При изменении места нахождения (юридического адреса) организации должны быть внесены соответствующие изменения в учредительные документы. Также изменениям подлежат некоторые кадровые документы. О них и пойдет речь в данной статье.
Юридические последствия изменения места нахождения организации
Место нахождения юридического лица определяется местом нахождения его постоянно действующего исполнительного органа (административно-территориальная единица, населенный пункт, а также дом, квартира или иное помещение, если они имеются), а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности.
Место нахождения юридического лица указывается в его учредительных документах (пп. 2 и 3 ст. 50 Гражданского кодекса РБ).
Следует отличать фактический адрес нахождения организации от юридического адреса. Фактический – это офисы, производственные площади, т.е. помещения, в которых непосредственно трудятся работники.
Причины изменения адреса могут быть самыми разными, а сам переезд организации может происходить как в пределах административно-территориальной границы населенного пункта, так и за ее пределами (например, организация переезжает из г. Бреста в г. Гродно).
Рассмотрим, какие действия должна произвести кадровая служба организации в случае изменения места нахождения организации.
Оформление
В связи с изменением места расположения организации в первую очередь необходимо издать приказ. В нем следует указать:
– дату изменения места нахождения организации;
– мероприятия, которые необходимо провести в связи с изменением места нахождения организации;
– лиц, ответственных за соответствующие мероприятия.
Образец приказа об изменении места нахождения организации смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.26 журнала.
Приказ следует оформить на бланке приказа по основной деятельности. Ответственные должностные лица нанимателя должны быть ознакомлены с приказом под роспись.
Что касается трудовых отношений, то для работников последствия наступают только в том случае, если с переездом изменятся условия труда работников (имеется ввиду ситуация, когда наниматель меняет адрес в пределах одной административно-территориальной границы).
Напомним, что в одностороннем порядке и без соблюдения определенной процедуры наниматель не имеет права изменять условия, определенные сторонами в трудовом договоре.
Первый вопрос, который возникает у специалиста по кадрам: является ли изменение юридического адреса организации изменением существенных условий труда и нужно ли в этом случае письменно уведомить работников организации по правилам ст. 32 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)?
Согласно ст. 32 ТК существенными условиями труда признаются системы и размеры оплаты труда, гарантии, режим работы, разряд, наименование профессии, должности, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий и другие условия, устанавливаемые в соответствии ТК.
При этом многие не видят различия между понятиями «место работы» и «рабочее место». Рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (часть вторая ст. 31 ТК).
Международная организация труда (МОТ) определяет рабочее место как часть территории нанимателя, приспособленную для пооперационного выполнения работником (группой работников) своего производственного задания, соответствующего его трудовой функции; первичное звено организации.
При этом уточненное понятие «рабочее место» представляет собой неделимую в организационном отношении пространственную зону для трудовой деятельности, оснащенную нанимателем необходимыми основными и вспомогательными средствами, приспособленными к осуществлению трудовых функций или для выполнения работы одним работником определенной профессии (должности).
Место работы – это расположенная в определенной местности (населенном пункте) организация (конкретный наниматель), с которой у работника заключен трудовой договор.
Место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу является обязательным условием трудового договора (ст. 19 ТК), а значит, и существенным.
В трудовых договорах (контрактах) указывают, что работник принят в конкретную организацию (наименование организации) и наименование структурного подразделения. Таким образом, закон требует указания в трудовом договоре именно места работы, а не места нахождения организации.
Для работников, которые принимаются в филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения организации, расположенные в другой местности, место работы должно быть конкретизировано путем указания на обособленное структурное подразделение и его место нахождения.
Если изменение места нахождения организации влечет изменение существенных условий труда
Рассмотрим ситуацию, когда изменение места нахождения организации (юридического лица) влечет изменение существенных условий.
О предстоящем изменении места нахождения организации (в данном в случае речь идет о переезде в другую местность вместе с нанимателем), а также о причинах, вызвавших его необходимость, наниматель обязан уведомить работников в письменной форме не позднее чем за 1 месяц (ст. 32 ТК). Это можно сделать с помощью письменного уведомления.
Образец уведомления работника об изменении места нахождения организации смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27журнала.
ЭТО ВАЖНО! Обращаем внимание, что трудовое законодательство называет перевод в другую местность вместе с нанимателем разновидностью перевода на другую работу.
Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных частью третьей ст. 30 ТК, ст. 33 и 34 ТК.
Поэтому необходимо не только уведомить работника о предстоящем переводе в другую местность вместе с нанимателем, но и получить согласие работника на такой перевод.
Если работник согласен продолжать работу в другой местности, стороны заключают дополнительное соглашение, где указывают место работы и другие условия труда на новом месте (если они изменились). Далее необходимо подготовить приказ о переводе работников на работу в другую местность вместе с нанимателем.
Образец приказа о переводе работника в другую местность вместе с нанимателем смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Теперь стоит упомянуть о компенсациях работнику в связи с переездом на работу в другую местность.
При переезде работника по предварительной договоренности с нанимателем на работу в другую местность наниматель обязан возместить ему ряд расходов. К ним относятся:
– расходы по переезду самого работника, членов его семьи и провозу имущества;
– расходы по обустройству на новом месте жительства.
Если заранее невозможно точно определить размер причитающихся работнику компенсаций, то ему выдается аванс (часть третья ст. 96 ТК).
Итак, изменение места нахождения организации может привести к необходимости оформления различных документов – в зависимости от того, переезжает организация в другую местность или нет.
Во всех перечисленных случаях изменения сведений или условий трудового договора перевод в другую местность вместе с нанимателем или увольнение работника по соответствующему основанию должны быть оформлены надлежащим образом.
Еще раз о важном…
Нужно помнить, что если в связи со сменой адреса организации возникает проблема удаленности работы от места жительства, т.е. наниматель переезжает в другой населенный пункт, а работник не согласен на переезд, то трудовые отношения с работниками прекращаются по п. 5 части второй ст. 35 ТК.
Если смена юридического адреса организации произошла в пределах административно-территориальной границы (одного населенного пункта), то это не является изменением существенных условий труда и соответственно не влечет прекращения трудовых правоотношений. Таким образом, изменение юридического адреса организации будет являться изменением сведений о нанимателе, а не изменением существенных условий труда.
