Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. По записям в трудовой книжке устанавливается общий и специальный трудовой стаж, необходимый для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, выплаты вознаграждения за выслугу лет, установления должностного оклада отдельным категориям работников, предоставления льгот.
Как известно, все записи в трудовую книжку работника вносит кадровая служба организации. Однако на практике возникают такие вопросы, на которые сложно найти прямой ответ в законодательстве, а решение принять надо быстро и правильно. О том, как поступить работнику кадровой службы в той или иной ситуации, читайте в статье.
Ситуация 1
Работник принес трудовую книжку, она вся покрыта пятнами, страницы не держатся, записи не читаются. Дата последнего увольнения – 2012 г.
Как следует поступить в данной ситуации?
Глава 9 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), регулирует оформление и выдачу дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника, в частности, в случае ее повреждения (вкладыша к ней) (п. 62 Инструкции).
При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы, оказывая при этом содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
В случае если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по последнему месту работы по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) (п. 65 Инструкции).
При выдаче дубликата трудовой книжки в такой ситуации следует руководствоваться порядком, предусмотренным частями первой и второй п. 64 Инструкции.
Так, согласно установленному порядку работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель выдает не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения
прежний наниматель выдает справку о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
На первой странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.
Ситуация 2
За время работы в организации сотрудник был дважды поощрен, о чем есть записи в его трудовой книжке. Организация переименована.
Необходимо ли внести сведения о переименовании организации в записи о поощрениях работника?
При изменении фирменного наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены (п. 57 Инструкции).
При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п. 71 Инструкции).
Поскольку наниматель при увольнении работника будет заверять записи о поощрении работника, внесенные в соответствующий раздел трудовой книжки, то с учетом изменения наименования организации запись о переименовании следует также внести в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».
Ситуация 3
В трудовой книжке работника есть запись об увольнении, в которой пропущены слова «части второй». Запись выглядит так: «Уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 35 Трудового кодекса Республики Беларусь».
Надо ли исправлять такую ошибку?
При прекращении трудового договора (контракта) по основаниям, предусмотренным частью второй ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), за исключением случаев расторжения (прекращения) трудового договора (контракта) по инициативе нанимателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующий пункт части второй указанной статьи (п. 57 Инструкции).
Статья 35 ТК включает в себя две части. При этом пункты имеются только во второй части указанной статьи.
Следовательно, уточнение о части ст. 35 ТК имеет значение для правильного указания правовой нормы. Вместе с тем неуказание в основании увольнения на часть вторую ст. 35 ТК не повлечет правовых последствий для работника. В связи с этим признать ошибкой приведенную запись нельзя. Исправление такой записи не требуется.
Ситуация 4
В связи с изменением законодательства о труде надо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о взысканиях и поощрениях? Если да, то какие?
В трудовую книжку не вносятся, в частности, сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания (п. 11 Инструкции).
Статьей 198 ТК установлены 3 меры дисциплинарного взыскания:
– замечание;
– выговор;
– увольнение (пп. 4, 5, 7, 8 и 9 ст. 42, п. 1 ст. 47 ТК).
Это означает, что наложение на работника дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора не найдет отражения в трудовой книжке работника. При этом увольнение работника по следующим основаниям:
– за систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;
– прогул (в т.ч. отсутствие на работе более 3 ч в течение рабочего дня) без уважительных причин;
– появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ в рабочее время или по месту работы;
– совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания;
– однократное грубое нарушение требований по охране труда, повлекшее увечье или смерть других работников;
– однократное грубое нарушение трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) и его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями – является увольнением в качестве меры дисциплинарного взыскания. Следовательно, указанные записи будут внесены в трудовую книжку работника.
В трудовую книжку, в частности, вносятся сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе (п. 45 Инструкции).
Глава 5 «Заполнение сведений о награждениях и поощрениях» Инструкции регулирует порядок внесения записей в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки.
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:
– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;
– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;
– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.) (п. 45 Инструкции).
Внесение в трудовые книжки записи о выплате премий и (или) вознаграждений на основании норм локальных нормативных правовых актов Инструкцией не предусмотрено.
Образец записи в трудовой книжке о награждении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Ситуация 5
Организация принимает на работу гражданина Украины, имеющего вид на жительство.
Надо ли заводить ему новую трудовую книжку?
ТК применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами РБ (ст. 3 ТК).
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (ст. 50 ТК).
Справочно: образец трудовой книжки утвержден постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – постановление).
Трудовые книжки наниматель заполняет на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат. Такая обязанность установлена частью третьей ст. 50 ТК.
Таким образом, при приеме на работу работника, не имеющего трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца, ему следует оформить трудовую книжку утвержденного постановлением образца с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Ситуация 6
Как исправить в трудовой книжке запись о приеме на работу, ошибочно внесенную в раздел «Сведения о награждениях»?
Запись о приеме на работу, внесенную в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки, нельзя признать правомерной. Вместе с тем, поскольку прием на работу имел место и производить запись о признании внесенной записи о приеме на работу недействительной в данном случае оснований не имеется, то можно оставить внесенную запись, а последующие сведения о работе продолжать вносить в соответствующий раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша к ней.
Ситуация 7
При найме на работу сотрудник уверял отдел кадров, что потерял трудовую книжку. При этом он отказывался восстанавливать данные о прошлом месте работы, просил завести новую трудовую книжку.
