Алгоритм действий при назначении исполняющего обязанности руководителя в коммерческих организациях

Исполняющий обязанности: понятие, юридическое оформление

Как правило, временное заместительство руко­водителя на практике обозначают единым поняти­ем - «исполнение обязанностей» и соответствую­щей аббревиатурой - «и.о.». Исторически данное понятие появилось в 1965 г. в связи с принятием разъяснений Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке опла­ты временного заместительства» (далее - разъяс­нения).

В настоящее время действующее трудовое и хозяйственное законодательство не содержит как определения «исполняющий обязанности», так и четкой регламентации исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя.

Само понятие «исполняющий обязанности» (наравне с такими, как, например, «декретный отпуск» и «административный отпуск») является наследием советского законодательства. Однако, несмотря на это, оно активно используется в практической деятельности как универсальное обозначение вре­менного выполнения функций руководителя.

Сразу оговоримся, что на практике сложилось ложное представление, что лицо назначается ис­полняющим обязанности на вакантную должность не более чем на 1 месяц. Хотя в самих разъясне­ниях (п. 2) было указано, что в случае назначения работника исполняющим обязанности по вакант­ной должности вышестоящим органом управления руководитель организации обязан не позднее ме­сячного срока со дня принятия трудящегося на ра­боту представить в вышестоящий орган управле­ния документы для его назначения на должность.

Данный вышестоящий орган в свою очередь в ме­сячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. В итоге получалось не более 2 меся­цев. То есть срок для исполняющего обязанности должен быть установлен в локальных нормативных актах вашей организации, например в Уставе ор­ганизации.

Возможны следующие варианты передачи пол­номочий руководителя:

1-й вариант - возложение обязанностей руководителя (например, начальника отдела) на штатного заместителя или иного работника орга­низации (п. 10 Общих положений Единого квали­фикационного справочника должностей служа­щих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее - Об­щие положения ЕКСД), абзац седьмой части пер­вой ст. 1 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)). Такое решение принимает ваш директор на основании Устава, иного локального нормативного правово­го акта или по собственному усмотрению в рамках имеющихся у него полномочий. Данный вариант является делегированием полномочий;

2-й вариант - прием или перевод на работу руководителя организации на условиях срочно­го трудового договора (ст. 17 ТК) (например, на время отпуска директора по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет). Прием на ра­боту имеет место, если на работу оформляется новый работник «со стороны», а перевод - если в вашей организации уже имеются оформлен­ные трудовые отношения с работником по дру­гой трудовой функции. Решение о приеме или переводе будет принимать руководитель вашей организации;

3-й вариант - передача полномочий (едино­личного исполнительного органа) по гражданско­правовому договору другому юридическому лицу (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему) (абзац седьмой части первой ст. 35, часть девятая ст. 53 Закона РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обще­ствах» (далее - Закон о хозяйственных обществах), часть четвертая ст. 113 Гражданского кодекса РБ, в редакции Закона РБ от 28.12.2009 № 96-З (да­лее - ГК)). В данном случае единоличный исполни­тельный орган не образуется, его функции (полно­мочия) передаются иному лицу, которое является законным представителем юридического лица, действующим без доверенности (ст. 51 ГК).

Для трудовых отношений приемлемы 2 пер­вых варианта, когда либо руководитель - долж­ностное лицо, принятое по трудовому договору, -сам делегирует свои полномочия, либо собствен­ник имущества организации или уполномочен­ный им орган передает полномочия руководителя другому физическому лицу на условиях трудово­го договора.

Действующее трудовое законодательство не содержит такой правовой формы оформления временного заместительства руководителя, как ис­полнение обязанностей. Доступные формы юри­дического оформления: совмещение (ст. 67 ТК), временное заместительство (временный перевод) (ст. 33, 68 ТК), перевод (ст. 30 ТК), срочный тру­довой договор (п. 4 части первой ст. 17 ТК).

При делегировании полномочий, т.е. когда руководи­тель организации передает часть своих полномо­чий иному работнику, используется совмещение. В остальных случаях решение принимается соб­ственником имущества или уполномоченным им органом, и это является не делегированием полно­мочий, а их передачей.

Шаг 1. Закрепляем в Уставе организации, Положении о руководителе порядок возложения обязанностей руководителя на период его времен­ного отсутствия.

Порядок замены руководителей во время их отсутствия может быть определен в локальных нормативных правовых актах, например в поло­жениях, должностных инструкциях.

Если в учредительном документе подробно прописана вся процедура, то издания отдельного приказа не требуется. Днем, с которого замещаю­щий работник приступит к обязанностям, будет первый день отпуска, командировки, болезни ди­ректора. Окончание же исполнения обязанностей будет определяться днем выхода руководителя на работу.

