О чем статья:

• в конце года кадровику следует оформить ряд документов для его завершения, а также на следующий календарный год. В данной статье речь идет о таких документах и их оформлении.

Номенклатура дел

Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений ежегодно и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (пп. 152–153 Инструкции № 4).

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функцио­нальному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу – в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации (п. 162 Инструкции № 4).

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4, согласовываются заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписываются руководителем подразделения (п. 158 Инструкции № 4).

Таким образом, для составления сводной номенклатуры дел организации на следующий год отделу кадров (специалисту по кадрам в бесструктурной организации) необходимо составить и представить в делопроизводственное подразделение (секретарю или другому специалисту, ответственному за делопроизводство) номенклатуру дел своего подразделения (в бесструктурных организациях – по направлению деятельности «Кадровое делопроизводство») – в случае, если составлением сводной номенклатуры дел занимается не отдел кадров (специалист по кадрам).

Справочно:

в номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки, и др. (п. 161 Инструкции № 4).

Номенклатуру дел подписывает руководитель отдела кадров, а в бесструктурных организациях – специалист по кадрам.

В номенклатуру дел включаются дела, образуемые в кадровом делопроизводстве, которые планируется формировать в следующем году (приказы, трудовые договоры, личные дела и т.д.), в т.ч. журналы регистрации приказов, трудовых договоров и иных документов, книга учета движения трудовых книжек и др.

Кроме того, не следует забывать о завершении оформления номенклатуры дел за истекший год. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4, которая подписывается руководителем отдела кадров, а в бесструктурных организациях – специалистом по кадрам (п. 167 Инструкции № 4). В номенклатуре дел за истекший год необходимо также заполнить гр. 3 (указывается количество дел (томов, частей), заведенных в течение года под соответствующим заголовком) и гр. 5 (проставляются отметки о переходящих делах, незаведении дел, выделении дел к уничтожению, утрате дел и др.) (п. 165 Инструкции № 4).

График трудовых отпусков

При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников. Кроме того, ст. 168 ТК предусмотрены категории работников, по желанию которых при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск в определенное время.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Как правило, составление и представление на утверждение руко­водителю графика трудовых отпусков осуществляется кадровой службой на основании собранной информации о том, когда работники организации желают пойти в отпуск в соответствующем календарном году. При составлении графика отпусков необходимо соблюдать нормы ТК, регулирующие условия предоставления отпусков, в т.ч. при разделении отпуска на части, переносе части отпуска на следующий рабочий год и т.д.

Список работников, подлежащих аттестации. Графики проведения аттестации

Порядок проведения аттестации руководителей и специалистов организаций независимо от форм собственности определен Типовым положением.

Периодичность проведения аттестации работников устанавливается руководителем организации не реже 1 раза в 3 года, если иное не установлено законодательством (п. 4 Типового положения).

Справочно:

аттестация проводится для оценки уровня профессиональной подготовки, деловых и личностных качеств работников, результатов их работы с целью определения возможности выдвижения на вышестоящую должность, повышения квалификационной категории специалиста и т.д.

Организационная работа по подготовке к аттестации осуществляется кадровой службой организации при участии руководителей структурных подразделений, представителей профессиональных союзов и включает составление списков работников, подлежащих аттестации, подготовку графиков проведения аттестации и др. (п. 9 Типового положения).

Таким образом, кадровой службе необходимо составить список работников, подлежащих аттестации, с даты прохождения аттестации которых в следующем году истекает 3 года. С учетом данного срока необходимо также составить графики проведения аттестации. При этом в список не включаются категории работников, освобождаемые от прохождения аттестации в соответствии с п. 6 Типового положения.

Список работников, сроки действия трудовых договоров с которыми истекают

Законодательством не предусмотрено составление такого списка. Вместе с тем он имеет немаловажное информационное значение, особенно при большом количестве работников. Даты истечения сроков действия срочных трудовых договоров необходимо отслеживать, что­бы своевременно принять решение о продлении трудовых отношений или их прекращении. Последствия несоблюдения данной рекомендации предусмотрены ст. 39 ТК, согласно которой если по истечении срока действия срочного трудового договора трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора считается продолженным на неопределенный срок, если иное не предусмотрено ТК. Кроме того, в отношении контрактов ст. 261-3 ТК установлено, что каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за 1 месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.

Таким образом, кадровику необходимо составить список работников, у которых в следующем календарном году истекают сроки действия срочных трудовых договоров, в т.ч. контрактов. Для удобства использования списка его рекомендуется составлять в хронологическом порядке дат истечения сроков действия трудовых договоров, начиная с наиболее ранней даты.

