Ведение кадрового делопроизводства – это обязанность любого нанимателя независимо от формы собственности и количества работников. Кадровое делопроизводство включает в себя разработку локальных нормативных правовых документов, организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения), составление личных дел работников, ведение и хранение трудовых книжек, журналов и книг регистрации. Это достаточно сложный процесс, который требует хороших знаний трудового законодательства и правил оформления документов.
Проверим себя: без ошибок в кадровом делопроизводстве
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или направления в дело называется документооборотом (подп. 138.1 Инструкции по делопроизводству).
Подготовка, прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, утвержденной в организации, например в инструкции по делопроизводству организации (часть вторая подп. 138.2 Инструкции по делопроизводству).
Юридическая сила документа определяется в т.ч. правильным оформлением реквизитов (п. 18 Инструкции по делопроизводству), которые делятся на 2 группы:
1) обязательные реквизиты, которые оформляются на любом документе:
– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
– дата;
– регистрационный индекс;
– подпись;
2) дополнительные реквизиты, которые оформляются на отдельных видах документов:
– гриф утверждения;
– печать;
– отметка о заверении копии.
В настоящее время практически не составляют документы в рукописной форме. При оформлении документов на компьютере и при составлении их в рукописном виде состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств (часть четвертая п. 19 Инструкции по делопроизводству).
Реквизиты документов и их оформление
Дата оформляется цифровым способом (часть пятая п. 46 Инструкции по делопроизводству). Элементы даты необходимо указывать арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 08.06.2015.
Дата визирования документа располагается раньше даты подписания.
Внешнее и внутреннее согласование оформляется по-разному:
– внутреннее – визами;
– внешнее – используя слово: СОГЛАСОВАНО.
При оформлении грифа утверждения слова: УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖ-ДЕНО – нельзя заключать в кавычки или печатать от границы правого поля.
Обязательно нужно указывать наименование должности лица, утверждающего документ.
Обязательно указывается дата утверждения документа.
Инициалы должны ставиться перед фамилией с пробелами на уровне первой строки наименования должности.
Коллегиальный документ вместо отсутствующего председателя должен подписываться заместителем не по занимаемой должности, а заместителем председателя в составе комиссии.
Документы, типовые формы которых утверждены законодательством
Документы, формы которых утверждены законодательством, можно условно разделить:
– на типовые, обязательные к применению на практике. Это, например, справки с места работы, службы о занимаемой должности, периоде работы и т.д. (приложения к постановлению № 140);
– примерные, рекомендательные. Формы рекомендуемых документов можно взять за основу при составлении своих документов, дополнять их с учетом общих требований законодательства. Это, например, Примерная форма трудового договора (постановление Минтруда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155) и Примерная форма контракта нанимателя с работником (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180).
Распорядительные документы по личному составу, оформление которых установлено законодательством
Приказом является правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных стоящих перед организацией задач (часть первая п. 93 Инструкции по делопроизводству).
При оформлении приказа обратите внимание, что они делятся по разновидностям, структуре.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, делятся на 3 вида:
– по основной деятельности;
– по личному составу;
– по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции по делопроизводству).
Приказы по основной деятельности могут готовиться и издаваться в организации кадровой службой совместно с канцелярией, помощником руководителя и не имеют литерного обозначения. Например: «Приказ 15.06.2014 № 11» – обозначает, что это распорядительный документ по основной деятельности.
Приказы по личному составу непосредственно касаются трудовой деятельности и трудовых отношений работников и нанимателя: отражают прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.
Приказы по личному составу должны быть датированы, пронумерованы и иметь литеру «к» (со сроком хранения 75 лет) или «л» (со сроком хранения 3 года), которая добавляется к номеру приказа через дефис.
Приказам по отпускам добавляют литеру «о», например: «Приказ 11.06.2014 № 5-о».
Приказы по командировкам, как правило, имеют пометку «км». Например, «Приказ 11.06.2014 № 15-км».
Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп. 142.4 Инструкции по делопроизводству). Состав данного обозначения определяется организацией самостоятельно, например, это могут быть литеры «ах», «ахд» и т.п.
Такое разделение вызвано различием в сроках хранения данных документов и требованиями Правил.
Кроме правильности оформления реквизитов, надо обратить внимание и на то, ознакомлены ли работники с приказами под роспись.
Справочно:
к приказам по основной деятельности относятся приказы, в содержании которых отражается деятельность организации, определенная уставом (коллективным договором, положением),
и касающиеся вопросов создания (изменения) нормативной базы, структуры, комиссий и т.д.
ЭТО ВАЖНО! Отсутствие трудового договора, приказа о приеме работника на работу или подписи работника на трудовом договоре или об ознакомлении с приказом считается нарушением трудового законодательства.
Требования к оформлению документов, составляемых на компьютере
Оформление документов на компьютере требует выполнения определенных правил и использования соответствующего программного обеспечения.
Так, текст оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер шрифта – не менее 13 пунктов, или шрифтами, устанавливаемыми нормативными правовыми актами Республики Беларусь (14 пунктов – для государственных организаций). При этом выравнивание текста производится по ширине листа (п. 78 Инструкции по делопроизводству).
В документах не допускаются какие-либо текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (п. 90 Инструкции по делопроизводству).
Прописными буквами должны быть напечатаны:
– название вида документа;
– слова: УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО – в грифах согласования и утверждения;
– слова: ПРИКАЗЫВАЮ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. – в приказах;
– слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ – в протоколах;
– фамилии работников в текстах приказов по личному составу, например: СОКОЛОВ Андрей Иванович.
При оформлении документов на нескольких листах (п. 91 Инструкции по делопроизводству):
– листы должны быть пронумерованы. Нумерация листов проставляется со второго листа (первый лист не нумеруется) в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10–15 мм от верхнего края. Нумерация производится арабскими цифрами;
– новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца;
– документы печатаются только на одной стороне листа. При этом допускается печатать на двух сторонах листа документы со сроком хранения до 3 лет включительно.
Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагается на руководителей этих подразделений.
Руководитель организации приказом назначает работника, ответственного за ведение делопроизводства. Этот работник осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Справочно:
работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации и несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов (ст. 22.10, 22.11, 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения» (постановление № 140).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
Пошаговое кадровое делопроизводство, ГОТОВЫЕ РЕШЕНИЯ ваших ежедневных рабочих задач, которые помогут вам РЕАЛЬНО СОКРАТИТЬ ВРЕМЯ вы найдете в практическом пособии для кадровиков «Кадровое делопроизводство. Готовые решения для ежедневной работы кадровика: алгоритмы, схемы, образцы документов, рекомендации».
