Образец формулировки приказа об изъятии трудовых договоров (контрактов) и назначении для этого комиссии см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец акта с указанием дел см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец акта с обобщенным указанием количества дел и изъятых документов см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (пп. 2, 3 Инструкции № 2).
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности установлен Инструкцией № 2.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) и включает в себя ограниченный состав документов, определенный Инструкцией № 2 (п. 5 Инструкции № 2).
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел могут включаться трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции № 2).
ЭТО ВАЖНО!
Для государственных служащих наличие контрактов в личном деле обязательно (абз. 4 п. 7 Инструкции № 2).
В дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту) фиксируются изменения к тексту (условиям) первоначального договора (контракта). Как прилагаемый к трудовому договору (контракту) документ, дополнительное соглашение также может быть включено в состав личных дел по решению кадровой службы (специалиста по кадрам).
Личные дела ведутся не на все категории работников. Трудовые договоры (контракты) некоторых работников формируются и хранятся в отдельном деле. Таким образом, в организации может сложиться ситуация, когда часть трудовых договоров (контрактов) будет храниться в личных делах, а часть в отдельном деле.
В организации может быть принято решение (руководителем организации, кадровой службой, комиссией по проверке наличия и состояния личных дел) о необходимости формирования и хранения всех трудовых договоров (контрактов) в отдельном деле. Это вызовет необходимость изъятия трудовых договоров (контрактов), а в случае их наличия – дополнительных соглашений из личных дел.
Формирование и хранение трудовых договоров (контрактов) в отдельном деле является предпочтительным вариантом с точки зрения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, поскольку личные дела имеют отличный от трудовых договоров (контрактов) срок хранения. Трудовые договоры (контракты) имеют срок хранения 3 года после истечения срока их действия (п. 641 Перечня типовых документов). Срок хранения личных дел, в свою очередь, составляет:
- руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, – постоянно; работников организаций – 75 лет ЭПК (в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей);
- в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 75 лет.
Дополнительные соглашения могут храниться как в одном деле вместе с трудовыми договорами, так и в отдельном деле – на усмотрение кадровой службы организации.
Руководитель организации может принять подобное решение самостоятельно либо по рекомендации кадровой службы или комиссии по проверке наличия и состояния личных дел (последняя может отметить в акте проверки наличия и состояния личных дел необходимость изъятия трудовых договоров (контрактов) из личных дел с целью их формирования в одно дело). Для организации работы руководитель организации может издать приказ об изъятии (извлечении, исключении) трудовых договоров (контрактов) и дополнительных соглашений (если они хранятся в личном деле) из личных дел работников. Реализация подобных мероприятий может быть возложена на специально создаваемую для этих целей комиссию или отдельного работника кадровой службы организации (в зависимости от количества личных дел в организации).
Результаты работы созданной для извлечения трудовых договоров (контрактов) комиссии можно оформить актом, в котором на усмотрение членов комиссии и в зависимости от объемов личных дел можно непосредственно указать дела и извлеченные из них трудовые договоры (контракты), а также общее количество изъятых из личных дел документов.
Извлечение трудовых договоров (контрактов) из личного дела должно сопровождаться внесением соответствующей записи во внутреннюю опись документов личного дела. В графе «Примечание» внутренней описи необходимо сделать отметку об изъятии (извлечении, исключении) трудовых договоров (контрактов) из дела со ссылкой на документ, в соответствии с которым документы были изъяты. Это может быть как приказ руководителя организации, так и акт, составленный комиссией.
ЭТО ВАЖНО!
Внутренняя опись документов личного дела включается в личное дело сразу же при его заведении и в дальнейшем заполняется по ходу его ведения.
Образец внесения записи во внутреннюю опись документов личного дела
В случае необходимости (например, при извлечении трудовых договоров (контрактов) из полностью оформленных личных дел, готовящихся к передаче их в архив) производится перенумерация листов личного дела путем зачеркивания одной наклонной чертой и проставления рядом нового номера листа (часть седьмая п. 185 Инструкции по делопроизводству; подп. 77.7 п. 77 Правил работы архивов). Помимо проставления соответствующих отметок в графе «Примечание», могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и новая заверительная надпись на листе-заверителе дела. При этом предыдущая надпись должна быть зачеркнута, но сохранена в деле (часть шестая п. 186, часть четвертая п. 187 Инструкции по делопроизводству; подп. 79.5 п. 79 Правил работы архивов).
Документы:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).