Шаг 2. Прописываем в трудовой договор (контракт), должностную инструкцию руководи­теля, заместителя руководителя порядок выполне­ния обязанностей временно отсутствующего руко­водителя.

При необходимости надо определить оплату труда лица, на которое возлагается выполнение обязанностей руководителя.

Возложение на работника обязанностей руко­водителя, юридически оформленное как совме­щение (его разновидность — выполнение обя­занностей временно отсутствующего работника), является изменением существенных условий труда (ст. 32 ТК).

Заранее (более чем за месяц) отсутствие руко­водителя предвидеть в ряде случаев затруднитель­но. Следовательно, чтобы освободить нанимателя от обязанности письменного предупреждения за один месяц, целесообразно предусмотреть в тру­довом договоре (контракте), а также в должност­ных инструкциях руководителя, заместителя ру­ководителя условия о возложении обязанностей руководителя на время его отсутствия.

В трудовых договорах (контрактах) иных ра­ботников (не заместителей руководителя) надо предусмотреть условия о доплате за возможное совмещение.

При определении оплаты дополнительного труда лица, на которое возложено выполнение обязанностей руководителя, следует руководство­ваться ст. 67 ТК.

При этом оснований для установления до­платы, предусмотренной нормами ст. 67 ТК, замес­тителю руководителя организации (штатному) за выполнение обязанностей временно отсутствую­щего руководителя не имеется. На заместителя руководителя организации возлагаются должно­стные обязанности руководителя в случае вре­менного его отсутствия (отпуска, болезни, уволь­нения), а также выполнение определенных работ по управлению организацией или обеспечению ее деятельности в соответствии с Общими по­ложениями ЕКСД. Следовательно, заместитель руководителя организации во время отсутствия соответствующего руководителя обязан выпол­нять его функции, причем без дополнительной оплаты.

Шаг 3. Оформляем передачу полномочий.

Издаем приказ. Унифицированной формы для данного приказа нет. Поэтому составляем его в свободной форме с учетом требований Государст­венного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Систе­ма организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандар­тизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Уни - фицированную систему организационно-распоря­дительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроиз­водству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

В случае временного отсутствия руководителя организации (отпуск, болезнь и т.п.) его должност­ные обязанности возлагаются на штатного замес­тителя. Однако если заместителя у директора нет, эти обязанности могут быть возложены на другого сотрудника.

Для обеспечения выполнения обязанностей руководителя со стороны временного руководите­ля как в рамках юридического лица, так и в отно­шении третьих лиц необходимо издавать приказ и выдавать соответствующую доверенность.

Примерную форму приказа о возложе­нии выполнения обязанностей директо­ра смотрите в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 21 журнала.

Оформляем доверенность. На время от­сутствия руководителя необходимо оформить доверенность с указанием переданных лицу полномочий. Доверенность - термин граждан­ского законодательства. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое од­ним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 186 ГК).

Выдается она на срок не более 3 лет. Если же срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому вы­дана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительны­ми документами, скрепленной печатью этой орга­низации (п. 5 ст. 186 ГК).

Примерную форму доверенности смот­рите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

3. Оформляем временное предоставление права первой подписи документов для проведения расчетов в безналичной и (или) наличной форме.

Это необходимо в целях предоставления возмож­ности подписывать финансовые документы лицом, на которое возложено выполнение обязанностей руководителя.

При временном предоставлении права под­писи документов (например, в случае отпуска, болезни и т.п.) для проведения расчетов, а также при временной замене одного из лиц, имеющих право подписи документов для проведения рас­четов, по п. 11 постановления Правления Нац­банка РБ от 03.04.2009 № 40 «Об открытии банковских счетов» новая карточка с образцами подписей и оттиска печати может не оформлять­ся.

В таком случае владельцем счета - юридиче­ским лицом или индивидуальным предпринима­телем представляется носящая временный ха­рактер карточка с образцом подписи лица (лиц), временно имеющего (имеющих) право подписи документов для проведения расчетов, верность которых засвидетельствована владельцем счета - юридическим лицом или индивидуальным пред­принимателем. Срок действия такой карточки не должен превышать 2 месяцев.

Шаг 4. Контролируем правильность указания в документах должности лица, на которое возложе­но выполнение обязанностей руководителя.

Лицо, на которое возложено выполнение обя­занностей руководителя, независимо от того, яв­ляется оно заместителем или иным сотрудником, должно подписывать документы от своего имени с указанием своей должности согласно штатному расписанию.

Проставление в документах перед фамилией руководителя аббревиатур «и.о.», «врио» и т.п. и своей подписи недопустимо, поскольку должно­сти «исполняющий обязанности», «временно ис­полняющий обязанности» не существует.

