Путеводитель по созданию архива организации | SPOK.BY
Печать
Сохранить в MS Word
Наверх
Вниз
Свежие статьи по теме:
  • Данный список формируется автоматически!!!
  • Можно редакировать заголовок.
  • Сохраняйте структуру данного HTML блока!!!
Все кадровые статьи в гостевом доступе

Путеводитель по созданию архива организации. Кондакова Н.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота
В 24-м номере журнала за 2012 г. мы выяснили, по какому принципу в организации может быть создан архив: как часть уже действующего структурного подразделения или как самостоятельное структурное подразделение. В настоящей статье подробно рассмотрены документы, на основании которых лицо, ответственное за архив, должно осуществлять учет переданных на хранение в архив дел. Наличие учетных документов является обязательным.
 
 
Учет и обеспечение сохранности документов в архиве организации
 
Учет документов в архиве организации ведут для фиксации количества и состава, а также факта поступления или выбытия документов архива. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы. Все документы, образовавшиеся в деятельности организации, формируют в дела. Дело, передаваемое в архив организации, является основной единицей учета в архиве и учитывается как единица хранения, поэтому непосредственным объектом хранения и учета в архиве является единица хранения.
 
Справочно: под учетом понимают определение количества и состава документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах*.
 
При создании и ведении системы учета соблюдайте следующие правила:
 
– все учетные документы архива должны вестись в специализированном подразделении архива либо лицом, ответственным за ведение учета;
 
– требования к ведению учетной документации должны быть регламентированы. Рекомендуем прописать их в Положении об архиве организации;
 
– изменения в существующие учетные документы, составление новых учетных документов нужно проводить своевременно – при изменении в составе, количестве, условиях хранения документов в архиве.
 
Учет документов в архиве организации нужно вести по основным и вспомогательным учетным документам. В них фиксируют поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов (Правила работы архивов государственных органов и иных организаций** (далее – Правила работы архивов организаций)).
 
Документы, по которым ведется учет
 
Перечислим основные учетные документы:
 
– книга учета поступления и выбытия документов – для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества;
 
– лист фонда – служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов;
 
– сводные описи дел – для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации;
 
– описи дел структурных подразделений – для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);
 
– реестр описей – для регистрации описей дел, учета их количества;
 
– номенклатура дел организации – для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
 
– лист-заверитель дела – для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния;
 
– внутренняя опись документов дела – для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу.
 
Если архив организации принимает на хранение документы от 2 и более организаций, то необходимо вести еще и список фондов.
 
В архиве организации, имеющем 2 и более архивохранилища, заводят паспорт на каждое из архивохранилищ. Этот документ служит для суммарного учета фондов и дел и отражения состояния каждого хранилища архива организации на 1 января каждого года.
 
Правила ведения учета особо ценных документов, документов страхового фонда и фонда пользования закреплены в гл. 24 и 25 Правил работы архивов организаций.
 
Вспомогательными учетными документами архива организации являются:
 
– карточки и книга учета движения фондов, описей дел;
– книга учета дел по личному составу;
– книга учета документов, переданных в другие архивы;
– книга учета дел, выделенных к уничтожению и др.
 
Рассмотрим порядок заполнения основных учетных документов архива.
 
 

* Государственный стандарт РБ СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РБ от 05.05.2010 № 19 в качестве предварительного государственного стандарта РБ со сроком действия с 01.01.2011 по 01.01.2013.
** Утверждены постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.
 
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Полный текст статьи доступен для подписчиков журнала

Приглашаем всех посeтителей сайта получить демо-доступ на три дня ко всем материалам электронного "Я - специалист по кадрам" в полном объеме

Получить демо-доступ

У меня есть подписка

Забыли пароль?

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.