Важные детали:

1. Исключено требование преобразовывать в формат PDF любые электронные документы (ЭД), предназначенные для направления в государственные органы и организации.
2. Ведение журнала учета резервного копирования более не требуется.
3. Добавлена возможность осуществлять согласование проекта ЭД посредством письма.
4. ЭД, поступившие в нерабочее время, регистрируются не позднее чем в первый следующий рабочий день.

Одновременно со вступлением в силу изменений в Закон об архивном деле – 27 октября 2022 г. – вступают в силу изменения в Инструкцию № 19, регламентирующую работу с электронными документами.

Изменения в содержании Инструкции № 19

В п. 1 Инструкции № 19 добавлено уточнение, что она регламентирует работу с ЭД не только в автоматизированной системе документационного обеспечения организации (АС ДОУ), но в некоторых случаях и в других информационных системах. Такое же уточнение добавлено в п. 74 Инструкции № 19, определяющий место оперативного хранения исполненных ЭД. Это связано с тем, что ст. 18-1 новой редакции Закона об архивном деле оговаривает хранение документов в электронном виде, включая ЭД, в той информационной системе государственного органа, иной организации, в которой они образовались, без отсылки исключительно к АС ДОУ.

Согласно данной норме Закона об архивном деле документы в электронном виде, включая ЭД, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив государственно­го органа, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив – до их уничтожения. При этом документы со сроками хранения свыше 10 лет передаются в информационную систему архива этого же государственного органа или организации.

Такой принцип предписывала и существующая до 27 октября формулировка пп. 17 и 18 гл. 3 Инструкции № 19, посвященной организации электронного документооборота и хранения ЭД.

Теперь в гл. 3 оставлены в отредактированном виде только пункты, относящиеся к организации электронного документооборота. Пункты 17 и 18 исключены, а их содержание перенесено в гл. 9 «Оперативное хранение электронных документов», которая дополнена пп. 741 и 751.

Одновременно из гл. 3 Инструкции № 19 исключен и п. 14, перечислявший основные функции АС ДОУ. Его содержание без принципиальных изменений перенесено в п. 91 гл. 1 «Общие положения».

Полностью исключена гл. 2 «Порядок включения электронных документов в номенклатуру дел». Основная часть содержавшихся в ней требований с небольшими редакционными поправками перенесена в гл. 8, которая теперь называется «Формирование электронных и гибридных дел».

Не надо формировать электронное дело для ЭД, относящихся к проверке ЭЦП

Из Инструкции № 19 исключена норма п. 12, предписывавшая включать в номенклатуру и соответственно формировать в определенных ситуациях отдельное электронное дело с заголовком «Документы, относящиеся к проверке ЭЦП» (оно должно было включать сертификаты открытых ключей, атрибутные сертификаты, списки отозванных сертификатов открытых ключей и другие ЭД).

Таким образом, в новой редакции Инструкции № 19 формирование электронного дела для ЭД, относящихся к проверке ЭЦП, не преду­сматривается.

Структура ЭД

Реквизиты особенной части ЭД

Существенно изменилось содержание п. 5 Инструкции № 19, описывающего структуру ЭД. Если ранее реквизиты, создаваемые после подписания ЭД (дата ЭД, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем ЭД, и др.) трактовались как входящие в особенную часть ЭД, то теперь содержание особенной части излагается дословно в соответствии со ст. 19 Закона об ЭД и ЭЦП, с отсылками на технические нормативные правовые акты (ТНПА), которые могут устанавливать состав дополнительных данных, необходимых в т.ч. для идентификации ЭД. Поскольку в действующих ТНПА ни дата, ни регистрационный индекс, ни другие реквизиты регистрационной контрольной карточки (РКК) к особенной части ЭД не относятся, теперь они фактически выносятся за рамки структуры ЭД.

Выделяется отдельная группа реквизитов, включаемых в РКК

Трактовка ЭД и относящейся к нему информации изменилась. С 27 октября помимо общей части (составляющей содержание ЭД) и особенной части (содержащей ЭЦП и некоторую иную информацию согласно ТНПА), выделяется отдельная группа реквизитов, включаемых в РКК.

Формально реквизиты РКК, формируемые после подписания ЭД, отныне трактуются не как его составные части, а как сопутствующая информация (метаданные). Это ничего не меняет в практике работы с ними: требования о включении этих реквизитов в РКК, исключенные из п. 5 Инструкции № 19, добавлены или сохранены в пп. 31, 32, 35, 36, 39, 44, 45, 47–49, 51.

Остались в силе требования обязательно включать эти реквизиты в состав сообщения или информационного пакета, посредством которых осуществляется доставка ЭД (п. 15), а затем и в электронные дела, формируемые программно-техническими средствами АС ДОУ (п. 69) и подготовленные к передаче в архив (п. 85).

