Образец характеристики по унифицированной форме см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Образец сопроводительного письма к характеристике см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Расскажем:

• про общие требования к документу;
• о порядке выдачи;
• кто ответственный за выдачу документа;
• кто подписывает документ;
• для чего нужно сопроводительное письмо.

В связи с тем что с 24 октября 2021 г. изменился порядок приема на работу в государственные органы и организации, наниматели-госорганизации (госорганы) обязаны запрашивать характеристику с предыдущего места работы кандидата на вакансию. Наниматели – организации негосударственной формы собственности такой обязанности не имеют, они по-прежнему вправе запрашивать характеристику на кандидата на работу. Однако прописать порядок выдачи документа будет не лишним и в коммерческой организации.

Алгоритм действий

Шаг 1. Установление порядка выдачи характеристики или актуализация прежних положений.

Порядок выдачи документа можно установить в одном из ЛПА:

– Инструкции по делопроизводству организации (при ее наличии);

– Положении о порядке выдачи документов о работе;

– ПВТР (п. 11 Декрета № 5).

Если в организации уже был прописан порядок выдачи характеристики, например, в ПВТР, то в части указания срока выдачи документа следует внести изменения. Поскольку характеристика стала содержать больше сведений, чем ранее, срок ее выдачи продлен с 5 до 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (часть первая п. 11 Декрета № 5).

Шаг 2. Определение круга лиц, уполномоченных на выдачу характеристики.

Передача полномочий на выдачу характеристики актуальна для крупных организаций, имеющих сложную многоуровневую организационную структуру.

При наличии штатных заместителей руководителя организации, а также при делегировании полномочий руководителя организации рекомендуем отдельно прописать право замещающего работника на выдачу и подписание характеристики по п. 11 Декрета № 5.

Передача полномочий на выдачу характеристики может осуществляться на основании приказа или по доверенности с учетом ст. 186 ГК.

Шаг 3. Поступление запроса на выдачу характеристики и его регистрация.

Запрос может поступить в форме письма (п. 134 Инструкции по делопроизводству), в т.ч. электронного. Поскольку в Декрете № 5 форма запроса не приведена, то к документу будут применяться общие правила делопроизводства.

Так, выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации (п. 215 Инструкции по делопроизводству).

Запрос на выдачу характеристики регистрируйте как входящий документ (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Шаг 4. Оформление резолюции на запросе.

Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. Резолюцию на запросе проставляет руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо, например заместитель руководителя.

Шаг 5. Подготовка проекта характеристики и ее согласование (при необходимости).

Форма характеристики утверждена постановлением № 585. Государственные организации при подготовке характеристики обязаны соблюдать утвержденную постановлением № 585 форму. Организации негосударственной формы собственности при выдаче характеристики в государственную организацию также оформляют ее по установленной форме.

Справочно:

характеристика – это документ, в котором наниматель дает оценку личным и профессиональным качествам работника. Характеристика может запрашиваться не только для трудоустройства, но и при рассмотрении трудового спора в суде.

Непосредственный руководитель работника, по которому запрашивается характеристика, готовит проект характеристики. При необходимости он консультируется с коллегами по работе, кадровой и юридической службой.

Варианты формулировок некоторых пунктов характеристики, выдаваемой по форме, установленной постановлением № 585, приведены в таблице.

Рассмотрим подробнее, что писать в характеристике:

1. Персональные данные, которые включают в себя Ф.И.О. лица, дату рождения, образование.

2. Сведения о работе. Раздел содержит информацию о стаже работы, о времени принятия, о кадровых перемещениях в пределах организации, сведения о трудовых достижениях и профессиональных навыках лица. Если работник в процессе работы направлялся на обучение, повышение квалификации и т.д., то об этом тоже стоит упомянуть. Кроме того, в данном разделе указываются сведения о наличии у работника различных заслуг (благодарность, поощрение и т.п.) или дисциплинарных взысканий.

3. Личные (моральные) качества. В этом разделе можно отметить организаторские качества работника, наличие или отсутствие ответственности за подчиненных (касается руководящих должностей), степень готовности к принятию сложных решений и другие качества.

4. Участие работника в социально-общественной жизни коллектива, его взаимодействие с нанимателем, профсоюзной организацией по решению актуальных вопросов деятельности организации.

5. К иным сведениям можно отнести данные о воинской службе и сведения о наличии различных наград.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Шаг 6. Подписание документа и отправка получателю.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты.

Обращаем внимание, что в Декрете № 5 и постановлении № 585 не предусмотрен особый порядок регистрации выданных характеристик.

Кроме того, унифицированная форма документа не имеет реквизита «регистрационный индекс документа».

Документ содержит следующие реквизиты:

– наименование организации;

– местонахождение организации;

– дата составления;

– печать (при наличии печати).

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (подп. 141.5 п. 141 Инструкции по делопроизводству).

Поскольку выдаче характеристики предшествует получение от организации письма-запроса, на него должен последовать ответ. Соответственно характеристика прилагается к сопроводительному исходящему письму, которое необходимо зарегистрировать по правилам Инструкции по делопроизводству.

Документы:

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», в редакции Декрета Президента Республики Беларусь от 12.10.2021 № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь» (Декрет № 5).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (постановление № 585).