Можно ли включить в личное дело сотрудника отсканированные диплом об образовании, приказ о приеме на работу, подписанный руководителем?
Да, можно.
Состав документов личного дела определяется на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция). Так, можно включать в состав личного дела копии документов об образовании и приказ (иной распорядительный документ) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции).
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке, в т.ч. дипломов, включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции). Вы можете не оформлять удостоверяющие отметки на копиях документов, полученных путем тиражирования подлинника средства оперативной полиграфии, если иное не установлено актами законодательства РБ (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Под средствами оперативной полиграфии понимаются копировально-множительные аппараты (в т.ч. сканеры).
Следовательно, в личное дело работника вы можете включить отсканированные диплом об образовании и приказ о приеме на работу без какого-либо дополнительного их удостоверения. Подлинник (первый экземпляр) приказа о приеме на работу в личное дело не включается и подшивается в дело с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения.
К числу актов законодательства РБ, устанавливающих необходимость оформления дополнительной удостоверяющей отметки на копии документа, полученной средствами оперативной полиграфии, относится Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 (далее – Положение). Тиражированные средствами оперативной полиграфии копии документов, изготовленных на гербовых бланках, должны заверяться печатью (п. 9 Положения). Поэтому в случае, если в организации применяются бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, то каждая ксерокопия документа, изготовленного на гербовом бланке, в т.ч. ксерокопия приказа о приеме на работу, включаемая в состав личного дела, должна быть заверена печатью.
