В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и городские (районные) архивы. Документы по личному составу имеют особое значение: они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери документов по личному составу уволенных работников большая часть из них сдается в архив и хранится 75 лет.
Сдача документов в архив представляет собой довольно сложную процедуру, при которой должен быть соблюден четкий порядок организации всех документов. Основным документом, устанавливающим порядок работы по сдаче документов организации в архив, являются Правила.
Подготовку документов к передаче в архив проводят работники архива, кадровой службы и секретари структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Оформление дел состоит из следующих операций:
– проверка правильности группировки документов в дела;
– брошюровка (подшивка);
– нумерация листов;
– составление заверительной надписи (листа-заверителя);
– составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
– внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
– составление и оформление описи дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
– не проводить систематизацию документов в деле;
– не нумеровать листы дела;
– не составлять заверительные надписи;
– не прошивать (не брошюровать).
Проверка правильности группировки документов в деле
Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается чистый лист (или готовый бланк) «заверительной надписи». При необходимости вкладываются лист или листы для внутренней описи или отпечатанные бланки внутренней описи.
ЭТО ВАЖНО! Дело не должно превышать 250 листов.
Если документов в деле больше, то их надо разделить на несколько томов.
Брошюровка или переплет дел
Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. В делах длительных сроков хранения нужно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки.
ЭТО ВАЖНО! При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов.
Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Нумерация листов в деле
Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как 1 лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как 2 листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
Итоги нумерации фиксируют в заверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
Внутренняя опись
В случае, когда дело содержит особо ценные документы (документы о стаже работы, о заработной плате), в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывают количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
Справочно:
внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат и нумерацией листов.
Заполнение листа-заверителя
Заверительная запись является отдельным листом в конце дела, подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления.
ЭТО ВАЖНО! Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
В конце листа-заверителя делается запись о приемке дела в архив должностным лицом. Последний реквизит проставляется в архиве.
После того как документы подшиты, пронумерованы, составлены заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
Оформление обложки
Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел.В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
– наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
– наименование структурного подразделения;
– делопроизводственный индекс дела;
– заголовок дела;
– срок хранения дела.
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:
– номер тома, если дело имеет несколько томов;
– крайние даты дела;
– количество листов в деле;
– номера фонда, описи и дела по описи.
Составление описи дел
На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись*.
__________________________
* Опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации.
Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела располагаются в описи по значимости. Например, устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д.).
ЭТО ВАЖНО! Во время подготовки дел к передаче в архив сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
После сдачи документов организации в городской (районный) архив данная структура выдает организации акт-справку с перечнем принятых на государственное хранение документов.
Лариса Морозова, специалист по кадрам
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила).