При применении контрактной формы найма составлять список рекомендуется не позднее 1 декабря текущего года, чтобы соблюсти срок предупреждения о решении продолжить или прекратить трудовые отношения с работниками, контракты с которыми истекают в январе.

Список работников, которые в следующем календарном году приобретают право на пенсию

Составление данного списка не является обязательным. Однако наниматель обязан отслеживать приобретение работниками права на пенсию и своевременно готовить документы для ее назначения. В связи с этим, особенно при наличии большого штата работников различных возрастных групп и с различными условиями труда, составление указанного списка на каждый календарный год является целесообразным.

Работающие граждане подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы. Работодатель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет необходимые для назначения пенсии документы и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляет их в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение (ст. 75 Закона № 1596-XII).

Таким образом, составить список работников, приобретающих право на пенсию в следующем календарном году, рекомендуется не позднее 1 декабря текущего календарного года, чтобы у нанимателя было достаточно времени на подготовку документов для назначения пенсии работникам, приобретающим на нее право в январе.

В списке надо отразить следующую информацию:

– фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения;

– вид пенсии (по возрасту на общих основаниях, за работу с особыми условиями труда, за выслугу лет, досрочная профессиональная пенсия), основания ее назначения;

– общий и страховой стаж, а при наличии – специальный (дающий право на пенсию за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет) и профессиональный стаж (период уплаты взносов на профес­сио­нальное пенсионное страхование).

Для удобства использования списка его рекомендуется составлять в хронологическом порядке дат возникновения права на пенсию.

Графики работ (сменности)

Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя, и определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности). График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом. Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие (ст. 123 ТК).

Таким образом, график работ (сменности) на январь следующего календарного года должен быть утвержден и доведен до сведения работников не позднее 30 ноября текущего года. Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК), необходимо утвердить и довести до сведения работников графики на весь учетный период, в т.ч. на весь следующий календарный год, если учетный период составляет один год.

Составление графиков работ (сменности) может не входить в обязанности кадровика. Зачастую графики составляют экономист по труду или руководители структурных подразделений, однако при небольшом количестве работников данная обязанность может быть поручена кадровику.

Список работников, которым необходимо пройти проверку знаний по вопросам охраны труда

Рабочие, занятые на работах с повышенной опасностью, а также на опасных производственных объектах и (или) потенциально опасных объектах, проходят периодическую проверку знаний по вопросам охраны труда не реже 1 раза в 12 месяцев (п. 51 Инструкции № 175). Периодическая проверка знаний работающих по вопросам охраны труда проводится до истечения действия результатов первичной либо предыдущей периодической проверки знаний по вопросам охраны труда (п. 53 Инструкции № 175).

Как правило, обязанность по контролю своевременности прохождения работниками проверки знаний по вопросам охраны труда возлагается на службу охраны труда. Однако в небольших организациях она может быть возложена на кадровую службу.

Список профессий (должностей) работников, подлежащих обязательным периодическим медицинским осмотрам. Список работников, подлежащих обязательным периодическим медицинским осмотрам

Для проведения обязательных периодических медосмотров работников наниматель ежегодно составляет список профессий (должностей) работников, подлежащих обязательным периодическим медицинским осмотрам (далее – список профессий (должностей)), в 2 экземплярах. Один из них остается у нанимателя, второй направляется в организацию здравоохранения до 1 января календарного года, в течение которого необходимо провести медосмотр (пп. 22–23 Инструкции № 74). Наниматель на основании списка профессий (должностей) и графика проведения периодических медосмотров составляет список работников, подлежащих обязательным периодическим медицинским осмотрам (далее – список работников) (п. 25 Инструкции № 74). Периодичность медосмотров в зависимости от вредных и опасных факторов, воздействующих на работника, определяется в соответствии с пп. 28–30 Инструкции № 74.

Это важно! Срок проведения очередного периодического медосмотра исчисляется от даты, определяемой в соответствии с п. 32 Инструкции № 74.

Обязанность по контролю своевременности прохождения работниками периодических медосмотров возлагается, как правило, на службу охраны труда. Однако в небольших организациях она может быть возложена на кадровую службу. Список профессий (должностей) и список работников составляются по форме согласно приложениям 6 и 7 к Инструкции № 74 соответственно.

От редакции

Не забываем про отчетность в январе 2022 г.!

Документы:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь 25.05.2010 № 784 (Типовое положение).

Закон Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсион­ном обеспечении» (Закон № 1596-XII).

Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175 (Инструкция № 175).

Инструкция о порядке проведения обязательных и внеочередных медицинских осмотров работающих, утвержденная постановлением Минздрава Республики Беларусь от 29.07.2019 № 74 (Инструкция № 74).