Будет ли правомерным удовлетворение просьбы работника о заведении новой трудовой книжки?
В данном случае речь может идти о заведении работнику дубликата трудовой книжки, порядок оформления и выдачу которого регулирует гл. 9 Инструкции.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней).
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель выдает не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежний наниматель выдает справку о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя – физического лица по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов.
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.
Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Таким образом, прием на работу работника в данной ситуации возможен только при предъявлении им справки с предыдущего места работы при условии, если с момента увольнения прошло более шести месяцев.
В ином случае работник должен предъявить оформленный в установленном порядке дубликат трудовой книжки.
Ситуация 8
Работник вместо трудовой книжки предъявил вкладыш к ней, где с 1996 г., т.е. с начала его трудовой деятельности, велись все записи с подписями и печатями.
Обязательно ли заводить новую трудовую книжку, ведь 7 предыдущих кадровиков этого не сделали? Это будет дубликат? Надо ли указывать общий трудовой стаж и под каким порядковым номером будет запись о приеме на работу в последнюю организацию?
Обязанность лица, принимаемого на работу не впервые, предъявить нанимателю трудовую книжку (за исключением впервые поступающего на работу и совместителей) вытекает из требований п. 2 части первой
ст. 26 ТК и п. 5 Инструкции.
Данная норма является императивной и носит обязательный характер как для работника, так и для нанимателя. В связи с этим новому нанимателю следует оформить трудовую книжку установленного образца работнику как лицу, впервые поступающему на работу, но не дубликат трудовой книжки. Имеющийся вкладыш к трудовой книжке можно зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и учитывать при подсчете стажа работника, а также при оформлении в дальнейшем документов для назначения пенсии.
Ситуация 9
При внесении записи об увольнении работника наниматель указал в трудовой книжке правильную статью, но расписал все очень подробно. Речь идет об увольнении по п. 7 ст. 35 ТК (расторжение трудового договора с предварительным испытанием). В трудовой книжке также записано, что работник уволен по инициативе нанимателя согласно основаниям, предусмотренным ст. 29 ТК.
Нужно ли было раскрывать обоснование увольнения, чтобы оно было признано законным? Есть ли в такой формулировке ошибка?
Частью первой ст. 28 ТК предусмотрена возможность заключения трудового договора по соглашению сторон с условием предварительного испытания, за исключением случаев, предусмотренных частью пятой ст. 28 ТК.
Статья 29 ТК устанавливает порядок расторжения трудового договора с предварительным испытанием, который заключается в следующем.
Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием:
1) до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня;
2) в день истечения срока предварительного испытания.
При этом наниматель обязан указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Решение нанимателя работник вправе обжаловать в суд.
Следует отметить, что причины, послужившие основанием для увольнения работника в связи с расторжением трудового договора с предварительным испытанием, отражаются, в частности, в докладных записках, актах, приказе нанимателя об увольнении работника.
При прекращении трудового договора (контракта) по основаниям, предусмотренным частью второй ст. 35 ТК, за исключением случаев расторжения (прекращения) трудового договора (контракта) по инициативе нанимателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующий пункт части второй указанной статьи (п. 37 Инструкции).
Пункт 7 части второй ст. 35 ТК содержит такое основание прекращения трудового договора, как расторжение трудового договора с предварительным испытанием.
С учетом изложенного при увольнении работника в связи с расторжением трудового договора с предварительным испытанием в трудовой книжке указывается соответствующее основание увольнения и делается ссылка на пункт 7 части второй статьи 35 ТК.
В трудовой книжке работника не должно отражаться по чьей инициативе расторгнут трудовой договор с предварительным испытанием. Такую запись в трудовой книжке можно признать не соответствующей требованиям законодательства. Можно полагать, что в данной ситуации работник вправе обратиться к нанимателю с просьбой о внесении изменения в запись трудовой книжки об увольнении.
Ситуация 10
Кто вносит запись о прекращении трудового договора работника в случае смерти нанимателя – индивидуального предпринимателя? Какой документ необходимо указать в гр. 4 раздела «Сведения о работе» при внесении соответствующей записи в трудовую книжку?
Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения.
Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.
Такой порядок установлен в п. 26 Инструкции.
Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (п. 44 Инструкции).
В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, а также в случае смерти нанимателя – физического лица сведения, указанные в части первой п. 44 Инструкции, заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя, нанимателя – физического лица.
ТК предусмотрено такое основание прекращения трудового договора с работником по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью нанимателя – физического лица (п. 6 ст. 44 ТК). Поскольку индивидуальный предприниматель является физическим лицом, то в случае наступления его смерти трудовые отношения с наемными работниками прекращаются.
Очевидно, что в данной ситуации общие правила, действующие в отношении работников юридических лиц (организаций) при прекращении с ними трудовых отношений и внесении записей об увольнении, не действуют.
В связи с этим в случае наступления смерти нанимателя – физического лица наемный работник обращается в регистрирующий орган по месту жительства индивидуального предпринимателя с представлением копии свидетельства о смерти нанимателя – индивидуального предпринимателя, на основании которого указанным органом вносится запись в трудовую книжку работника о прекращении трудового договора в связи со смертью нанимателя – физического лица на основании п. 6 ст. 44 ТК. В гр. 4 трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о смерти с указанием даты и номера, серии документа.
