1.Одна инструкция на 2 разные должности
Не следует включать обязанности по разным должностям в одну должностную инструкцию. У многих нанимателей возникает соблазн сэкономить и поручить одному из сотрудников одновременно обязанности бухгалтера, специалиста по кадрам, юрисконсульта, секретаря и т.д., включив обязанности по этим должностям в одну должностную инструкцию. В отдельных случаях законодательство допускает включение в одну должностную инструкцию обязанности по разным должностям, но при этом надо соблюдать ряд правил.
Например, наниматель может вменить в должностные обязанности работника выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего (часть четвертая п. 10 Общих положений ЕКСД). В таком случае наименование должности может быть установлено:
1) по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ. Например, юрисконсульту поручаются некоторые обязанности специалиста по кадрам, тогда наименование должности останется «юрисконсульт»;
2) как двойное наименование должности. При этом:
– составляющие этого наименования должности должны быть в ОКРБ 014-2017 (например, заместитель начальника управления – начальник отдела);
– поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника (например, бухгалтер-кассир).
ЭТО ВАЖНО! При двойном наименовании должности код должности присваивается по первому ее наименованию.
Документ:
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (далее – ОКРБ 014-2017).
Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
2. Отсутствие в квалификационных справочниках наименования должности
Наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь (п. 3 части второй ст. 19 ТК).
ОКРБ 014-2017 содержит перечень наименований должностей служащих, профессий рабочих с указанием кодов выпусков ЕКСД.
При обнаружении такой ошибки исправить ее нужно не только в должностной инструкции, но и в штатном расписании, так как на основании его составляются инструкции.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ:
перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень № 140).
3. В должностной инструкции нет грифа утверждения
Должностные инструкции утверждает наниматель (руководитель организации, заместители руководителя организации по основным функциям управления или иные должностные лица, за которыми такое право закреплено учредительными документами, иными локальными актами организации) (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД). А документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Должностные инструкции вступают в силу с даты утверждения и действуют до замены новыми (п. 30 перечня № 140).
Следовательно, привлекать работника к ответственности за неисполнение должностных обязанностей со ссылкой на должностную инструкцию, не имеющую юридической силы, неправомерно.
Утвердить должностную инструкцию можно двумя способами:
1) должностным лицом.
При таком способе утверждения гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Свиль»
Подпись А.И.Новиков
01.08.2019
2) распорядительным документом (приказ, распоряжение).
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора
ООО «Свиль»
01.08.2019 № 150
ЭТО ВАЖНО! Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа.
Справочно:
дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
4. Составление именных должностных инструкций
По общему правилу должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Поэтому для любого работника, претендующего на вакантную должность в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция.
Однако если, например, в организации работает 4 бухгалтера и у каждого своя специфика (направление) работы, то можно разработать и утвердить должностную инструкцию для каждого.
5. Нет отметки об ознакомлении работника с должностной инструкцией
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить с должностной инструкцией нового работника под роспись (п. 2 части первой ст. 54 ТК).
Если работник не был ознакомлен с должностной инструкцией (отсутствует отметка об этом), значит, он не ознакомлен со своими должностными обязанностями и привлекать его к ответственности за их невыполнение – неправомерно.
Отметка об ознакомлении проставляется на последнем листе должностной инструкции и содержит слова «С инструкцией ознакомлен(а)», собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.
Если на должностной инструкции нет места для проставления подписи об ознакомлении, составьте лист ознакомления с документом.
6. Принятие новой инструкции и уничтожение старой
Организация обязана хранить старые должностные инструкции 50 лет после их замены новыми (п. 30 перечня № 140).
Ольга Орлова, юрист
