Образец приказа о предоставлении социального отпуска без сохранения заработной платы см. в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Зачастую у работника возникает необходимость посетить учреждения здравоохранения, образования, государственных органов и иные организации в рабочее время по вопросам личного, семейного характера. А наниматели в таких случаях сталкиваются с вопросами: как оформить отсутствие работника на работе? что проставлять в табеле учета рабочего времени? оплачивается ли время отсутствия на работе? и др.
Правовые основания отсутствия работника на работе в течение рабочего дня (смены) по личным, семейным обстоятельствам могут иметь несколько вариантов. От того, какой вариант выберет или обязан будет выбрать наниматель, зависят оформление отсутствия работника, оплата либо неоплата этого времени и прочие нюансы. Рассмотрим каждый вариант по отдельности.
Вариант 1. Неполное рабочее время
Неполное рабочее время может выражаться (части третья – пятая ст. 118 ТК):
1) в неполном рабочем дне, когда уменьшается норма продолжительности ежедневной работы, установленная правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работы у нанимателя;
2) в неполной рабочей неделе, когда сокращается число рабочих дней в неделю;
3) в одновременном уменьшении норм продолжительности ежедневной работы и числа рабочих дней в неделю.
Для ситуации, когда работнику необходимо отсутствовать на работе непродолжительное время в течение рабочего дня (смены) (прийти позже, уйти раньше либо отлучиться с работы на время), наиболее подходящим является первый вариант – установление неполного рабочего времени. В таком случае неполное рабочее время может быть установлено даже на один день, в который работнику необходимо отсутствовать. Такой вывод следует из части шестой ст. 118 ТК: соглашение о неполном рабочем времени может быть заключено на определенный или неопределенный срок. Этот определенный срок может быть любой продолжительности, в т.ч. один день. Если же работнику требуется отлучаться с работы в течение нескольких заранее известных дней (например, ходить на процедуры в поликлинику), неполное рабочее время может быть установлено в любом варианте, наиболее подходящем для конкретной ситуации.
Немаловажным является правило, указанное в части первой ст. 118 ТК: неполное рабочее время устанавливается по соглашению между работником и нанимателем. Из этого следует, что по общему правилу наниматель не обязан устанавливать неполное рабочее время по просьбе работника. Исключение составляют категории работников, перечисленные в части второй ст. 289 ТК, которым наниматель обязан устанавливать неполное рабочее время.
Так, по общему правилу наниматель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника об установлении неполного рабочего дня с целью посещения поликлиники. Однако если просьба исходит от беременной женщины, то наниматель обязан установить ей неполный рабочий день, в т.ч. в соответствии со временем посещения медицинских учреждений.
Также наниматель обязан устанавливать работникам неполное рабочее время в случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением.
Кроме того, наниматель обязан обеспечивать соблюдение условий, установленных не только коллективными договорами, соглашениями, но и другими локальными правовыми актами, и исполнять обязанности, вытекающие из них (пп. 9, 17 части первой ст. 55 ТК). В связи с этим можно сделать вывод, что категории работников, которым наниматель обязан установить неполное рабочее время, могут быть предусмотрены не только коллективными договорами, соглашениями, но и другими локальными правовыми актами (ПВТР, положениями, инструкциями, приказами
и др.).
Оплата труда работников с неполным рабочим временем производится пропорционально отработанному времени (при повременной форме оплаты труда) или в зависимости от выработки (при сдельной форме оплаты труда) (ст. 290 ТК). Таким образом, в день отсутствия работника на работе оплате подлежит фактически отработанное количество часов. Время отсутствия работника на работе не оплачивается.
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст. 133 ТК). Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах в порядке, установленном нанимателем. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время. Таким образом, в день отсутствия работника на работе в течение определенного непродолжительного времени наниматель обязан проставить в табеле учета рабочего времени фактическое количество часов, отработанных работником.
Образец формулировки приказа об установлении неполного рабочего дня в связи с посещением учреждения здравоохранения
<…>
УСТАНОВИТЬ:
БОРИСОВУ Борису Борисовичу, экономисту 2-й категории планово-экономического отдела, неполный рабочий день 03.12.2019 продолжительностью 6 (шесть) часов, время начала работы – 9 ч 00 мин, время окончания работы – 16 ч 00 мин, перерыв для отдыха и питания – с 13 ч 00 мин до 14 ч 00 мин, в связи с необходимостью посещения учреждения здравоохранения.
Бухгалтерии оплату труда Борисова Б.Б. за 03.12.2019 произвести пропорционально отработанному времени.
Основание: заявление Борисова Б.Б. от 25.11.2019.
<…>
Образец пунктов ПВТР об установлении неполного рабочего дня в связи с личными, семейными обстоятельствами
<…>
«35. По заявлению работника при наличии уважительных причин личного, семейного характера (необходимость посещения учреждений здравоохранения, получение образования, болезнь близкого родственника или члена семьи и др.) ему устанавливается неполный рабочий день на дату(-ы), в которую(-ые) имеют место указанные причины. Количество часов, на которое уменьшается ежедневная продолжительность рабочего времени, время начала и окончания рабочего дня определяются исходя из характера и времени наличия уважительных причин, в связи с которыми устанавливается неполный рабочий день.
