Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно (часть первая ст. 50 ТК).
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат (часть третья ст. 50 ТК).
Справочно:
процедура оформления и выдачи дубликата трудовой книжки приводится в гл. 9 Инструкции № 40.
Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяются республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда (часть восьмая ст. 50 ТК).
Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определены Инструкцией № 40.
Алгоритм оформления дубликата трудовой книжки
Шаг 1. Принять от работника письменное заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки.
Шаг 2. Определить, имеются ли основания для выдачи дубликата трудовой книжки.
Шаг 3. Оформить дубликат трудовой книжки.
Шаг 4. Выдать дубликат трудовой книжки работнику.
Рассмотрим каждое из действий нанимателя более подробно.
Шаг 1. Принять от работника письменное заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника (п. 62 Инструкции № 40).
Шаг 2. Определить, имеются ли основания для выдачи дубликата трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях:
– утраты трудовой книжки (вкладыша к ней).
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 62 Инструкции № 40).
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника (п. 64 Инструкции №40).
При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежний наниматель выдает справку о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
При ликвидации организации дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, на основании сведений, подтверждающих ликвидацию организации, и справки о периоде работы, службы.
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки;
– повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней).
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по последнему месту работы по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) в порядке, предусмотренном частями первой и второй п. 64 Инструкции № 40.
На первой странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки;
– восстановления работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения.
В случае изменения формулировки причины увольнения в трудовую книжку вносится запись о признании данной записи недействительной и указывается новое основание увольнения работника.
При наличии в трудовой книжке работника записи об изменении формулировки причины увольнения, а у работника, восстановленного на прежней работе, на прежнем рабочем месте, записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, наниматель, внесший такие записи, по письменному заявлению работника выдает дубликат трудовой книжки без внесения в нее этих записей.
На первой странице прежней трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается владельцу;
– отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него.
Лицу, отбывшему наказание с ограничением в трудовой деятельности либо освобожденному от него, взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности в порядке, предусмотренном п. 66 Инструкции № 40;
– изменения половой принадлежности.
При изменении половой принадлежности дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по месту работы либо по последнему месту работы работника на основании документов, подтверждающих факт изменения половой принадлежности. В дубликат трудовой книжки вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном прежней трудовой книжкой, которая остается у работника.
Шаг 3. Оформить дубликат трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с гл. 2–6 Инструкции № 40 (п. 69 Инструкции № 40).
Если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику.
Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику.
При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы.
В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе, награждениях и поощрениях на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
При внесении записей о работе, награждениях и поощрениях эти записи отдельно в соответствующих разделах трудовой книжки однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней), заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) (п. 70 Инструкции № 40).
Шаг 4. Выдать дубликат трудовой книжки работнику.
При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы (п. 63 Инструкции № 40).
При оформлении дубликата трудовой книжки его регистрируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В гр. 6 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней», под номером трудовой книжки в скобках необходимо указать: (дубликат).
Документы:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
