Регистрационный индекс документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, присвоенного в течение календарного (делопроизводственного) года, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
при передаче документов по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.) присвоение регистрационного индекса производится в том же порядке, что и для документов, передаваемых по почте или курьерской связью.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Дополнительные обозначения добавляются к регистрационным индексам документов, чтобы избежать ошибок в учете документов, путем присвоения, например, двум входящим документам одного и того же регистрационного индекса.
Регистрационный индекс оформляется при помощи арабских цифр, а также букв кириллического алфавита.
ЭТО ВАЖНО!
С каждого нового календарного (делопроизводственного) года присвоение регистрационных индексов начинается сначала.
Следует различать разницу между регистрационным индексом и регистрационным номером документа.
Регистрационный номер – это порядковый номер, присвоенный документу при создании или получении документа в течение календарного (делопроизводственного) года. Он включается в регистрационный индекс документа и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.
Регистрационный индекс исходящих и входящих документов
Исходящие документы делятся на 2 группы: инициативные и ответные. Соответственно регистрационные индексы для разных групп документов будут отличаться.
Индекс инициативного исходящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и порядкового регистрационного номера, присваиваемого исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ, указываемого через дробь.
Например: 7-8/29.
Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. Регистрационный номер поступления инициативного документа содержится в реквизите «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», проставляемом на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа или на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. Данный реквизит оформляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного номера поступления документа (порядкового регистрационного номера, присваиваемого в пределах делопроизводственного года).
Например:
ООО «Трикотаж»
11.07.2019
№ 85
После исполнения входящего документа регистрационный номер поступления документа через дробь дополняется индексом дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться, в соответствии с реквизитом «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Например:
ООО «Трикотаж»
11.07.2019
№ 85/2-9
На ответном документе ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса.
Например:
08.07.2019 № 2-14/3
На № 7-12/26 от 05.07.2019
Особенности заполнения регистрационного индекса внутренних документов
Правила заполнения регистрационного индекса внутренних документов, как и в целом их регистрация, отличаются в зависимости от вида документа.
Для большинства внутренних документов, как правило, информационно-справочного характера (докладные записки, справки и т.п.) регистрационными индексами являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться через дробь индексами дел по номенклатуре дел.
Для распорядительных документов и протоколов регистрационным индексом является только порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Регистрируются такие документы по видам отдельно от других внутренних документов. Соответственно и присваивание регистрационного номера данным документам будет производится по отдельности.
ЭТО ВАЖНО!
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, которые пишутся через дефис, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших, в порядке указания авторов в документе (слева направо) (п. 47 Инструкции по делопроизводству).
Например: 77/123.
Документ:
перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
Особенности заполнения регистрационного индекса распорядительных документов по личному составу
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
Порядковый регистрационный номер распорядительного документа (приказа или распоряжения) по личному составу в таком случае дополняется через дефис литерой:
– «к» – для документов 75-летнего срока хранения (подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов);
– «л» – для документов 3-летнего срока хранения (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).
Например: 19-к.
Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Порядковый регистрационный номер в регистрационных индексах таких документов может быть дополнен идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением. Например, при большом объеме документов по личному составу логично применять дополнительную идентификацию («у»/«У» – увольнение; «к»/«К» – командирование; «дв»/«ДВ» – дисциплинарное взыскание и т.д.) или разработать цифровую либо буквенно-цифровую классификацию. Дополнять регистрационный индекс подобными обозначениями для документов по личному составу можно через дробь или через дефис. Для регистрационного индекса распорядительных документов, состоящих из порядкового регистрационного номера, проставлять данные обозначения можно через дефис.
Например: 19-к/у или 19-к-У.
Документ:
Положение о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 (далее – Положение № 783).
Заполнение регистрационного индекса отдельных документов
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, коммерческую тайну
Регистрационным индексом таких документов является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, дополненный литерами «дсп», который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (п. 7 Положения № 783).
Для входящего документа, содержащего коммерческую тайну, порядковый регистрационный номер будет дополнен литерами «кт» (п. 23 Положения № 783).
Например: 9-дсп/12-14 или 9-кт/12-14.
Также в регистрационный индекс документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну, дополнительно может включаться условное обозначение формы его подачи, например «Эл» – электронные, «П» – письменные.
Например: 12-14/9-дсп-Эл или 12-14/9-кт-П.
Обращения, документы по осуществлению административных процедур
Регистрационный индекс обращений, а также документов, необходимых для осуществления административных процедур и принятия административного решения, присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в организациях. Также можно включать дополнительные обозначения, установленные в организации, например:
– первую букву фамилии – для обращения гражданина;
– обозначение административной процедуры – «АП»;
– обозначение формы подачи обращения: «П» – письменное, «Эл» – электронное, «Уст» – устное;
– от кого поступило обращение «ЮЛ» – юридическое лицо, «ИП» – индивидуальный предприниматель, «Кл» – коллективное обращение, «Ан» – анонимное;
– шифр (код) вида административной процедуры – при наличии классификатора вопросов, поднимаемых в обращениях.
Например:
35-П (где 35 – порядковый регистрационный номер поступившего обращения, П – обозначение фамилии)
или
5-3-П-35 (где 5 – код территории, 3 – код вопроса согласно классификатору вопросов, поднимаемых в обращениях, П – первая буква фамилии гражданина, 35 – порядковый регистрационный номер поступившего обращения).
В случае направления обращения по одному и тому же вопросу одновременно нескольким адресатам и перенаправления их для рассмотрения в одну организацию, компетентную в решении данного вопроса, эти обращения в организации-получателе должны учитываться под регистрационным индексом первоначального из них с добавлением дополнительного порядкового номера.
Например:
Д-401/1 – обращение, непосредственно поступившее в организацию;
Д-401/2 – обращение по тому же вопросу, направленное в иную организацию и переадресованное.
Регистрационный индекс ответа заявителю содержит регистрационный индекс обращения с дополнением других обозначений, установленных в организациях и применяемых при регистрации (п. 10 Положения № 1786):
– индекс дела по номенклатуре дел, в которое после исполнения группируются обращения заявителей, и документы, связанные с их рассмотрением;
– порядковый номер записи в книге замечаний и предложений;
– «Ув» – уведомление, при информировании о направлении обращения по компетенции либо оставлении обращения без рассмотрения по существу и т.д.
Например: 3-4/Л-21.
Документ:
Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее – Положение № 1786).
Схожая ситуация и с присвоением регистрационного индекса:
– административному решению;
– уведомлению гражданину о пересылке его заявления в уполномоченный орган;
– уведомлению гражданину об отказе в принятии заявления с указанием уполномоченного органа, куда можно обратиться;
– извещению об административном решении.
В регистрационный индекс данных документов входит регистрационный индекс заявления, дополненный установленными в орга-
низациях обозначениями:
– индекс дела по номенклатуре дел, в которое после исполнения группируются заявления заинтересованных лиц, и документы, связанные с их рассмотрением;
– «Изв» – извещение;
– «Ув» – уведомление.
Например: 3-7/АП-12-Изв.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института документоведения
и архивного дела