36. Наниматель обязан устанавливать работнику неполный рабочий день в соответствии с пунктом 35 настоящих Правил при условии уменьшения нормы продолжительности рабочего времени не более чем на 8 (восемь) часов в течение календарного месяца. Данное максимальное количество часов может быть использовано работником в течение календарного месяца и на следующие календарные месяцы не переносится.
37. Неполный рабочий день в соответствии с пунктом 35 настоящих Правил при уменьшении нормы продолжительности рабочего времени сверх максимального количества часов, указанного в пункте 36 настоящих Правил, может устанавливаться по соглашению между работником и нанимателем».
<…>
Вариант 2. Социальный отпуск
По семейно-бытовым причинам, для работы над диссертацией, написания учебников и по другим уважительным причинам помимо тех, которые предусмотрены частью первой ст. 189 ТК, работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен в течение календарного года отпуск без сохранения заработной платы не более 30 календарных дней, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением, нанимателем. Уважительность причин оценивает наниматель, если иное не установлено коллективным договором, соглашением (ст. 190 ТК).
Предоставление социального отпуска работнику целесообразно в случае, когда ему необходимо отсутствовать на работе в течение всего рабочего дня (смены). Продолжительность отпусков работников исчисляется в календарных днях (часть первая ст. 151 ТК). Таким образом, продолжительность социального отпуска не может быть менее одного календарного дня.
Из ст. 190 ТК следует, что по общему правилу социальный отпуск предоставляется работнику по соглашению с нанимателем. Иными словами, наниматель не обязан предоставлять работнику социальный отпуск по уважительным семейно-бытовым причинам. Исключение составляют случаи, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями и другими локальными правовыми актами, а также категории работников, перечисленные в части первой ст. 189 ТК.
Как следует из приведенных норм, социальный отпуск предоставляется работнику без сохранения заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением и другими локальными правовыми актами нанимателя. В табеле учета рабочего времени в день отсутствия работника на работе проставляется условное обозначение, используемое нанимателем для социальных отпусков без сохранения или с сохранением заработной платы (ст. 133 ТК).
Вариант 3. Установление нормальной продолжительности рабочего времени меньше, чем предусмотрено законодательством
О данном варианте для простоты его восприятия целесообразно говорить применительно к ситуации, когда работнику установлен стандартный режим рабочего времени с понедельника по пятницу с 8-часовым рабочим днем. Однако рассматриваемый вариант применим и в случае сменного режима работы с суммированным учетом рабочего времени, когда максимальная продолжительность рабочего времени должна быть соблюдена в среднем за учетный период.
Полная норма продолжительности рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю (ст. 112 ТК). Очевидно, что данной нормой установлена максимальная продолжительность рабочего времени. Это означает, что наниматель вправе установить для своих работников меньшую норму продолжительности рабочего времени, причем как для всех работников в целом, так и для отдельных работников. Меньшая норма продолжительности рабочего времени может быть установлена не только на постоянной основе, но и на определенное время. Таким образом, наниматель вправе сократить норму продолжительности рабочего времени работника в течение той недели, на которую приходятся дни, когда работнику необходимо отсутствовать на работе в течение определенного количества часов.
В табеле учета рабочего времени в день отсутствия работника на работе в течение определенного времени проставляется фактическое количество часов, отработанных работником (ст. 133 ТК). Однако, в отличие от неполного рабочего дня, в рассматриваемом случае оплата труда работника уменьшению не подлежит и осуществляется в размере, установленном для полной нормы продолжительности рабочего времени.
Образец формулировки приказа об установлении меньшей нормы продолжительности рабочего времени
<…>
УСТАНОВИТЬ:
БОРИСОВУ Борису Борисовичу, экономисту 2-й категории планово-экономического отдела, в связи с необходимостью посещения учреждения здравоохранения:
норму продолжительности рабочего времени 36 ч на рабочую неделю с 09.12.2019 по 15.12.2019;
следующий режим рабочего времени на 09.12.2019 и 10.12.2019: время начала работы – 9 ч 00 мин, время окончания работы – 16 ч 00 мин, перерыв для отдыха и питания – с 13 ч
00 мин до 14 ч 00 мин.
Бухгалтерии оплату труда Борисова Б.Б. за декабрь 2019 г. произвести из расчета полной нормы продолжительности рабочего времени.
Основание: заявление Борисова Б.Б. от 08.12.2019.
<…>
Выводы
1. Наниматель не обязан предоставлять работнику на каком-либо из перечисленных выше оснований право отсутствовать на работе, за исключением случаев, установленных законодательством, коллективным договором, соглашением и другими локальными правовыми актами.
2. В дни отсутствия на работе подлежат учету количество фактически отработанных работником часов либо дни социального отпуска.
3. Заработная плата работника за месяц, в котором имели место факты отсутствия на работе, пропорционально уменьшается, за исключением случая предоставления социального отпуска с сохранением заработной платы или уменьшения нормы продолжительности рабочего времени.
Документ:
