодом, в электронной форме, а также путем проставления отметки (галочки) на сайте (часть первая п. 2 ст. 5 Закона № 99-З).
Согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение воли субъекта, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных (п. 1 ст. 5 Закона № 99-З).
Справочно:
субъект персональных данных ‒ физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных (абз. 13 ст. 1 Закона № 99-З).
Обязательным реквизитом письменной формы согласия и согласия в виде электронного документа является подпись субъекта персональных данных согласно Закону об электронном документе. В случае письменной формы согласия это его собственноручная подпись. Обязанность доказывания получения согласия субъекта персональных данных возлагается на оператора (п. 7 ст. 5 Закона № 99-З).
Перед дачей согласия субъекта персональных данных надо проинформировать:
– о названии и местонахождении оператора;
– цели обработки;
– перечне персональных данных;
– сроке, на который дается согласие;
– информации об уполномоченных третьих лицах;
– перечне действий с персональными данными;
– иной информации, необходимой для процесса обработки персональных данных (п. 5 ст. 5 Закона № 99-З).
До получения согласия оператор должен разъяснить субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных, способы реализации таких прав, а также последствия дачи согласия или отказа в даче такого согласия.
Когда согласие получать необходимо
Получение согласия зависит от категории требуемых персональных данных и оснований для их получения и обработки. Категории персональных данных и необходимость получения согласия на их обработку приведены в таблице:
Наниматель напрямую либо через кадровую службу может запрашивать у работника информацию, которая характеризует его непосредственно как работника, а не как личность (исключение установлено п. 9 Декрета № 5, предусматривающим в характеристике описание (оценку) моральных качеств работника).
Персональную информацию, не связанную с трудовой деятельностью работника в конкретной организации, наниматель требовать не вправе. Для нанимателя необходима только та информация, которая позволяет идентифицировать работника как субъекта трудовых отношений. Обращаем внимание, что с учетом нормы ст. 14 ТК отдельные специальные персональные данные (о политических и религиозных пристрастиях гражданина, членстве в профсоюзе) не должны влиять на решение о найме лица или его дальнейшем продвижении по карьерной лестнице. Поскольку такая информация не требуется для оформления трудовых отношений, то для ее получения необходимо получить согласие от лица.
Это важно! Несмотря на то что сбор персональных данных в рамках трудовых правоотношений может осуществляться без согласия работника, дальнейшее их распространение без соответствующего согласия прямо запрещено Законом № 99-З.
Согласие на этапе отбора кандидатов на вакантную должность
Персональные данные попадают к нанимателям не только при заключении трудового договора. Такие данные предоставляются соискателями (кандидатами) на вакантные должности служащего (профессии рабочего), для замещения отсутствующего работника и в иных случаях, предусмотренных ст. 17 ТК.
ТК не регламентирует правоотношения, возникающие до заключения трудового договора, соответственно условий о защите персональных данных соискателей ТК не содержит.
Обработка персональных данных соискателей в рамках правоотношений, урегулированных ТК, предполагает получение согласия соискателей на обработку их персональных данных на период принятия нанимателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым лицо заключило договор (ст. 6 Закона № 99-З), а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в Интернете, доступного неограниченному кругу лиц, ‒ в данном случае речь идет об установлении статуса общедоступных персональных данных.
В случае получения резюме соискателя рекомендуем дополнительно подтверждать факт направления указанного резюме самим соискателем, например, через обратную связь по электронной почте.
При поступлении в адрес нанимателя резюме, составленного в произвольной форме, когда однозначно определить лицо, его направившее, не представляется возможным, резюме, по нашему мнению, подлежит уничтожению в день поступления, так как в противном случае можно говорить об обработке персональных данных без правового на то основания (абз. 7 п. 1 ст. 16 Закона № 99-З).
Если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной нанимателем, то такая анкета, полагаем, должна содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Типовая форма анкеты соискателя может размещаться на сайте организации (нанимателя), где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда нанимателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
Таким образом, формы согласия соискателя и анкет, в которых целесообразно указать на согласие соискателя в части передачи персональных данных, нанимателям необходимо утвердить отдельным локальным правовым актом либо включить порядок взаимодействия с соискателями в положение о персональных данных. При этом необходимо регламентировать не только порядок получения данных, но и порядок их уничтожения.
Это важно! Проверьте, чтобы у принятого на работу работника в анкете соискателя также стояла отметка о согласии на получение и обработку персональных данных.
Согласие на хранение сведений о соискателях (кадровый резерв)
Кадровым резервом называют базу данных, содержащую ряд сведений о лицах, потенциально способных занять те или иные должности.
Сам по себе термин «кадровый резерв» чаще всего используется в отношении государственной службы. Однако все чаще подобная база данных создается и в крупных организациях, заинтересованных в том, чтобы при необходимости не производить дополнительный поиск кандидатов, а обратиться к уже отобранным ранее и предложить им принять участие в собеседовании на замещение вакантной должности. К такой базе следует применять те же самые требования в части обработки персональных данных, как и к кадровому резерву, если подобная база данных содержит персональные данные потенциальных соискателей (паспортные данные (данные идентификационных карт), контактные данные, сведения об образовании и опыте работы и т.п.).
Ведение кадрового резерва трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих работников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения.
Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа, либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя.
Полагаем, что обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.
В каких случаях не надо получать согласие
Согласие субъекта на обработку его персональных данных не требуется в 2 случаях:
1) если осуществляется обработка общедоступных персональных данных. К общедоступным персональным данным относятся данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов (ст. 1 Закона № 99-З);
2) если в законодательстве прямо предусмотрено право оператора обрабатывать персональные данные без согласия субъекта персональных данных. Так, не требуется согласие на обработку персональных данных работника (соискателя), получаемых, в частности, согласно ст. 6, 8 Закона № 99-З (то есть в т.ч. при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством).
К персональным данным, на обработку которых не требуется получать согласие, можно отнести данные:
1) из документов (сведений), представляемых при заключении трудового договора в соответствии со ст. 26, 344 ТК, пп. 11 и 12 Декрета № 5;
2) по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра (ст. 26 ТК, ст. 27 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда»);
3) в объеме, предусмотренном унифицированной формой характеристики (пп. 9, 11 и 12 Декрета № 5);
4) от кадрового агентства, действующего от имени соискателя;
5) в объеме, необходимом для ведения личного дела, заполнения трудовой книжки, форм ПУ, документов по воинскому учету и т.п.
Например, в случае изменения фамилии в связи с заключением или расторжением брака работник должен представить свидетельство о заключении (расторжении) брака, чтобы наниматель смог внести изменения в трудовую книжку работника (п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).
Это важно! Освобождение от обязанности получать согласие не освобождает от обязанности по защите персональных данных согласно ст. 17 Закона № 99-З.
Документы:
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (Закон № 99-З).
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (Закон об электронном документе).
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (в редакции Декрета Президента Республики Беларусь от 12.10.2021 № 6) (Декрет № 5).