Полно­мочия тому или иному сотруднику делегируются официально, на основании правовых документов, поэтому подпись и расшифровка подписи должны соответствовать друг другу. То есть если во время отсутствия директора его обязанности исполня­ет, например, его заместитель Скворцов Г. В., то и подпись под документами должна выглядеть сле­дующим образом: «Заместитель директора Сквор­цов Г.В».

Требования к наименованиям должностей руководителя определены, в частности, поста­новлением Совета Министров РБ от 16.05.2003 № 643 «О некоторых мерах по упорядочению наименований должностей руководителей орга­низаций и сокращенных наименований юридиче­ских лиц».

Данным постановлением установлены такие наименования должностей руководителей организаций, как генеральный директор, ди­ректор, заведующий, начальник, председатель, управляющий. Законом о хозяйственных обще­ствах предусмотрено только 2 варианта наиме­нования руководителя общества - генеральный директор и директор. Кроме того, наименова­ние должности руководителя должно соответст­вовать также квалификационным справочникам и Уставу организации.

Если в Уставе коммерческой организации нет прямого запрета на возможность делегирования (передачи) руководителем организации другим ра­ботникам организации части своих полномочий, в т.ч. права принятия отдельных кадровых вопро­сов с правом подписания кадровых документов, и решение этих вопросов согласно условиям дого­вора (контракта), заключенного с руководителем организации, не отнесено к исключительной компетенции руководителя, то руководитель вправе передать часть вопросов, находящихся в его ком­петенции, другим работникам организации.

Шаг 1. Закрепляем право подписи кадровых документов в качестве трудовой функции работ­ника.

Подписание кадровых документов от имени нанимателя - это та же трудовая функция, которая должна быть закреплена в трудовом договоре, в должностной инструкции или в иных локальных нормативных правовых актах (п. 3 части второй ст. 19 ТК).

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом, разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно (часть первая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Полномочия руководителя организации оп­ределяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обо­собленных) подразделений - в положениях об этих подразделениях (часть третья п. 10 Общих положений ЕКСД).

На заместителя руководителя организации (обособленного, структурного подразделения) возлагаются должностные обязанности соот­ветствующего руководителя по управлению оп­ределенным направлением (видом) деятельно­сти, а также выполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения) (часть пятая п. 10 Общих положе­ний ЕКСД).

Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации осуществляется на основании приказа (распоря­жения) нанимателя (часть шестая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Шаг 2. Оформляем право подписи кадро­вых документов путем издания соответствующе­го приказа руководителя организации.

Предоставление права подписи кадровых документов, по нашему мнению, необходимо оформить в форме приказа, так как:

-для разрешения основных задач, стоящих перед организацией, руководителем организа­ции издается приказ (п. 93 Инструкции по дело­производству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержден­ной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Предоставление права подписи - это пе­редача отдельных полномочий руководителем организации для разрешения определенных кадровых задач и (или) придания юридической силы документам, принимаемым по ходу их разрешения;

-в законодательстве, в частности в ст. 201 ТК, закреплено, что дисциплинарное взыскание применяется органом (руководителем), которо­му предоставлено право приема (избрания, ут­верждения, назначения на должность) и уволь­
нения работников, и передача полномочий по применению дисциплинарных взысканий (а сле­довательно, и право подписи) оформляется при­казом (распоряжением) руководителя.

Примерную форму приказа о предос­тавлении права подписи кадровых до­кументов смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 22-23 журнала.

Шаг 3. Дополнительно к приказу оформляем доверенность на подписание «кадровых» дого­воров (трудовой договор (контракт) и дополни­тельные соглашения к нему, договор о полной материальной ответственности, договор на обу­чение работника за счет организации, договор на использование личного имущества в служеб­ных целях и т.п.).

Трудовые отношения, отвечающие призна­кам, указанным в частях первой и второй п. 1 ст. 1 ГК, в частности договорные и иные обяза­тельства, регулируются гражданским законода­тельством, если законодательством о труде и за­нятости населения не предусмотрено иное (часть пятая п. 1 ст. 1 ГК).

Законодательством о труде урегулирован вопрос о правилах заключения и подписания «кадровых» договоров только при подписании их руководителем организации, а правила заключения и подписания кадровых до­кументов иными лицами, которым предоставле­но такое право руководителем организации, тру­довым законодательством не определены. По­лагаем, что в данном случае применяются нор­мы гражданского законодательства, в частности гл. 10 ГК, предусматривающей в такой ситуации вы­дачу доверенности на заключение и подписание договоров.

На основании п. 5 ст. 186 ГК дове­ренность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными доку­ментами, скрепленной печатью этой организа­ции. Заметим, что руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности.

Примерную форму доверенности на заключение и подписание «кадровых» договоров смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 23 журнала.