Многие наниматели традиционно планируют повышение должностных окладов сотрудников с 1 января как своеобразный новогодний подарок. Однако объективные экономические факторы не всегда позволяют следовать традиции и порой ситуация вынуждает руководителя организации вместо приказа о повышении должностных окладов сотрудников издавать приказ об их уменьшении или даже о сокращении штата. Материалы данной статьи помогут специалисту по кадрам правильно оформить любое изменение оклада сотрудников в установленном законом порядке.
В связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре (часть первая ст. 32 Трудового кодекса РБ; далее – ТК). Изменения могут касаться и размеров оплаты труда, например увеличения или уменьшения должностного оклада работника.
Оформление увеличения должностного оклада работника
Основанием для увеличения должностного оклада сотрудника является докладная записка, составленная его непосредственным руководителем.
Образец докладной записки об увеличении должностного оклада смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
После рассмотрения докладной записки руководитель организации поручает специалисту по кадрам подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором обязательно должно быть прописано, как именно (в сторону увеличения или уменьшения) меняется оклад.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Согласно действующему трудовому законодательству должностной оклад работника является одним из условий оплаты труда, а следовательно, и одним из обязательных условий трудового договора. Изменение оклада, как обязательного условия трудового договора, требует заключения дополнительного соглашения между работником и нанимателем.
Дополнительное соглашение об изменении оклада является официальным документом и составляется в 2 экземплярах, подписывается нанимателем и работником. Один экземпляр прилагается к трудовому договору работника, второй выдается ему на руки.
Образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении должностного оклада смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
После подписания дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении должностного оклада кадровая служба готовит приказ руководителя об увеличении должностного оклада определенному работнику или группе работников. Если такой приказ не вписывается в компьютерную программу кадровой службы, советуем обратиться к специалисту от разработчика программы, обслуживающему кадровую информационную базу, с просьбой о добавлении в программу недостающей формы приказа: это существенно облегчит работу и сделает процесс делопроизводства более корректным.
Образец приказа об увеличении должностного оклада смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
После того как работник будет ознакомлен с приказом под роспись, специалист по кадрам передает копию приказа об изменении оклада в бухгалтерию для дальнейшего расчета заработной платы и вносит необходимые дополнения в личное дело сотрудника.
Процедура уменьшения должностного оклада работника
Уменьшение должностного оклада работника может быть осуществлено нанимателем только при обоснованном изменении существенных условий труда, что влечет за собой изменение условий трудового договора.
Изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий и уменьшение размеров оплаты труда (часть вторая ст. 32 ТК).
Работодатель обязан не позже чем за 1 месяц до предполагаемой даты вступления в действие соответствующего приказа предупредить работника в письменной форме о планируемом изменении условий трудового договора.
Работнику лично (под роспись) вручается соответствующее письменное уведомление.
Образец уведомления об изменении должностного оклада смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Правило о заблаговременном предупреждении работника об изменении должностного оклада не распространяется на случаи, связанные с увеличением суммы оклада. Работодатель не обязан уведомлять сотрудника о повышении заработной платы и по взаимному согласию сторон трудового договора оклад работника может увеличиваться в любой момент.
Приказ об уменьшении заработной платы издается без учета пожеланий руководителей структурных подразделений: основанием для разработки такого приказа может служить изменение технологических или организационных условий труда. Например, основаниями для уменьшения окладов признаются структурная реорганизация предприятия, совершенствование рабочих мест по результатам аттестации, изменение технической базы или технологии производственного процесса.
Однако положение работника не должно ухудшаться в сравнении с условиями коллективного соглашения или договора (п. 1 ст. 23 ТК). Если данное условие не было соблюдено, работник вправе обратиться в суд, который по рассмотрению обстоятельств дела может признать такое изменение должностного оклада незаконным.
Специфика заключается в направленности на урегулирование отношений по уменьшению должностного оклада: если объективная причина (изменение технологических или организационных условий труда) требует пересмотра должностного оклада сотрудника в сторону уменьшения. Следовательно, не существует возможности сохранить определенные ранее условия трудового договора и работодатель вправе снижать сумму оклада по своей инициативе. Но при этом он не может вносить изменения в трудовую функцию работника и обязан соблюдать установленный законом порядок, т.е. своевременно предупредить работника о грядущих изменениях и предложить возможность замещения вакантной должности.
Пример
Соколова А.А., сотрудница мебельной фабрики, занимала должность мастера цеха №1. После проведения технической модернизации цеха и замены старого оборудования автоматическими аппаратами и более высокотехнологичными станками рабочие обязанности мастера цеха стали менее трудоемкими, поскольку многие функции, ранее выполняемые мастером, стали автоматизированными. В связи с этим руководство завода приняло решение уменьшить должностной оклад мастера цеха на сумму 250 000 руб. Соколова А.А. была уведомлена об изменении должностного оклада и согласилась продолжить работу, подписав уведомление.
Если же новые условия труда не устраивают работника, работодатель должен предложить ему другую работу. Это может быть вакантная должность, соответствующая квалификации работника, нижестоящая должность либо нижеоплачиваемая работа, к выполнению которой у работника не имеется медицинских противопоказаний. Такое предложение вручается в письменной форме работнику лично, под роспись в виде списка подходящих вакансий с указанием должностных окладов.
Работодатель обязан включать в него только вакансии, которыми он располагает в пределах административно-территориальных границ населенного пункта. Основанием для предложения вакансий в другой местности согласно ТК может служить только соответствующий пункт, изначально прописанный в коллективном договоре, трудовом договоре или соглашении. Напоминаем, что должности, занятые совместителями, не являются вакантными и не предлагаются в данной ситуации.
При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда и, если ни одна из предложенных работодателем вакансий не устраивает работника или организация не располагает подходящими вакансиями, трудовой договор с ним подлежит прекращению по п. 5 части второй ст. 35 ТК.
Образец приказа об увольнении в соответствии с частью второй п. 5 ст. 35 ТК смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