В п. 15 новой редакции Инструкции № 19 предусмотрена возможность дополнения обязательных реквизитов РКК, перечисленных в приложении, рядом дополнительных реквизитов, таких как «Ход исполнения», «Отметка о согласовании проекта», «Отметка о контроле», «Отметка об ознакомлении», «Наличие приложений» и др.

Подготовка электронного дела к передаче в архив

В п. 85 новой редакции Инструкции № 19 впервые появилось требование о том, что при подготовке электронного дела к пере­даче в архив файлы РКК, листы согласования и ознакомления должны быть преобразованы в архивные версии программно-независимого формата PDF (PDF/A1 или PDF/A2), в котором предписывается сохранять общую часть ЭД, предназначенных для последующей передачи на архивное хранение.

Такое предписание в отношении общей части ЭД, ранее содержавшееся в п. 37, отныне перенесено в п. 38 Инструкции № 19, но с важным сокращением. Исключена вторая часть п. 37, в которой предусматривалось обязательное преобразование в архивные версии формата PDF всех ЭД, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации. Теперь единственным основанием для обязательного подписания общей части ЭД в формате PDF является отнесение к электронному делу, для которого в номенклатуре дел организации предусмотрен срок хранения свыше 10 лет.

Таким образом, исключено требование преобразовывать в формат PDF любые ЭД, предназначенные для направления в государственные органы и организации.

Нужно отметить, что такое изменение нормы открывает потенциальную возможность для коллизии: организация может направить в государственный орган ЭД, который согласно ее номенклатуре дел должен храниться менее 10 лет. Как гласит п. 27 Инструкции № 19, такой ЭД может быть представлен в любом из числа допустимых форматов документов в электронном виде, установленных Инструкцией № 4. Если же государственный орган почувствует целесообразность включить переписку, содержащую такой ЭД, в электронное дело со сроком хранения свыше 10 лет, вплоть до постоянного, это может создать проблемы для последующего воспроизведения ЭД в информационной системе архива. Такая ситуация будет противоречить второй части того же п. 27, в которую из исключенного п. 28 перенесено следующее требование: форматы файлов, в которых сохраняется общая часть ЭД, должны обеспечивать воспроизведение формы внешнего представления ЭД на всех этапах его жизненного цикла.

Журнал резервного копирования

Из п. 23 Инструкции № 19 исключено требование фиксировать в специальном журнале осуществление процедур резервного копирования.

Таким образом, ведение журнала учета резервного копирования более не требуется.

Согласование проекта ЭД

Состав реквизитов, оформление которых регламентирует п. 30 Ин­струкции № 19, расширен грифом «Согласование». В п. 36 добавлен возможный вариант согласования проекта ЭД. Помимо подписания проекта ЭЦП лица, осуществляющего согласование, появилась возможность оформить согласование посредством письма, подписанного ЭЦП уполномоченного лица.

Таким образом, добавлена возможность осуществлять согласование проекта ЭД посредством письма.

Регистрация ЭД

В п. 45 новой редакции Инструкции № 19 появилось уточнение в отношении регистрации ЭД, поступивших в организацию в нерабочий день или во внерабочее время. Такие ЭД должны регистрироваться не позднее чем в первый следующий за днем поступления рабочий день.

Требования к оборудованию

Исключен п. 56 Инструкции № 19, который предписывал устанавливать требования к оборудованию, применяемому для создания электронных отображений документов на бумажном носителе, оговаривая их в локальном правовом акте или путем отсылки к ТНПА.

Отметки на бумажном документе после сканирования

В п. 63 Инструкции № 19 конкретизировано содержание отметок, которые ставятся на бумажном документе после его сканирования. Предусмотрены две разные отметки:

– «Создано электронное отображение» – если документ просто отсканирован;

– «Создана электронная копия» – если скан в соответствии с п. 62 Инструкции № 19 подписан ЭЦП изготовившего лица.

Другие изменения

1. Из трех приложений, имевшихся в прежней редакции Инструкции № 19, оставлено одно, содержащее состав обязательных реквизитов РКК и рекомендации по их заполнению. Исключены приложения, определявшие форму номенклатуры дел (поскольку она идентична форме для документов на бумажном носителе и иных документов в электронном виде) и форму журнала учета резервного копирования (в связи с упразднением требования по его ведению).

2. В п. 15 новой редакции Инструкции № 19 предусматривается доставка ЭД посредством не только электронной почты и информационных систем ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, но и единого портала электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы.

3. В п. 69 новой редакции Инструкции № 19 оговорено, что при использовании иных, кроме АС ДОУ, информационных систем наличие и состав реквизитов РКК для формируемых ими ЭД определяется регламентами работы этих систем.

Остальные изменения в Инструкцию № 19 носят редакционный характер и не затрагивают сути выполняемых действий.

Документы:

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон об архивном деле).

Инструкция по работе с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (Инструкция № 19).

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (Закон об ЭД и ЭЦП).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).