У нас в гостях Владимир Самосейко, юрист.
Что обсудили:
- Полномочия на подписание характеристики.
- Где можно хранить характеристику, если нет личного дела.
- Может ли работник сам обратиться за характеристикой.
– Если характеристика с предыдущего места работы не представлена в установленный срок, можно ли завершить процедуру приема на работу?
– Нарушение срока выдачи характеристики признается грубым нарушением трудовых обязанностей. Факт нарушения порядка приема на работу, назначения на должность, выдачи характеристик, содержащих заведомо недостоверную информацию, а также нарушения сроков их выдачи, предусмотренных Декретом № 5, является основанием для увольнения. Если организация коммерческая, то отсутствие характеристики не является основанием для отказа в приеме на работу или приостановления процедуры приема на работу. Но если такая ситуация возникла в госорганизации, то до получения характеристики принятие на работу кандидата без характеристики будет признаваться нарушением порядка приема на работу. В данном случае прием на работу без характеристики будет являться нарушением установленных правил приема на работу. Нарушение нанимателем порядка приема в данном случае не является основанием для увольнения работника. То есть для работника правовые последствия отсутствуют.
– В организацию обратился бывший работник с просьбой оформить характеристику. Обязана ли организация выдать документ или вправе отказать?
– Работник при увольнении вправе попросить у нанимателя характеристику. Также бывший работник вправе обратиться к прежнему нанимателю о выдаче характеристики. Однако в данном случае не применяются нормы Декрета № 5, поскольку основанием для выдачи характеристики по форме, установленной постановлением № 585, с указанием всей необходимой информации является запрос нового нанимателя. Наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника, в т.ч. уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК).
– В характеристике с прежнего места работы написано, что работник был уволен за алкогольное опьянение. Теперь наниматель отказывает работнику в приеме на работу.
Правомерны ли действия нанимателя, если работник уже прошел медосмотр по направлению нанимателя, написал заявление о приеме на работу, но к работе еще не приступил?
– Отказ может быть законным, если он основан, в частности, на оценке деловых и профессиональных качествах работника (ст. 12, 14, 26 ТК), в т.ч. по причине приема на работу более квалифицированного работника. Принятие окончательного решения о приеме или об отказе в приеме на работу, как и ранее, является исключительным правом нанимателя. Само по себе прохождение медосмотра является необходимым условием для приема на работу согласно ст. 26 ТК, но не является безусловным основанием для приема. Это одно из многих условий. Стоит напомнить, что незаконный или немотивированный отказ нанимателя в приеме на работу может повлечь за собой дисциплинарную, административную и уголовную ответственность. Кандидат, получивший отказ в приеме на работу, вправе обжаловать его в суде.
– Где хранить характеристики на рабочих, на которых не ведутся личные дела?
– Вначале нужно оценить объем поступающих в организацию характеристик. При значительном объеме можно сформировать отдельное дело. Характеристики работников, на которых ведутся личные дела, включаются в состав этих дел. Срок хранения характеристик в составе личных дел соответствует сроку хранения самих личных дел. Характеристики работников, на которых личные дела не ведутся, включаются в отдельное дело, срок хранения которого определяется в соответствии с п. 643 Перечня. Заголовок такого дела должен включаться в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом. Хранение характеристик «в отдельной номенклатуре» невозможно, так как номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п. 150 Инструкции по делопроизводству). На этом основании в номенклатуру дел организации может быть включен лишь заголовок дела с характеристиками (указывается на обложке дела), но никак не характеристики. В ином случае выделять отдельное дело для указанных характеристик нецелесообразно.
– Может ли характеристика, выдаваемая работнику филиала, подписываться директором филиала или она должна быть подписана генеральным директором предприятия? Кто должен осуществлять запрос на предоставление сведений из единого государственного банка данных о правонарушениях в отношении лиц, принимаемых в филиал предприятия (юридическое лицо или филиал)?
– Уполномоченным должностным лицом нанимателя является руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством (ст. 1 ТК). Право заключения и прекращения трудового договора с работниками филиала, а также принятие иных отдельных решений, вытекающих из трудовых и связанных с ними отношений, учредительными документами (устав юридического лица, положение о филиале) предоставлено руководителям этих обособленных подразделений (директорам филиалов).
Несмотря на то что форма характеристики, установленная постановлением № 585, предусматривает подписание характеристики руководителем организации, в случае если законодательством или локальными правовыми актами полномочия руководителя организации на прием на работу и увольнение работников с работы переданы другому должностному лицу организации (например, заместителю руководителя организации, руководителю филиала), то полномочия на подписание характеристики также могут быть переданы этому должностному лицу. Это же касается и осуществления запроса на получение сведений из ЕГБДП. При этом наниматель должен получить согласие физического лица (кандидата на руководящую должность) на предоставление сведений из ЕГБДП.
Справочно:
единая государственная система регистрации и учета правонарушений (далее – ЕГБДП).
– Как организация должна осуществлять хранение сведений из ЕГБДП?
– При решении вопроса о порядке хранения сведений из ЕГБДП следует руководствоваться общими нормами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства:
‒ сведения из ЕГБДП могут включаться в состав личных дел;
‒ сведения из ЕГБДП могут включаться в отдельное дело, заголовок которого должен быть включен в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.
Решение о порядке хранения сведений из ЕГБДП организации могут принять самостоятельно. В настоящее время срок хранения сведений из ЕГБДП нормативными правовыми актами не установлен.
При включении сведений из ЕГБДП в состав личных дел их срок хранения будет соответствовать сроку хранения личных дел. При хранении сведений в отдельном деле срок их хранения будет определяться организациями самостоятельно на основании решения Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству). При этом устанавливаемый срок должен обеспечить наличие данного документа для целей контрольно-надзорной деятельности.
– Будет ли считаться работа с характеристикой (запрос, получение, выдача, рассмотрение) обработкой персональных данных?
– Да. Исходя из определения персональных данных (ст. 1 Закона № 99-З) и содержания характеристики (примечание к п. 9 Декрета № 5) работа с документом будет являться обработкой персональных данных. При оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных согласие работника на обработку персональных данных не требуется (ст. 6 и 8 Закона № 99-З), однако заметим, что характеристика требуется не от работника, а от третьих лиц (предыдущих нанимателей).
Если запрос и получение характеристики не являются обязанностью нанимателя, как это предусмотрено в п. 11 Декрета № 5, то, по мнению автора, получать согласие на обработку персональных данных от лица, на которого запрашивается (выдается) характеристика, необходимо.
– Наниматель хочет позвонить прежнему нанимателю и уточнить информацию про кандидата.
Нужно ли получать согласие кандидата на устный сбор сведений у предыдущего нанимателя?
– Поскольку запрашиваемые сведения будут касаться деловых и личных качеств работника, прежнему нанимателю во избежание претензий от бывшего работника целесообразно получить письменное согласие на передачу таких сведений, в т.ч. по телефону или электронной почте. Порядок получения согласия для такой ситуации необходимо закрепить в положении о персональных данных.
– Какие сведения можно указывать в характеристике, чтобы не попасть под обвинение в избыточности (п. 5 ст. 4 Закона № 99-З)?
– Указывайте только то, что требуется в запросе. Не нужно указаний на семейное положение, состав семьи, количество детей и другую информацию личного характера – никакого отношения к работе эти сведения не имеют.
Документы:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организации» (в редакции Декрета Президента Республики Беларусь от 12.10.2021 № 6) (Декрет № 5).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (постановление № 585).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (Закон № 99-З).
