Главное в статье:

• рассмотрены сроки хранения документов о служебных командировках в зависимости от продолжительности командировки и от того, является она командировкой в пределах Республики Беларусь или за границу.

Перечень типовых документов используется при проведении государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения. Нормы Перечня типовых документов обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечания 1, 2 к Перечню типовых документов).

Рассмотрим сроки хранения документов о служебных командировках.

Приказы (распоряжения) о служебных командировках

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст. 93 ТК, часть первая п. 2 Положения № 176).

Срок хранения приказов (распоряжений) о служебных командировках (до одного месяца) в пределах Республики Беларусь и за границу – 3 года (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов)[1].

Срок хранения приказов (распоряжений) о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня типовых документов).

Документы о служебных командировках

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст. 93 ТК).

При направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку. Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяет наниматель, если иное не установлено законодательством (п. 3 Положения № 176).

Письмо или докладная (служебная) записка (о направлении в служебную командировку за границу) должны содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы и др. (часть третья п. 8 Положения № 274).

Задание на служебную командировку за границу должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, и др. (часть четвертая п. 8 Положения № 274).

Срок хранения документов о служебных командировках (докладных записок, заданий, отчетов и др.) в пределах Республики Беларусь – 3 года ЭПК (гр. 3) и 3 года (гр. 4) (подп. 663.1 п. 663 Перечня типовых документов)[2].

Примечание. Графа 3 Перечня типовых документов устанавливает сроки хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей. Графа 4 Перечня типовых документов устанавливает сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Срок хранения документов о служебных командировках (докладных записок, заданий, отчетов и др.) за границу – 10 лет ЭПК (гр. 3) и 10 лет (гр. 4) (подп. 663.2 п. 663 Перечня типовых доку­ментов)[3].

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне типовых документов в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 10 к Перечню типовых документов).

Регистрационно-учетные формы документов о служебных командировках

Регистрация документа – запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп. 139.1–139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

В Перечне типовых документов установлены сроки хранения:

• журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, – 3 года (п. 664 Перечня типовых документов). Необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в командировки, Положением № 176 не предусмотрена. Решение о ведении такого журнала учета наниматель принимает самостоятельно;
• журнала регистрации командировочных удостоверений – 3 года (п. 664 Перечня типовых документов). Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст. 93 ТК).

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о командировании и др. (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

В случае регистрации приказов о командировании в отдельном журнале срок их хранения будет составлять:

• для приказов о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу – 3 года (подп. 102.4 п. 102 Перечня типовых документов);
• для приказов (распоряжений) о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу – 75 лет (подп. 102.3 п. 102 Перечня типовых документов).

Документы о служебных командировках, не отраженные в Перечне типовых документов

По общему правилу сроки хранения документов, не отраженных в Перечне типовых документов, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп. 39.4 п. 39 Правил работы архивов).

Это важно! Если организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, решение ЦЭК (ЭК) об установлении сроков хранения согласовывать не нужно.

При установлении сроков хранения документов, не определенных Перечнем типовых документов, необходимо принимать во внимание:

• характер информации, содержащейся в документах (например, является ли она дублетной, т.е. содержится ли в других документах; документы являются оригиналами или копиями; содержат первичную или вторичную информацию и др.);
• риски, связанные с уничтожением документов (например, невозможность подтвердить те или иные действия нанимателя в случае возникновения судебных разбирательств и др.);
• практическая потребность в обращении к документам с течением времени;
• требования нормативных правовых актов, которые прямо или косвенно могут влиять на срок хранения документов и др.

Особенности исчисления сроков хранения документов о служебных командировках

По общему правилу исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 12 к Перечню типовых документов).

Пример 1

Срок хранения журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, – 3 года (п. 664 Перечня типовых документов). Предположим, что ведение указанного журнала было завершено в июле 2021 г. Соответственно срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2022 г. Уничтожить указанный журнал возможно будет после 1 января 2025 г.

В отношении отдельных документов Перечнем типовых документов могут быть установлены дополнительные условия выделения к уничтожению. Эти условия указаны в гр. 5 «Пояснение».

Так, срок хранения документов о служебных командировках (докладных записок, заданий, отчетов и др.) в пределах Республики Беларусь – 3 года ЭПК (гр. 3) и 3 года (гр. 4). В гр. 5 указано: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет» (подп. 663.1 п. 663 Перечня типовых документов). Данное пояснение означает, что установленный Перечнем типовых документов срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения налоговой проверки.

Пример 2

Дело с документами о служебных командировках в пределах Республики Беларусь было сформировано в организации в 2018 г. Таким образом, возможны следующие варианты исчисления срока его хранения:

• если в организации проводилась проверка налоговыми органами (например, в 2021 г. и при этом 2018 г. попал в проверяемый период), то установленный срок хранения (3 года) будет исчисляться с 1 января 2022 г. Соответственно дело можно будет уничтожить после 1 января 2025 г.;
• если проверка налоговыми органами не проводилась, то установленный срок хранения (10 лет) дела будет исчисляться с 1 января 2019 г. Соответственно дело можно будет уничтожить после 1 января 2029 г.

Дела с отметкой «ЭПК», хранящиеся в структурных подразделениях и (или) в архиве организации, подлежат полистному просмотру после истечения срока их хранения с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков (п. 67 Правил работы архивов).

Документы:

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Рес­публики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (Положение № 176; постановление № 176).

Положение о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (Положение № 274).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).